Кабмин постановлением от 4 ноября 2015 года № 890 утвердил Порядок ведения Электронного реестра апостилей.
Документ регулирует порядок ведения Реестра и внесения в него сведений об апостилях, проставленных в Украине на документах, выдаваемых органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины, и на всех других видах документов (далее - официальные документы), предназначенных для использования на территории других государств.
Держателем Реестра является Министерство юстиции Украины.
Апостиль на официальных документах проставляется и заполняется с помощью программных средств Реестра в форме электронного документа согласно образцу, установленному Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов. Соответствующий электронный документ содержит визуальное изображение образца подписи (отцифрованную подпись) уполномоченного лица, ответственного за проставление апостиля, скрепляется электронной цифровой подписью такого лица.
Регистрация сведений о проставлении апостиля производится путем внесения записи в Реестр уполномоченным органом. В Реестр вносятся сведения об апостиле, проставленные после введения Реестра.
Заявление о проставлении апостиля может подать любое лицо при условии предъявления документа, удостоверяющего личность. К заявлению прилагается оригинал документа, на котором необходимо проставить апостиль, документ об оплате услуги по проставлению апостиля, или документ, подтверждающий право на освобождение от оплаты, или его заверенная в установленном порядке копия.
Внесение в Реестр записи об апостиле осуществляется в случае отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля и подтверждается надписью «Внесено в Электронный реестр апостилей: (адрес Интернет-ресурса)».
Любое лицо имеет право на доступ к сведениям Реестра об апостиле безвозмездно через веб-сайт, который ведется администратором Реестра.
Поиск в Реестре сведений об апостиле осуществляется по его регистрационному номеру и дате выдачи. По результатам поиска в Реестре информация предоставляется в форме изображения проставленного апостиля.
Информацию из Реестра на основании письменного запроса получают суды (судьи), органы досудебного расследования, органы ГФС и другие органы госвласти, если запрос сделан в связи с осуществлением ими полномочий. Информация предоставляется уполномоченным органом в виде информационной справки, содержащей уникальный номер справки, дату и время ее формирования, сведения о заявителе, обратившемся за предоставлением справки, сведения, по которым осуществлялся поиск информации в Реестре, сведения записи об апостиле, в течение 5 рабочих дней со дня поступления запроса.
Установлено, что государственная регистрация апостилей в электронном реестре осуществляется с 9 ноября 2015 года.