Якщо підприємець на загальній системі оподаткування є платником ПДВ, він зобов'язаний керуватися не лише ст. 177 ПКУ, а й враховувати норми розділу V ПКУ. Особливістю обліку підприємця — платника ПДВ є те, що він у складі витрат не враховує суми ПДВ, що входять до ціни придбання товарів (послуг), і це підтверджується п. 177.3 ПКУ. Цікаво, що ця норма застосовується незалежно від того, відобразив у складі ПК з ПДВ підприємець суми податку чи ні (1). В обліку документально підтверджені витрати, які повинні бути пов'язані з отриманням доходу у підприємницькій діяльності, відображають у графі 5, 6 або 8 Книги обліку доходів і витрат (2).
А тепер проаналізуймо, чи має право підприємець на витрати та ПК з ПДВ, що пов'язані з використанням автомобіля.
Природа виникнення таких запитань зрозуміла, адже, на погляд контролюючого органу, оскільки майно (у т. ч. автомобіль) є приватною власністю фізособи і не може вважатися основним засобом такого підприємця за нормою ст. 325 ЦКУ, витрати з придбання такого майна та суми ПДВ не відображаються в обліку підприємця (це тема іншої статті (3)). Але щодо витрат у зв'язку зі здійсненням безпосередньо господарської діяльності підприємця, то тут потрібно враховувати вимогу п. 177.4 ПКУ. Згідно з цим пунктом, витрати — складова операційних витрат, яка визначається за:
— п. 138.4 та п. 138.6 — 138.9 ПКУ — витрати, що формують собівартість товарів (послуг), з урахуванням ввізного мита і витрат на доставку та доведення до стану, придатного для продажу;
— пп. 138.10.2 ПКУ — адміністративні витрати, зокрема оренда легкових автомобілів, придбання ПММ, стоянка, паркування легкових автомобілів;
— пп. 138.10.3 ПКУ — витрати на збут, зокрема витрати на транспортування, інші послуги, пов'язані з транспортуванням продукції (товарів);
— пп. 138.10.4 ПКУ — інші операційні витрати.
Потрібно пам'ятати, що визнання витрат підприємця залежить від отриманого доходу та документального підтвердження. Отже, датою визнання витрат є дата отримання доходу. Такою датою є дата отримання коштів або дата підписання документа, який свідчить про, наприклад, бартерні розрахунки чи отриманий безоплатно товар (роботи, послуги).
Щодо ПДВ з правом відображення у складі ПК, то тут слід керуватися основною вимогою п. 198.3 ПКУ: мета придбання, наприклад пально-мастильних матеріалів або послуг з ремонту автомобілів, — це подальше використання в оподатковуваних ПДВ операціях у межах господарської діяльності. Відповідно, підприємцю треба подбати про документальне підтвердження зв'язку витрат на паливо з госпдіяльністю, а не з особистою метою, та про наявність належно оформлених ПН або їх замінників — касових чеків (4). Датою відображення ПК з ПДВ, на відміну від відображення витрат, є дата першої події: оплата придбаних товарів (послуг) або їх отримання, згідно з п. 198.2 ПКУ.
Якими ж документами підприємець може підтвердити зв'язок витрат із госпдіяльністю? Якщо це витрати з придбання ПММ чи оплата послуг паркування, наявності розрахункових документів на оплату буде замало. Адже є ризик, що такі витрати зроблені з особистою метою. Визначення терміна «господарська діяльність» наводиться у пп. 14.1.36 ПКУ, мета такої діяльності — отримання доходу і зв'язок безпосередньо з видом діяльності, що її здійснює підприємець. Підтвердити такий зв'язок допоможуть додаткові документи. Наприклад, можна розробити власну форму подорожнього листа, акта тощо. Не зайвим буде скласти розпорядчий документ, у якому зазначити, що понесені витрати протягом робочого часу, зокрема касові чеки з придбання ПММ (у чеку проставляється час здійснення операції), враховуються в обліку підприємця.
--1--
Певна річ, що у підприємця, не зареєстрованого платником ПДВ, до складу витрат включається вся сума з урахуванням сплаченого податку.
--2--
Форму Книги та Порядок її ведення затверджено наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. №481.
--3--
Статтю «Основні засоби у підприємця» читайте у «ДК» №40/2014.
--4--
Загальна сума у чеку не може перевищувати 240 грн за день з урахуванням ПДВ (пп. «б» п. 201.11 ПКУ).