Згідно із наказом Міністерства фінансів України від 22.09.2014 № 958 «Про затвердження форми реєстру виданих та отриманих податкових накладних та порядку його ведення», порядковий номер податкової накладної та розрахунку коригування до податкової накладної постачальником зазначається у графі 3 розділу І реєстру виданих та отриманих податкових накладних (далі – реєстр), а покупцем – у графі 4 розділу ІІ реєстру.
Відповідно до п. 3 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 22.09.2014 № 957, порядковий номер податкової накладної містить лише числові значення (не повинен містити літер чи інших символів) та складається з трьох частин:
- у першій частині (до знаків дробу) проставляється порядковий номер;
- у другій частині (між знаками дробу) проставляється код виду діяльності, що передбачає спеціальний режим оподаткування;
- у третій частині (після знаків дробу) проставляється числовий номер філії чи структурного підрозділу.
Якщо платник податку перебуває на загальному режимі оподаткування, то у другій частині порядкового номера податкової накладної (між знаками дробу) код діяльності не заповнюється.
Якщо порядковий номер, що зазначається в першій частині, чи числовий номер філії (структурного підрозділу), що зазначається в третій частині порядкового номера податкової накладної, мають меншу кількість знаків, ніж кількість відведених для цього клітинок, такі номери вирівнюються по правій межі поля, а решта клітинок не заповнюється.
У клітинках порядкового номера податкової накладної, що не заповнюються, нулі, прочерки та інші знаки чи символи не проставляються.
Якщо податкову накладну чи розрахунок коригування до податкової накладної складено філією платника податку, який перебуває на загальному режимі оподаткування ПДВ, то у графі 3 розділу І та графі 4 розділу ІІ реєстру зазначається порядковий номер, вказаний у такій податковій накладній або такому розрахунку коригування, без зазначення пробілів, які відповідають незаповненим клітинкам частин такого номеру.