ДФС у Тернопільській області розповідає, що ст. 5 Закону №851 визначено, що електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.
Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ч. 2 ст. 6 Закону №851).
Законом №2155 регулюються відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів (ч. 3 ст. 6 Закону №851).
Водночас ст. 7 Закону №851 встановлено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону №2155.
При надсиланні електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Разом з тим, ст. 8 Закону №851 передбачено, що електронний документ не може бути застосовано як оригінал:
1) свідоцтва про право на спадщину;
2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
3) в інших випадках, передбачених законом.
Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.
Одним із обов’язкових реквізитів електронного документа є електронна позначка часу.
Електронна позначка часу – електронні дані, які пов’язують інші електронні дані з конкретним моментом часу для засвідчення наявності цих електронних даних на цей момент часу (п. 10 ч. 1 ст. 1 Закону №2155).
Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису (ст. 12 Закону №851).
Таким чином, оригіналом електронного документа (листа, довідки, запиту тощо), отриманого суб’єктом господарювання в електронному вигляді через Електронний кабінет, вважається електронний примірник такого документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з кваліфікованим електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису та з електронною позначкою часу. Роздрукований електронний примірник такого документа в паперовому вигляді не вважається оригіналом.