Два варіанти придбання пального на АЗС
«Життєвий цикл» пального у СГ виглядає так:
- Придбання пального в бак авто або в каністру з подальшою заправкою авто з каністри;
- Робота авто на цьому пальному;
- Списання фактично витраченого пального.
Кожний етап має своє документальне оформлення.
У цій статті розглянемо самий початок – придбання пального для роботи автотранспорту, коли пальне придбавається вроздріб на АЗС і заправляється в бак автотранспорту або у каністри через паливно-роздавальні колонки (ПРК). Ми не будемо розглядати придбання пального у оптового постачальника та його зберігання в ємностях на території суб’єкта господарювання.
Суб’єкт господарювання (СГ) у цій статті – це підприємство або ФОП. Питання щодо обліку витрат і, як наслідок, документального оформлення придбання пального є актуальним лише для ФОПів на загальній системі та для ФОПів – платників ЄП за ставкою 3% з реєстрацією платником ПДВ. Для ФОПів – платників ЄП та неплатників ПДВ цей матеріал не актуальний.
Отже, придбання пального з метою не перепродажу, а кінцевого споживання – це роздрібна торгівля. А роздрібна торгівля пальним здійснюється через АЗС.
З точки зору АЗС продаж пального через ПРК – це роздрібний продаж пального, а з точки зору СГ таке придбання пального може організовуватись двома способами:
- водії автомобілів можуть заправлятися на будь-якій АЗС без укладення договорів з постачальниками пального;
- СГ укладає договір про придбання пального з постачальником, і в межах цього договору водії автомобілів заправляються тільки на тих АЗС, що належать цьому постачальнику. Такі договори можна укладати з одним або кількома постачальниками пального.
Відпуск пального автозаправними станціями регламентується Інструкцією №281.
Придбання пального на АЗС без укладання договору
Це найпростіший варіант придбання пального, але він не завжди дає можливість придбавати пальне зі знижками. У цьому випадку пальне придбаває підзвітна особа, оплачує його готівкою або платіжною карткою через POS-термінал на АЗС. Документом, що підтверджує придбання пального, є чек РРО, що його видає оператор АЗС. Підзвітна особа, яка придбала пальне, повинна надати чек РРО до бухгалтерії юрособи або ФОПу.
За новою редакцією пп. 170.9.4 ПКУ, з 1 квітня 2023 року авансовий звіт подається тільки у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Тоді, коли сума виданих коштів підзвітній особі не перевищує витрат на придбання пального, авансовий звіт можна не подавати, але підзвітна особа все одно повинна надати чек про придбання пального. Строки, коли цей чек потрібно надати до бухгалтерії юрособи, залежать від форми оплати пального – готівкою чи карткою:
- Якщо підзвітна особа отримала готівку на придбання пального, вона повинна надати чек та залишок готівки наступного робочого дня після придбання пального – див. п. 19 Положення №148.
- Якщо підзвітна особа оплатила пальне власною або корпоративною карткою, або за рахунок готівки, знятої з картки, вона повинна надати чек до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому було придбано пальне (пп. 170.9.3 ПКУ).
Але для цілей відображення придбаного пального в бухобліку юрособи такий великий строк звітування не підходить. Якщо пальне в баку автомобіля починає витрачатися одразу ж після його придбання, його потрібно вчасно оприбуткувати. Відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені, а це означає, що принаймні до кінця поточного місяця підзвітна особа повинна надати до бухгалтерії чек про придбання пального на АЗС. Ці строки «конфліктують» також і з правилами оподаткування ПДВ: якщо СГ – платник ПДВ отримує податкові накладні на такі чеки, то в його інтересах стежити за тим, щоб підзвітні особи зберігали та надавали до бухобліку всі чеки до закінчення поточного місяця. Втім, якщо податкової накладної на чеки не буде, то й права на ПК з ПДВ за такими чеками теж не буде.
Якщо пальне придбаває працівник ФОПа, то ситуація виглядає таким чином:
- у разі придбання пального за готівку працівник повинен надати ФОПу чек на придбане пальне. Оскільки у ФОПів немає каси, то п. 19 Положення №148 на цей випадок не поширюється, відповідно встановленого строку звітування тут немає. Головне, щоб ФОП міг врахувати цей чек у своїй звітності – декларації про майновий стан або в декларації з ПДВ.
- Якщо ФОП перерахував кошти працівникові на його особисту картку і працівник оплатив пальне з цієї картки або зняв готівку і придбав пальне за рахунок цієї готівки, то тут теж працює норма пп. 170.9.3 ПКУ про те, що працівник повинен надати чек до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому було придбано пальне.
- Якщо ФОП – платник ПДВ і отримує податкові накладні на такі чеки, то в його інтересах стежити за тим, щоб працівники зберігали та надавали до обліку всі чеки на придбання пального до кінця звітного місяця.
Отже, чек РРО, виданий оператором АЗС підзвітній особі, підтверджує факт придбання пального через підзвітну особу. З 1 квітня 2023 року до такого чека вже не потрібно складати авансовий звіт.
Приклад 1. ТОВ має два службових автомобілі. З каси ТОВ видали готівку водію для придбання пального в сумі 2000 грн. Наступного дня водій заправив автомобіль (авто 1) на 40 л бензину за ціною 45 грн/л, а невикористані 200 грн повернув до каси. Директор ТОВ має корпоративну картку, з якої він придбав 50 л бензину за ціною 48 грн/л для заправки свого автомобіля. Цього ж дня водій та директор надали до бухгалтерії чеки на придбання пального. Податкових накладних на ці чеки немає, тому сума ПДВ відноситься на вартість придбаного пального (п. 9 НП(С)БО 9).
Облік придбання пального показано у таблиці 1.
Таблиця 1
Придбання пального через підзвітну особу
За результатами цих операцій ТОВ має в бухобліку залишок придбаного пального на рахунку 203: в баку авто 1 – 40 л на суму 1800 грн та в баку авто 2 – 50 л на суму 2400 грн.
Оскільки ФОПи не ведуть бухоблік, то у них факт придбання пального підтверджує чек РРО, виданий АЗС.
Придбання пального за договором з постачальником
Якщо СГ (юрособа або ФОП) укладає договір з постачальником пального, то розрахунки за пальне здійснюються безготівково та без участі підзвітних осіб. У цьому випадку автомобілі можуть заправлятися на АЗС за відомостями, талонами та паливними картками.
Заправлення за відомостями. Кількість відпущеного пального фіксується у відомості, яку ведуть на АЗС, що підтверджується підписами оператора АЗС та водія. Форму відомості №16-НП затверджено у додатку 16 до Інструкції №281. На підставі відомостей про відпуск нафтопродуктів АЗС виписують зведені відомості-рахунки за марками нафтопродуктів та цінами, установленими протягом місяця. Робиться це не рідше одного разу на місяць. У рахунках обов'язково зазначають кількість та загальну вартість відпущених нафтопродуктів, у т. ч. ПДВ.
Звіряють розрахунки зі споживачами за відпущені нафтопродукти щомісяця не пізніше п'ятого числа місяця, наступного за звітним (пп. 10.3.2.2 Інструкції №281).
Заправлення за талонами. У випадку такої форми закупівлі СГ сплачує постачальникові передплату за певну кількість пального. На суму передплати видаються талони на ПММ. Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона, проте у ньому обов'язково мають бути його серійний та порядковий номери.
Цей спосіб купівлі палива передбачає укладення договору з постачальником на попередню купівлю певної кількості, обсягу пального, із зазначенням його виду. При цьому, як правило, оплата за таке пальне відбувається до його фактичного отримання покупцем, а вид, ціна та кількість фіксуються на момент його оплати. Покупець заправляє автомобілі на підставі виданих постачальником талонів. Передача самих бланків талонів оформляється відповідним актом приймання-передачі.
У договорі також встановлюється, в які терміни і яким чином постачальник повинен буде оформити факт передачі пального покупцеві. Адже при заправлянні використаний талон залишається на АЗС (талон не є первинним документом, а отже, не може підтвердити факт купівлі палива). Заправлення за талонами відображається у змінному звіті АЗС (форма №17-НП, затверджена додатком 14 до Інструкції №281). Такий змінний звіт із доданими до нього талонами потрапляє з АЗС до бухгалтерії постачальника.
Передача передплаченого пального покупцеві (не саме фактичне заправлення ТЗ на АЗС за талоном, а передача з балансу постачальника на баланс покупця) відбувається, як правило, за видатковими накладними.
Покупець пального веде облік передплаченого пального на окремому аналітичному субрахунку або за окремим субконто, наприклад: Д-т 203/1 «Пальне на складі» К-т 203/2 «Талони на пальне» на вартість того палива, яке отримали за талонами. Накладні на постачання пального складають на підставі зведених даних за звітами АЗС, переданими до бухгалтерії. Періодичність складання таких накладних встановлюється договором.
Відпуск нафтопродуктів за паливними картками. Такими картками можна скористатися як на території України, так і за кордоном. Причому як на АЗС компанії, що випустила таку картку, так і на АЗС іншої компанії, що приймає такі картки до обслуговування. У випадку такого виду заправлення АЗС видає водієві чек РРО на кількість та вартість відпущеного пального.
Якщо з постачальником пального укладено договір, то між сторонами протягом звітного місяця формується такий пакет документів:
- виставляється рахунок для попередньої оплати певної номенклатури пального;
- податкова накладна на суму попередньо сплачених коштів за пальне з номенклатурою згідно з виставленим рахунком, якщо покупець – платник ПДВ;
- періодично (цей період погоджується сторонами у договорі) формується видаткова накладна на пальне, у якій відображається фактично отримане пальне. Часто таким періодом є місяць;
- кожне окреме заправлення автомобіля на АЗС підтверджується чеком РРО, що його видає оператор АЗС;
- якщо асортимент фактично відвантаженого пального відрізняється від асортименту, зазначеного у рахунку та у ПН на передплату, постачальник складає РК до податкової накладної, у якому слід змінити номенклатуру пального.
Постачальник має право складати зведені ПН, якщо придбання пального за договором відповідає ознакам ритмічного постачання. Про зведені ПН на ритмічні постачання ми писали тут та тут.
Приклад 2. ТОВ уклало договір з постачальником пального та передплатило 1000 л бензину за ціною 42 грн/л, у т.ч. ПДВ – 7 грн. Ціна без ПДВ – 35 грн/л. На суму передплати ТОВ отримало 50 талонів на 20 л кожний. За звітний місяць було використано 14 талонів для заправлення автомобілів ТОВ на АЗС постачальника. Облік цих операцій показано у таблиці 2.
Таблиця 2
Придбання талонів на пальне та заправлення автомобілів
Оскільки ФОПи не ведуть бухоблік, то у них витрати на придбання пального за договорами з постачальниками підтверджуються виписками банку за касовим методом на дату оплати. Видаткові накладні від постачальника пального не підтверджують витрати ФОПа, а лише конкретизують, за що саме було сплачено. У ФОПів – платників ПДВ за банківськими виписками та накладними визначається дата виникнення права на податковий кредит (п. 198.2 ПКУ).
Про списання пального з балансу внаслідок використання ми поговоримо у наступній статті.
