Інвентаризація запасів-2024

Строки амортизації

Інвентаризація запасів перед складанням річної фінансової звітності проводиться до дати балансу в період (див. п. 10 розд. І Положення №879):

• трьох місяців для запасів (крім незавершеного виробництва та напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації знаходитимуться поза підприємством), поточних біологічних активів;
• двох місяців для незавершеного виробництва, напівфабрикатів;
• до тимчасового вибуття з підприємства матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації знаходитимуться поза підприємством.

Порядок інвентаризації запасів 

Особливості інвентаризації запасів (крім поточних біологічних активів, про які – далі) наведено в п. 4 розд. ІІІ Положення №879. Рекомендуємо ретельно прочитати ці норми і керуватися ними під час інвентаризації. А нижче наведемо тільки основну інформацію, яка зорієнтує в цьому питанні.

Інвентаризація запасів проводиться на місцях зберігання окремо для кожної відповідальної особи. Запаси записуються до інвентаризаційних описів за назвою, кількістю, ціною та іншими параметрами як на дату перевірки, так і за даними бухгалтерії.

Малоцінні та швидкозношувані предмети перевіряються шляхом порівняння фактичної наявності з обліковими відомостями без складання окремого опису. Виявлену нестачу оформляють актом.

Спецодяг та індивідуальні речі, які відправлені у прання чи ремонт, перевіряються за документами від надавача послуг.

Інвентаризаційна комісія разом із відповідальними особами перевіряє запаси через їх підрахунок, зважування або вимірювання. Заборонено вносити дані про залишки без фактичної перевірки, лише за словами відповідальних осіб або даними обліку.

Кількість запасів у непошкодженій упаковці постачальника може визначатися за документами, але обов’язково потрібно перевірити частину цих запасів на місці.

Документальне оформлення

Інвентаризацію запасів можна оформити Інвентаризаційним описом запасів за формою, затвердженою Наказом №572 (див. зразок 1). А запаси, які зберігаються на підприємстві, але право власності на які підприємству не належить, можуть оформлятися Інвентаризаційним описом матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, форму якого також затверджено Наказом №572.

Водночас підприємство може розробити власні інвентаризаційні документи, взявши за зразок наведені вище або форми, затверджені Постановою №241:

• Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (№Инв-3);
• Акт інвентаризації товарів відвантажених (№Инв-4);
• Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (№Инв-5);
• Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що знаходяться в дорозі (№Инв-6);
• Акт інвентаризації дорогоцінних металів та виробів з них (№Инв-8);
• Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, які містяться в напівфабрикатах, вузлах і деталях обладнання, приладах та інших виробах (№Инв-8а);
• Акт інвентаризації дорогоцінного каміння, природних алмазів та виробів з них (№Инв-9).

Те саме щодо звіряльної відомості – можна користуватися формою, затвердженою Наказом №572 (див. зразок 2), або розробити власну форму за зразком форми, затвердженої Наказом №572 чи Постанови №241 (№Инв-19).

Сільгосппідприємства можуть користуватися інвентаризаційними документами, наведеними у додатках до Методрекомендацій №37:

• Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма №Інв-4с.-г.);
• Акт інвентаризації товарів відвантажених (форма №Інв-5с.-г.);
• Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма №Інв-6с.-г.);
• Акт інвентаризації матеріалів та товарів, які знаходяться в дорозі (форма №Інв-7с.-г.);
• Інвентаризаційний опис робочої худоби та продуктивних тварин, птиці, бджолосімей (форма №Інв-8с.-г.);
• Інвентаризаційний опис незавершеного виробництва та незакінченого будівництва (форма №Інв-9с.-г.);
• Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних і інших цінностей (форма №Інв-18с.-г.);
• Відомість результатів інвентаризації (форма №Інв-19с.-г.).

Для запасів у дорозі, відвантаженої, але не оплаченої продукції, а також запасів на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, комісії чи у переробці) складають окремий інвентаризаційний опис. Перевіряють обґрунтованість сум у бухгалтерії, і вони визнаються тільки за наявності відповідних документів, таких як рахунки постачальників, копії рахунків-фактур для покупців чи охоронні розписки, датовані періодом інвентаризації.

Непридатні або зіпсовані запаси, виявлені під час інвентаризації, заносяться до окремого опису. У ньому вказують назву запасів, їх кількість, причини та характер псування, а також пропозиції щодо їх знецінення, списання або можливого використання в господарстві.

Тара в інвентаризаційному описі вказується за типом, призначенням і станом (нова, вживана, та, що потребує ремонту). Непридатну тару списують за актом, де зазначають причини псування.

При інвентаризації незавершеного виробництва вказують назву, стадію готовності та обсяг виконаних робіт. Сировину і матеріали біля робочих місць, які не були оброблені, не включають до опису незавершеного виробництва, а записують окремо. Кількість сировини в сумішах визначають технічними розрахунками за правилами підприємства.

Для незакінченого ремонту будівель, обладнання та інших об'єктів складають окремий опис із зазначенням об'єкта ремонту, описом і відсотком виконаних робіт.

Інвентаризацію незавершених науково-дослідних робіт проводять за темами (договорами). Перевіряють наявність договору із замовником, правильність обліку фактичних витрат і залишків матеріалів, причини значного або необґрунтованого відхилення витрат від кошторису, а також витрати за завершеними і оплаченими роботами.

Особливості інвентаризації поточних біологічних активів

Особливості інвентаризації поточних біологічних активів наведено у п. 5 розд. ІІІ Положення №879. Рекомендуємо ретельно прочитати ці норми і керуватися ними під час інвентаризації. А нижче наведемо тільки основну інформацію, яка зорієнтує в цьому питанні.

Молодняк тварин і тварин на відгодівлі записують до інвентаризаційного опису окремо, із зазначенням інвентарних номерів, кличок, статі, масті та породи. Інших тварин, що обліковуються групами, вносять до опису за віком і статтю із вказанням кількості та живої ваги в кожній групі.

Інвентаризаційні описи щодо біологічних активів тваринництва складають за видами тварин окремо у фермах, цехах, відділеннях, бригадах і за матеріально відповідальними особами.

Інвентаризацію біологічних активів у рослинництві проводять за їх видами. При цьому перевіряють натуральні показники, такі як площі з озимими культурами, кількість рослин у парниках, теплицях, садах, ягідниках і виноградниках.

Оформляти інвентаризацію поточних біологічних активів можна тими самими інвентаризаційними документами, що й інші запаси (див. вище). Або користуватися формами інвентаризаційних документів, наведених у додатках до Методрекомендацій №37. Наприклад, для робочої худоби, продуктивних тварин, птиці та бджолосімей застосовується Інвентаризаційний опис робочої худоби та продуктивних тварин, птиці, бджолосімей (Форма №Інв-8с.-г.). 

Бухгалтерський облік

Оприбуткування виявлених надлишків запасів

Виявлені у процесі інвентаризації надлишки запасів оприбутковуються за (див. п. 2.14 Методрекомендацій №2):

• чистою вартістю реалізації запасів, якщо вони реалізуються, або 
• в оцінці можливого використання запасів, якщо вони використовуються на самому підприємстві.

Чиста вартість реалізації запасів – очікувана ціна реалізації запасів в умовах звичайної діяльності за вирахуванням очікуваних витрат на завершення їх виробництва та реалізацію (п. 4 НП(С)БО 9).

А оцінка можливого використання може бути визначена виходячи з вартості подібних запасів за наявності їх на балансі підприємства, з урахуванням ступеня їх придатності до експлуатації (див. п. 2.12 Методрекомендацій №2). 

Приклад 1. Оприбуткування за чистою вартістю реалізації.

Під час інвентаризації на підприємстві було виявлено надлишок товару, який підлягає реалізації – необлікований мобільний телефон, причину надлишку не з’ясовано. Компанія планує його продати. Для оприбуткування телефона буде використано чисту вартість реалізації. Якщо на ринку подібні телефони продаються за 10 000 грн за одиницю, але очікуються витрати на доставку та оформлення продажу у розмірі 500 грн, чиста вартість реалізації для цього телефона становитиме 9 500 грн. Тож саме за такою вартістю виявлений надлишок оприбуткують на балансі.

Приклад 2. Оприбуткування за оцінкою можливого використання.

Під час інвентаризації виявлено надлишки будівельних матеріалів (дерев’яні дошки), причину надлишку не з’ясовано. Ці дошки не планують продавати, але їх використають для проведення внутрішніх ремонтних робіт на підприємстві. У такому разі їх оцінюють виходячи з вартості подібних матеріалів, які вже є на балансі підприємства. Наприклад, якщо на балансі вже є подібні дошки, що оцінені у 200 грн за одиницю, надлишки також оприбутковуються за цією вартістю з урахуванням ступеня їх придатності.

Надлишки запасів, виявлених інвентаризацією, оприбутковуються проведенням (див. п. 10 додатка 3 до Методрекомендацій №2):

• Дт 20, 21, 22 тощо Кт 719.

Тож проведення з оприбуткування телефона за даними прикладу 1:

• Дт 28 Кт 719 – 9 500 грн.

Бухгалтерське проведення з оприбуткування дошки за даними прикладу 2:

• Дт 20 Кт 719 – 200 грн.

Так, як зазначено вище, оприбутковуються надлишки запасів, якщо не встановлено причину надлишку. Але іноді причиною надлишків можуть бути облікові помилки. Такі надлишки оприбутковують у порядку виправлення помилок, залежно від суті конкретної помилки. Наприклад, якщо причина надлишків – помилкове невідображення в обліку накладної від постачальника, такі надлишки оприбутковують як звичайне оприбуткування запасів, отриманих від постачальника, проведенням:

• Дт 20, 28 тощо Кт 631.

Списання виявлених нестач запасів

Відповідно до п. 4 розд. ІV Положення №879:

• нестача запасів у межах норм природного убутку, виявлена під час інвентаризації, списується на витрати за рішенням керівника підприємства. Норми природного убутку застосовуються лише після взаємозаліку нестач і лишків через пересортицю. Якщо норми відсутні, нестача вважається понаднормовою;
• нестача понад норми або втрати через псування списуються з балансу і відносяться на винних осіб. Якщо винних не встановлено, суми обліковуються позабалансово до їх визначення або закриття справи.

Нестачі запасів списують на субрахунок 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» (див. п. 5.7 Методрекомендацій №2). Якщо на підприємстві облік запасів ведеться за цінами продажу, то списанню підлягає також відповідна сума торговельної націнки, що за розрахунком відноситься до вартості запасів, які виявилися у нестачі або зіпсовані.

Одночасно суми нестач і втрат від псування запасів понад норми природного убутку до прийняття рішення про конкретних винуватців відображаються на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».

Зменшення суми невідшкодованих нестач і втрат від псування цінностей на субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей» відображається після вирішення питання про винних осіб з одночасними записами за дебетом субрахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» і кредитом субрахунку 716 «Відшкодування раніше списаних активів» в сумі, що належить до відшкодування винними особами. 

Але якщо нестача виникла внаслідок облікової помилки, наприклад запаси використали в господарській діяльності, але помилково не відобразили списання в обліку, така нестача відображається в обліку в порядку виправлення облікових помилок, а не списанням на субрахунок 947.

Податковий облік

Якщо виявлено надлишки

У податковому обліку платників податку на прибуток податкових різниць щодо надлишків запасів немає. 

Щодо ПДВ. Дивимося відповідь ДПС на запитання у ЗІР (101.04): «Чи є об’єктом оподаткування ПДВ операція з оприбуткування надлишків ТМЦ?».

ДПС відповідає, що ні, оскільки не відповідає терміну «постачання товарів».

Щодо ЄП. У платника ЄП групи 3 оприбутковані надлишки можуть збільшувати оподатковуваний дохід. Наприклад, таку думку читаємо в ІПК ДФСУ від 23.07.2019 №3418/6/99-99-12-02-03-15/ІПК. Хоча, на наш погляд, у ПКУ немає норми, за якою надлишки включають до оподатковуваного доходу платника ЄП групи 3.

Якщо виявлено нестачі

У податковому обліку платників податку на прибуток податкових різниць щодо надлишків запасів немає. 

Щодо ПДВ. Дивимося відповідь ДПС на запитання у ЗІР (101.04): «Як у податковому обліку з ПДВ відображається операція зі списання товарів в межах норм та/або понад норми природного убутку, які втратили товарний вигляд?».

ДПС зазначає, що при списанні в межах норм природного убутку товарів, при придбанні яких суми ПДВ були віднесені до податкового кредиту, податкові зобов’язання платником ПДВ не нараховуються (за умови, що вартість таких товарів включається до вартості готової продукції, яка підлягає оподаткуванню). В інших випадках – ПДВ нараховується за основною ставкою.

Якщо такі товари списуються понад норми їх природного убутку, то потрібно нарахувати компенсуючі ПДВ за п. 198.5 ПКУ.

На суму відшкодування шкоди, яку винна особа погашає підприємству, ПДВ не нараховується (див. абз. 6 п. 188.1 ПКУ).

Що таке «пересортиця»? 

Згідно з нормами п. 5 розд. ІV Положення №879:

• взаємний залік лишків і нестач через пересортицю можливий лише для запасів однакової назви і кількості, якщо вони з’явились в один і той самий період й у відповідальності однієї особи;
• міністерства та органи виконавчої влади можуть встановлювати порядок, за яким такий залік може стосуватися запасів однієї групи, якщо вони схожі за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару;
• якщо вартість нестач більша за лишки, різницю покривають винні особи. Якщо винних не встановлено, різницю розглядають як нестачу понад норму і відносять до витрат;
• якщо лишки перевищують нестачі, то різниця відноситься на збільшення обліку запасів та доходів.

З наведеного випливає, що пересортиця – це надлишки за одними і нестачі за іншими запасами одного найменування.

Приклад 3. Під час інвентаризації запасів на складі у однієї матеріально відповідальної особи виявлено нестачу крупи вищого ґатунку 18 кг вартістю 945,00 грн (ціна 52,50 грн за 1 кг) і надлишок крупи першого ґатунку 15 кг вартістю 712,50 грн (ціна 47,50 грн за 1 кг). Ці крупи придбавалися з ПДВ.

Оскільки у однієї і тієї самої матеріально відповідальної особи за один і той самий період, що перевірявся, виявлено як надлишок, так і нестачу крупи, але різних ґатунків, то можна говорити про пересортицю.

Здійснюється взаємний залік надлишків з нестачами: 15 кг крупи вищого ґатунку буде списано і оприбутковано 15 кг крупи першого ґатунку (див. зразок 2).

Якщо вартість нестачі буде більшою за вартість надлишку, різниця відноситься на винних осіб у загальновстановленому порядку, який описано нами. 

За даними прикладу 3, вартість нестачі за кількістю, тотожною надлишку, становить 787,50 грн (15 х 52,50). При зарахуванні нестачі з надлишками утворюється різниця 75,00 грн (787,50 - 712,50), яку слід віднести на винних осіб.

Але ж виявлена нестача більша за надлишок на 3 кг (18 - 15). Її вартість становить 157,50 грн (3 х 52,50). За цією кількістю зарахування не проводять, а відразу відносять на винних осіб чи списують на витрати.

Таким чином, за даними прикладу 3, всього різниця між нестачею і надлишком, яку слід віднести на винних осіб чи на витрати, становитиме 232,50 грн (75,00 + 157,50). Окрім того, якщо підприємство є платником ПДВ і крупу придбавали з ПДВ, на цю суму потрібно буде нарахувати компенсуючий ПДВ за п. 198.5 ПКУ – 46,50 грн (232,50 х 20%).

Бухгалтерський облік дивимося у таблиці 2.

Таблиця 2. Бухгалтерський облік пересортиці