- На які цілі видаються підзвітні кошти?
- Три способи видачі підзвітних коштів
- Спосіб 1. Видача коштів під звіт готівкою з каси підприємства
- Спосіб 2. Передача коштів під звіт за допомогою корпоративної картки
- Спосіб 3. Перерахування підзвітних сум на особисту платіжну картку працівника
- У яких випадках слід звітувати за отримані кошти?
- Строки подання авансового звіту
- Строк повернення невикористаного авансу
- Коли повертати невикористані кошти у разі скасування відрядження?
- В якій валюті повертати кошти?
- Зверніть увагу! Надміру витрачені кошти – оподаткований дохід працівника
На які цілі видаються підзвітні кошти?
Переш ніж перейти до розгляду порядку повернення підзвітних сум, нагадаємо, на які цілі видаються кошти під звіт працівникам та в яких випадках їх потрібно повернути.
Видавати кошти під звіт підприємства можуть для:
- відряджень. Аванс на відрядження видається для оплати проїзду, найму житла, на добові та інші витрати, пов’язані із службовою поїздкою;
- виконання окремих цивільно-правових дій в інтересах роботодавця. Прикладом можуть бути закупівлі для адміністративно-господарських потреб: на придбання канцтоварів, пального, дрібний ремонт, оплату послуг в інтересах підприємства тощо. А можуть бути і специфічні закупівлі: сільськогосподарської продукції; брухту чорних та кольорових металів тощо.
А повернення підзвітних сум може відбуватись з різних причин, зокрема:
- частина коштів залишилась невикористаною після відрядження або виконання завдання із закупівлі певних товарів (послуг);
- відрядження (або завдання щодо закупівлі) скасували;
- витрачені підзвітною особою кошти, які отримані від підприємства (на відрядження чи виконання господарських завдань), не підтверджені документально тощо.
Порядок та строки повернення таких сум залежить від форми розрахунків (готівкова чи безготівкова), а також від мети, для якої ці кошти були видані.
Три способи видачі підзвітних коштів
Кошти під звіт можуть видаватись такими способами:
- готівкою з каси підприємства;
- із застосуванням корпоративної картки роботодавця;
- перерахуванням на особисту картку працівника.
Спосіб 1. Видача коштів під звіт готівкою з каси підприємства
У разі видачі коштів під звіт готівкою слід дотримуватись вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (далі – Положення №148).
Зокрема, видача готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером.
- Бланк Видаткового касового ордера, терміни його подання і сплати, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму Видаткового касового ордера наведено у додатку 3 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
- Докладно про заповнення видаткового касового ордеру ми розповідали у статті ««Видатковий касовий ордер (ВКО): інструкція із заповнення»».
Чи є обмеження в сумі, яку можна видати готівкою під звіт (або повернути з підзвіту)?
Згідно з п. 6 Положення №148 розрахунки між суб'єктами господарювання та фізособами можуть здійснюватись протягом одного дня у сумі, що не перевищує 50 000 грн. Однак за п. 8 Положення №148 наведене обмеження не стосується, зокрема, використання готівки, виданої на відрядження.
Дехто з роботодавців вважає, що звільнення від обмеження стосується і видачі готівки під звіт або її повернення працівником (тобто всіх готівкових операцій, які стосуються відряджень). Але зверніть увагу, що прямо в Положенні №148 цього не зазначено – в ньому йдеться тільки про використання готівки, отриманої відрядженим працівником під звіт!
Податківці визначили свою позицію з цього питання, зокрема, в ІПК ДПС від 03.07.2020 №2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК. У цій консультації вони зазначають, що отримання під звіт готівки працівниками від касира підприємства не належить до розрахунків готівкою, а отже, обмеження в розмірі 50 000 грн на таку операцію не поширюється. Відповідно такий підхід має бути й до повернення готівки підзвітною особою.
Втім, підприємствам, які здійснюватимуть видачу готівки під звіт у сумі понад 50 000 грн (одній особі), радимо отримати окрему ІПК від ДПС для себе.
Зверніть увагу!
Якщо працівнику видано кошти для придбання певних товарів (оплати послуг) для підприємства у суб’єктів господарювання, то під час здійснення розрахунків слід дотримуватись ліміту у 10 000 грн на день з однією особою (п. 6 Положення №148). Адже в такому випадку працівник є представником роботодавця, а отже, йдеться про розрахунки між суб'єктами господарювання.
Спосіб 2. Передача коштів під звіт за допомогою корпоративної картки
Корпоративна картка – це платіжна картка, яку банк випускає для юридичної особи або фізичної особи – підприємця для проведення розрахунків, пов’язаних із їхньою господарською діяльністю. Тобто кошти, які знаходяться на корпоративній картці, належать підприємству. Якщо така картка видається працівнику (чи навіть оформляється на працівника), то все одно кошти, які знаходяться на цій картці, належать підприємству і використовувати їх працівник може виключно для виконання завдань, пов’язаних із господарською діяльністю підприємства.
Важливо!
Кошти з корпоративної картки вважаються виданими під звіт працівнику з моменту, коли він їх починає використовувати: або здійснює оплату в безготівковій формі, або отримує з такої картки готівку.
Спосіб 3. Перерахування підзвітних сум на особисту платіжну картку працівника
У такому випадку треба врахувати таке:
- працівник має щодо цього надати заяву (згоду);
- працівник має бути ознайомлений з тим, що після повернення з відрядження чи виконання дорученої дії він має при звітуванні надавати виписку або відомості з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітована платіжна картка. Це вимога п. 170.9 ПКУ (докладно про це – далі).
Кошти, перераховані на особисту картку фізособи, вважаються виданими під звіт з дати такого перерахування.
У яких випадках слід звітувати за отримані кошти?
Нагадаємо, що зараз звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, обов’язково подавати лише у таких випадках (пп. 170.9.4 ПКУ):
- за наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ з метою розрахунку суми ПДФО;
- використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
В інших випадках цей звіт (він ще має назву авансового звіту) не складається і не подається.
- Бланк Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (також відомий як авансовий звіт), а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму авансового звіту затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 №239).
- Про те, як складати цей звіт, ми докладно розповідали у статті «Авансовий звіт: інструкція із заповнення та подання (+ зразок заповнення)».
Втім, підприємство може розробити окреме Положення про службові відрядження або наказ, які можуть передбачати як обов’язок працівників подавати авансові звіти за всіма відрядженнями/отриманими під звіт коштами, так й інші строки звітування, зокрема коротші.
Строки подання авансового звіту
Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ підзвітна особа має надати документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат. У разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, надати такі документи та повернути надміру витрачені кошти/електронні гроші слід до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
- завершує таке відрядження;
- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків корпоративну чи особисту картку, а списання коштів за понесеними витратами відбулось пізніше дати завершення відрядження чи виконання окремої цивільно-правової дії, строки звітування продовжуються на один календарний місяць.
Приклад 1.
Відрядження відбулось з 17 по 25 лютого 2026 року. Відрядженому працівникові перераховано аванс на особисту картку. Підприємство встановило обов’язок працівників подавати авансовий звіт за всіма відрядженнями.
Граничний термін звітування за отриманий аванс – не пізніше 31.03.2026. Не пізніше цього терміну підзвітна особа має у т.ч. повернути невикористані або надміру витрачені авансові кошти.
Але якщо фізособа здійснювала у відрядженні розрахунки виключно через платіжну картку (тобто не отримувала готівку) і кошти з такої картки були списані (в рахунок витрат на відрядження) після 25.02.2026, тобто після завершення відрядження, то відзвітувати фізособа має аж до 30.04.2026.
Строк повернення невикористаного авансу
У ПКУ не врегульовано питання щодо строків повернення авансових коштів, не витрачених працівником. У пп. 170.9.3 ПКУ йдеться лише про строки повернення «суми надміру витрачених коштів/електронних грошей».
Ми радимо роботодавцям встановити строки повернення невикористаного залишку коштів такі самі, що і для надання в бухгалтерію документального підтвердження понесених витрат під час відрядження/здійснення цивільно-правових дій за дорученням роботодавця.
Коли повертати невикористані кошти у разі скасування відрядження?
Про це ПКУ теж мовчить.
Згідно з п. 11 розд. II Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі – Інструкція №59), якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, термін повернення такого авансу – 3 банківських дні з дня прийняття рішення про скасування поїздки.
Слід зазначити, що положення Інструкції №59 є обов’язковими лише для підприємств (організацій) бюджетної сфери. Тож інші роботодавці мають встановити ці строки самостійно. При цьому податківці в «ЗІР», категорія 103.17 рекомендують застосовувати строки, передбачені Інструкцією №59.
В якій валюті повертати кошти?
Якщо керуватися нормами Інструкції №59, то у п. 17 розд. III зазначено, що якщо аванс видано, наприклад, у євро і за наслідками звітування працівник має повернути роботодавцю кошти невикористаного авансу, то повернення має відбуватися саме у євро. Так само консультують і податківці («ЗІР», категорія 109.19).
Але що робити у ситуації, коли аванс видано у гривнях на корпоративну чи особисту картку, а працівник з цієї картки у закордонному відрядженні отримав іноземну валюту, яку повністю не використав?
Як зазначалося вище, аванс, перерахований на корпоративну картку вважається виданим в момент отримання коштів з такої картки. Коли працівник знімає ці кошти за допомогою банкомату, відбувається валютно-обмінна операція: з рахунку роботодавця списується певна сума гривень, але вона відповідає вартості придбаної іноземної валюти. Тобто, на думку автора, фактично працівник отримує аванс у валюті, відповідно й повернути невикористані кошти слід у валюті.
А от якщо аванс перераховано на особисту картку, то він вважається виданим в момент перерахування. Тобто, такий аванс був виданий у гривнях, відповідно повертати його теж слід у гривнях.
Втім, положення Інструкції №59 для комерційних (тобто небюджетних) підприємств мають суто рекомендаційний характер. Тож решті роботодавців доведеться вирішити це питання на свій розсуд самостійно.
Зверніть увагу! Надміру витрачені кошти – оподаткований дохід працівника
До складу оподатковуваного доходу включається сума надміру витрачених коштів, отриманих фізособою на відрядження або під звіт та не повернутих нею у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється згідно з п. 170.9 ПКУ (пп. 164.2.11 ПКУ).
Як визначається сума надміру витрачених коштів?
Як випливає з пп. 170.9.1 ПКУ, обкладатися ПДФО (і ВЗ) повинна сума, що перевищує документально підтверджені витрати на відрядження/господарські потреби, у разі її неповернення протягом строку, встановленого пп. 170.9.3 ПКУ.
Визнання своєчасно не повернених коштів доходом працівника не звільняє його від обов’язку такі кошти повернути. При цьому утримані ПДФО та ВЗ поверненню не підлягають.
Суми ПДФО та ВЗ роботодавець утримує за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника протягом наступних звітних місяців до повної сплати.
Якщо працівник припинив трудові відносини з підприємством, яке видало йому аванс, то ПДФО та ВЗ утримують за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу при проведенні остаточного розрахунку. А якщо цього доходу буде недостатньо, то непогашена частина податку (збору) включається до податкового зобов’язання фізособи за результатами звітного податкового) року. Тобто таку суму фізособа має сплатити самостійно на підставі податкової декларації про майновий стан та доходи.
Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим внаслідок смерті платника податку чи визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення його судом померлим, така сума утримується під час нарахування доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати (пп. 170.9.1 ПКУ).
Суми ПДФО та ВЗ, утримані із надміру витрачених коштів, перераховуються до бюджету одночасно із сумами ПДФО та ВЗ від доходу (зокрема – заробітної плати) працівника, за рахунок якого їх утримали.
Зверніть увагу! ПДФО слід утримувати із застосуванням підвищувального коефіцієнта, а ВЗ без застосування цього коефіцієнта (див. приклад 2).
У формі 4-ДФ дохід працівника у вигляді надміру витрачених коштів (з урахуванням «натурального» коефіцієнта) показують з ознакою «118».
Приклад 2.
Працівник отримав під звіт 2 000 грн на господарські потреби, але не надав звіт і не повернув кошти у визначений у ПКУ строк:
1. Визначаємо базу оподаткування ПДФО: 2 000 грн × 1,219512 = 2 439,02 грн.
2. Розраховуємо ПДФО (18%): 2 439,02 грн × 18% = 439,02 грн.
3. Розраховуємо військовий збір (5%): 2 000 грн × 5% = 100,00 грн.
4. Загальна сума податків до сплати: 539,02 грн. Цю суму роботодавець має утримати з найближчої виплати зарплати працівника.
Приклад 3.
Працівник повернувся з відрядження, де витратив на 500 грн більше, ніж підтверджено документами. Надміру витрачена сума у визначені ПКУ строки не повернена.
1. Визначаємо базу оподаткування ПДФО: 500 грн × 1,219512 = 609,76 грн.
2. ПДФО (18%): 609,76 грн × 18% = 109,76 грн.
3. Військовий збір (5%): 500 грн × 5% = 25,00 грн.
4. Загальна сума податків: 134,76 грн.
Вам знадобиться!
Все, що потрібно знати про відрядження у 2026 році: якими законами керуватися, як оформити наказ та інші документи, скільки становлять добові та як без помилок відзвітувати... а також повний цикл – від планування поїздки до підтвердження витрат – читайте у статті ««Службове відрядження – 2026: від наказу до звіту (+ зразки заповнення усіх потрібних документів)»».
