Участь підприємства у виставці чи ярмарку: облікові моменти

Визначення понять

Перш за все слід визначитися з поняттями виставки та ярмарку.

Поняття виставки визначено у Законі про рекламу як поняття спеціальних виставкових заходів. Це заходи, які здійснюються з метою просування відповідного товару на ринок, проводяться організовано у певному приміщенні або на огородженому майданчику (у тому числі в місцях реалізації товару) у визначені строки, розраховані на зацікавлених та/або професійних відвідувачів, організатор яких обмежив відвідування заходу тими особами, яким відповідно до законодавства дозволяється продавати товар, що демонструється (ст. 1 Закону про рекламу).

Поняття ярмарку у законах не визначено, тому скористаємося тлумаченням цього слова за Академічним тлумачним словником української мови в 11 томах. Так, ярмарок – це торг, який влаштовується регулярно, в певну пору року і в певному місці для продажу й купівлі товарів. Є аналогічне визначення цього терміну у Концепції розвитку виставково-ярмаркової діяльності, що затверджена постановою КМУ від 22.08.2007 р. №1065: це захід, безпосередньо пов'язаний з роздрібною або оптовою торгівлею, що проводиться регулярно в певному місці та у визначений строк.

Документальне оформлення

Всі операції, пов’язані з участю підприємства у виставці, повинні оформлятися документально.

1) Перш за все видається наказ (розпорядження) керівника підприємства про участь у виставці (тут і далі разом з виставкою матиметься  на увазі і ярмарок).  У наказі (розпорядженні) зазначається:

• власне найменування виставки та місце її проведення;
• мета участі у виставці, наприклад: реклама та просування товарів (тут і далі разом з товарами маються на увазі продукція та послуги);
• чітко визначений термін участі підприємства у виставці з зазначенням дат початку та закінчення;
• особи, відповідальні за підготовку та участь у виставці;
• якщо планується рекламна роздача зразків товарів або рекламних матеріалів, слід визначити їх асортимент і кількість, що призначена для роздачі, прізвища працівників, відповідальних за роздачу товарів або зразків. Це можна оформити в окремому додатку до наказу.

2) Участь у виставці, як правило, оформляється договором із його організатором.

3) Якщо договір не оформлюється окремим документом, обов’язково потрібно отримати від організатора виставки рахунок за послуги з організації виставки. Рахунок також може виставлятися і за наявності договора у вигляді окремого документа.

4) Бажано розробити та затвердити наказом керівника бюджет участі у виставці. Бюджет може включати такі статті витрат:

• плату за участь (організаційний внесок, оренда площі, інформація в офіційний каталог виставки, розміщення логотипа фірми у каталозі виставки, вартість реклами в офіційному каталозі виставки, аудіореклама у виставковому залі, розміщення реклами у виставковому залі, робоче місце, додаткове виставкове обладнання за потреби тощо);
• витрати на виставкове обладнання, стенди (якщо воно не орендується в організатора);
• витрати на виготовлення рекламних матеріалів (прайси, листівки, брошури тощо);
• зразки товарів для продажу та/або для роздачі з рекламною метою, рекламні матеріали тощо. Якщо на товари, які виставляються, слід мати сертифікати відповідності та документи, що засвідчують якість продукції, висновки санітарно-гігієнічної експертизи тощо, такі документи мають бути в наявності на виставці;
• транспортування ТМЦ, потрібних для участі у виставці (власними силами або за допомогою послуг транспортної організації), перевезення працівників;
• витрати на персонал: відрядження працівників, якщо виставка проходить в іншому населеному пункті (з відповідним документальним оформленням, включаючи наказ про відрядження, який є одним із документів, за яким визначається сума добових); фірменний одяг для участі персоналу у виставці; залучення додаткових працівників (стендистів, перекладачів, моделей тощо) або оплату послуг спеціалізованих агентств з надання такого персоналу;
• витрати на зберігання та страхування експонатів виставки;
• інші витрати, в тому числі витрати на розважальні заходи (наприклад, розіграш призів, оплата послуг аніматорів тощо). На нашу думку, такі витрати теж входять до витрат на рекламу у складі витрат на участь у виставці.

5) Звіт про участь у виставці складається відповідальними особами, що визначені у наказі керівника про участь у виставці.

У звіті наводяться всі фактичні витрати на підготовку та участь у виставці. Звісно, всі витрати повинні підтверджуватися документально. Зокрема, від організатора виставки потрібно отримати акт наданих організаційних послуг, так само, як і від інших організацій, що надавали інші послуги, пов’язані з участю у виставці. Також у звіті слід відобразити отримання товару та рекламних матеріалів для безоплатної роздачі та/або продажу, відзвітувати про фактичну роздачу візиток, флаєрів, буклетів із рекламною метою.

6) Оформлення передачі товару для виставки.

Видача товару зі складу відповідальній особі, що приймає участь у виставці, може оформлюватися актами приймання-передачі або накладними за формою №М-11  у двох примірниках. Документи підписуються особою, яка передає товари, та їх отримувачем. Згодом на підставі звіту та накладної (акта), які підтверджують кількість переданих товарів, їх списують до складу витрат на збут.

Продаж товарів на виставці за готівку

Відповідно до п. 3 Переліку №1336, на виставці можна продавати товари за готівку без застосування РРО з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій¹. При цьому граничний розмір річного обсягу всіх розрахункових операцій з продажу товарів (надання послуг) не повинен перевищувати 200 тис. грн на одного суб'єкта господарювання. В іншому разі на виставці потрібно застосовувати РРО, який зареєстрований та введений в експлуатацію  належним чином. Про реєстрацію та застосування РРО ми писали тут.

Відповідно до п. 1 ст. 9 Закону про РРО, при здійсненні торгівлі продукцією власного виробництва підприємствами всіх форм власності, крім підприємств торгівлі та громадського харчування, у разі проведення розрахунків у касах цих підприємств із оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів РРО та розрахункові книжки не застосовуються.

Каса – це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів (п. 1.2 Положення №637).

З огляду на це, власну продукцію можна продавати на виставці з оформленням касових ордерів з подальшою реєстрацією операцій в касовій книзі. Працівника підприємства, який приймає участь у виставці та уповноважений на приймання готівкових коштів, слід призначити касиром на час проведення виставки з укладанням з ним договору про повну матеріальну відповідальність.

Бухгалтерський облік витрат на участь у виставці

У бухгалтерському обліку витрати на участь у виставці відносяться до витрат звітного періоду, а саме до витрат на збут. У п. 19 П(С)БО 16 наводиться перелік витрат на збут, серед яких є витрати на рекламу та дослідження ринку (маркетинг). Такі витрати обліковуються на рахунку 93 «Витрати на збут». Власне витрати на участь у виставці відносяться до витрат на рекламу. Якщо підприємство веде більш детальний облік витрат, воно може розкласти витрати на рекламу на статті бюджету, який розроблявся перед участю у виставці. Взагалі, склад та деталізація статей витрат визначається в наказі про облікову політику підприємства. Якщо такий наказ не видавався, статті витрат потрібно затвердити окремим наказом керівника.

Облік вибуття товарів (продукції) внаслідок  їх безоплатної роздачі або продажу на виставці ведеться відповідно до норм П(С)БО 9. Оцінка товарів (продукції) при їх вибутті здійснюється за тим же методом, який застосовується до цих товарів (продукції) в інших випадках їх списання. Ці методи також визначаються в наказі про облікову політику підприємства. Продаж товарів або продукції на виставці обліковується у звичайному порядку (див. приклад).

Якщо підприємство придбало певні ТМЦ для безоплатної роздачі на виставці, їх слід обліковувати на субрахунку 209 «Інші матеріали». Безоплатно передані товари або власна продукція списуються з тих рахунків, на яких вони обліковуються – 28 або 26, 27.

При безоплатній роздачі матеріальних цінностей відбувається зменшення активів підприємства, що спричиняє зменшення власного капіталу, який, згідно з п. 6 П(С)БО 16, є критерієм визнання витрат.

Коригування фінрезультату для цілей оподаткування податком на прибуток за операціями, що стосуються участі у виставці, нормами ПКУ не передбачено.

Податок на додану вартість

Продаж товарів та продукції на виставці оподатковується ПДВ на загальних підставах – як і будь-який інший продаж таких товарів та продукції.

Але слід пам’ятати про нарахування ПДВ при безоплатній роздачі на підставі абзаца 2 п. 188.1 ПКУ. ДФСУ приділила увагу цьому питанню у листі від 26.04.2016 р. №9399/6/99-99-15-03-02-15.  Платник ПДВ складає дві податкові накладні:

• одну — на нульову вартість постачання за абз. 1 п. 188.1 ПКУ з типом причини 02 – тому що роздача здійснюється невизначеному колу фізосіб,
• а другу — на суму перевищення ціни придбання над ціною поставки з типом причини 15 за абз. 2 п. 188.1 ПКУ – п. 15 Порядку №1307.

Але наразі є роз’яснення податківців у підкатегорії 101.06 ресурсу "ЗІР: якщо вартість безоплатно переданих товарів, придбаних з ПДВ (в т.ч. для проведення маркетингових/рекламних заходів), включається до складу вартості оподатковуваних операцій з постачання (реалізації) самостійно виготовлених товарів/послуг та компенсується їх споживачами, збільшуючи при цьому базу оподаткування ПДВ, то такі товари/послуги слід вважати використаними в оподатковуваних операціях і додаткового нарахування податкових зобов’язань з ПДВ не відбувається. Такі безоплатно передані товари/послуги визнаються оподатковуваними ПДВ у складі тієї операції, до вартості якої їх було включено. Але зазвичай на виставці компенсації вартості безоплатно розданих зразків не відбувається, хоча це і не виключено, наприклад, коли безоплатний зразок надається разом з товаром, що продається за плату.

ПДФО та військовий збір

Якщо роздача товарів (продукції) здійснюється невизначеному колу осіб, ПДФО та військовий збір (ВЗ) у фізичних осіб не виникає.

А якщо безоплатна роздача здійснюється фізичним особам персоніфіковано (наприклад, під час розіграшу), то ситуація кардинально інша.  Дарування ТМЦ певним фізичним особам тягне за собою оподаткування ПДФО та ВЗ, для чого потрібно буде отримати від відвідувача вашого павільону інформацію про його прізвище та ІПН. Про оподаткування дарунків ми писали в минулому році.

Правила оподаткування та відображення у звітності з ПДФО та ВЗ з тих пір не змінилися, крім неоподатковуваної частини вартості дарунка – зараз вона складає  25% мінімальної зарплати на початок року (пп. 165.1.39 ПКУ). Це 800,00 грн. Тож якщо ви даруєте споживачам зразки продукції чи товару вартістю не більше 800 грн, нараховувати та сплачувати ПДФО та ВЗ вам не треба, але в формі №1ДФ їх відображати все одно потрібно. Див. також відповідь податківців у підкатегорії ЗІР 103.23 «Чи є об’єктом оподаткування ПДФО вартість подарунків, що роздаються відвідувачам під час проведення рекламної акції?»

ПДФО та військовий збір треба сплатити згідно з пп. 168.1.4 ПКУ до бюджету протягом трьох банківських днів, наступних за днем, коли був наданий подарунок – за місцезнаходженням підприємства – податкового агента.

Приклад відображення в обліку участі у виставці.

Підприємство прийняло рішення про участь у виставці-продажу. Для участі у виставці воно здійснило такі витрати:

• згідно рахунку від організатора виставки вартість участі у виставці становить  12600 грн, у т. ч. ПДВ — 2100 грн;
• оренда виставкового обладнання у сторонньої організації – 3660 грн (без ПДВ);
• виготовлення рекламних матеріалів (прайси, буклети) у сторонній організації – 1800 грн (в т.ч. ПДВ – 300 грн);
• витрати палива на транспортування ТМЦ  до виставкового центру та перевезення працівників – 1100 грн;
• витрати на оплату праці працівників, що залучені до роботи на виставці – 18000 грн, нарахування ЄСВ – 3960 грн.

Під час виставки було роздано всі рекламні матеріали, а також зразки товарів на загальну вартість  2470 грн (вартість кожного окремого дарунка – 95 грн без врахування ПДВ).

На виставці  реалізовано товари юридичним особам – виставлені рахунки на оплату та відвантажено товар прямо з виставки на умовах подальшої оплати на суму 13200 грн, у т. ч. ПДВ — 2200 грн.

Відображення операцій в обліку підприємства показано у таблиці.

Таблиця

Облік у підприємства — учасника виставки