Валюта у відрядженні

Забезпечення працівника коштами перед відрядженням

Відповідно до ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку з службовими відрядженнями. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються:

• добові за час перебування у відрядженні,
• вартість проїзду до місця призначення і назад,
• витрати по найму жилого приміщення.

За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

Тобто зазначена норма не містить обов’язку роботодавця виплачувати аванс працівникові, який вибуває у відрядження. З цим згоджується й Держпраці (наприклад,  тут). Таку ж думку у 2013 р. мало і неіснуюче зараз Міндоходів у листі від 03.07.2013 р. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169. Але в тому ж році Мінсоцполітики висловлювало протилежну думку і навіть припускало можливість штрафів за невиплату авансу на відрядження (див. листи від 07.11.2013 р. №998/13/155-13). Хоча наразі Держпраці про це не згадує та про штрафи не наголошує.

Для підприємств, що повністю або частково фінансуються з бюджету, Інструкцією №59 встановлено обов’язок надання працівникам авансових коштів перед відрядженням.

Отримання  валюти для закордонного відрядження

Резидентам України можна використовувати іноземну валюту для оплати витрат працівників у відрядженнях (тут і надалі будемо говорити тільки про закордонні відрядження).  Ці питання регулюються Правилами№200. На що можна витратити готівкову валюту у відрядженнях, регламентовано у п. 1.3 Правил №200 – це оплата дозволів на в'їзд (віз), добових, витрат, пов'язаних з найманням житлового приміщення, транспортних та інших витрат за кордоном.

До речі, ані ст. 121 КЗпП, ані пп. 170.9 ПКУ, яким встановлено правила оподаткування сум, виданих  на відрядження, не зазначено, в якій саме валюті слід видавати працівникові аванс на закордонне відрядження -  у гривнях чи в інвалюті. Тому небюджетні підприємства мають право надавати аванс, як у гривнях, так й в інвалюті.

Бюджетним установам потрібно дотримуватися правил встановлених у п. 5 р. III Iнструкції №59.

Для видачі валютного авансу на відрядження потрібно отримати зі свого поточного валютного рахунку готівкову валюту. Згідно з п. 2.2. Правил №200, уповноважений банк здійснює видачу готівкової іноземної валюти з поточного рахунка юрособи — резидента або іноземного представництва на підставі заяви на видачу готівки, доручення повноважному представникові на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку та листа-розрахунку. Цей лист має містити такі дані:

• прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон;
• розрахунок витрат.

Бажано, щоб із цим документом працівник ознайомився та підписав його. Нижче наводимо зразок заповнення такого листа-розрахунку.

*****

Зразок

Лист-розрахунок витрат на закордонне відрядження

У службове відрядження скеровується заступник директора з фінансових питань ТОВ «Вересень» Петренко Василь Андрійович, згідно з наказом від 22.09.2017 р. №2209-к.

Директор                          (підпис)               Василенко С.С.

 *****

Зверніть увагу! За п. 2.4 Правил №200 одному працівнику може бути видано іноземну валюту готівкою на загальну суму, що не перевищує норм вивезення іноземної валюти через митний кордон України чинним законодавством.

А згідно з п. 2 гл. 2 Інструкції №148, фізособа-резидент має право вивозити за межі України готівку в сумі, що перевищує в еквіваленті 10000 євро, за умови письмового декларування митному органу в повному обсязі та за наявності документів, що підтверджують зняття готівки з рахунків у банках (фінансових установах), виключно на ту суму, що перевищує в еквіваленті 10000 євро. Строк дії таких документів — 30 календарних днів починаючи з дня видачі.

Тож максимальна сума готівкової валюти для відрядженого працівника становить 10000 євро.

Якщо для іноземного відрядження потрібна більша сума авансу, то потрібно або одразу перераховувати його на корпоративну чи особисту банківську картку, або перерахувати суму перевищення на ці картки під час відрядження.

Але для цього бажано мати певний залишок валюти на своєму рахунку в банку. Якщо валюти на рахунку немає, її слід придбавати на міжбанківському валютному ринку  спеціально на цілі, пов’язані з кожним конкретним відрядженням.

Придбання готівкової іноземної валюти для видачі авансу на закордонне відрядження в обмінному пункті не допускається, оскільки є порушенням встановленого порядку та умов торгівлі валютними цінностями на міжбанківському валютному ринку України.

Якщо навіть і валютного рахунку немає, то його слід відкрити, керуючись Інструкцією №492.

Отримавши готівку, слід чітко пам’ятати, що готівкова іноземна валюта, що отримана юридичними особами — резидентами та іноземними представництвами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, використовується виключно на цілі, на які вона отримана, тобто в даному випадку на відрядження (п. 8.14 Правил №200).

Облік валюти у касі підприємства

Отже, уповноважена особа отримала готівкову валюту у банку. Операцію передачі готівки від уповноваженої особи до каси підприємства слід документально оформити: підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій (п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).  Оскільки касові операції у валюті не регламентовані нормативними документами, з цією метою можна використовувати форму прибуткового касового ордера, в якому зазначити, що валюта отримана від уповноваженої особи у касу підприємства. Докладніше про це – далі.

Крім того, треба врахувати, що операції в інвалюті відображаються також у валюті розрахунків та платежів за кожною іноземною валютою окремо (п. 3 ст. 9 Закону про бухоблік).

Резиденти-юрособи і фізособи-підприємці та іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном) (п. 2.1 Правил №200).

Але згідно з п. 2.2 Правил №200 уповноважений банк здійснює видачу готівкової іноземної валюти з поточного рахунка юрособи — резидента або іноземного представництва тільки на підставі заяви на видачу готівки, доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку та листа-розрахунку, який містить такі дані:

• прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон;
• розрахунок витрат.

Отримана готівкова іноземна валюта юрособами - резидентами та іноземними представництвами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, може використовуватися виключно на цілі, на які вона отримана. Таке правило цільового використання встановлено п. 8.14 Правил №200.

Отримання та видача готівкової інвалюти в обліку відображатиметься на субрахунку 302 «Каса в іноземній валюті».

За дебетом показують надходження валюти, за кредитом — видачу (виплату) із каси. Якщо підприємство використовує одночасно декілька валют (долари, євро, російські рублі), то потрібно відкрити субрахунки другого порядку, наприклад — 302/1 «Каса в доларах США», 302/2 «Каса в євро» тощо.

Оприбуткування валюти має здійснюватися на підставі первинних документів. Але наразі немає нормативного документа, аналогічного Положенню №637, в якому був би докладно описаний порядок документального підтвердження надходження в касу підприємства готівкової іноземної валюти.

На наш погляд, можна використовувати бланки первинних документів, передбачених для обліку національної валюти, що затверджені Положенням №637. Але ці документи мають містити інформацію щодо іноземної валюти. Тож у формах слід змінити позначку «грн» на позначення відповідної валюти (дол., євро, руб. тощо).

Відповідно, отримана інвалюта оприбутковується за допомогою прибуткового касового ордера (ПКО) за ф. №КО-1. При цьому прибуткові касові ордери за кожною валютою повинні мати окрему нумерацію.

Далі інформацію з цього ПКО потрібно відобразити у Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма №КО-3 або КО-3а).

Видачу валюти працівника на відрядження слід оформити видатковим касовим ордером (ВКО) за ф. №КО-2. Такий ВКО також слід зафіксувати у Журналі.

Зверніть увагу! Готівкові валютні операції потрібно ще й відобразити у касовій книзі (ф. №КО-4). У касовій книзі зазначають дані про операцію одночасно у валюті, а також перераховують її у гривні, скориставшись рекомендацією НБУ, викладеною у листі від 27.01.2006 р. №11-113/353-954. У цьому ж листі дозволяється вести окремі касові книги за для обліку інвалютної готівки, у яких відповідні суми можуть відображатися як у гривні, так і в іноземній валюті.

Звіт про використання готівки у відрядженні

У відрядженні працівник може витрачати власні кошти з метою їх наступного відшкодування або отриманий аванс лише в тих напрямках, які встановлює ст. 121 КЗпП або Правила №200. А ось придбавати ТМЦ за кордоном з метою їх подальшого оприбуткування роботодавцем, не радимо, оскільки це заборонено Декретом №15-93.

Якщо працівник все ж таки придбав товари за кордоном, то  краще потім їх оприбуткування оформити окремим договором купівлі-продажу таких ТМЦ між роботодавцем і працівником.  Звісно, у такому разі працівнику доведеться повернути у касу витрачені кошти на товари та не показувати їх у авансовому звіті. Також операція купівлі-продажу ТМЦ у працівника спричиняє необхідність оподаткування ПДФО вартості ТМЦ – відповідно до п. 173.1 ПКУ за ставкою 5%, а також нараховується і військовий збір за ставкою 1,5% відповідно до п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.

Після повернення з відрядження працівник складає та передає до бухгалтерії  Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), за формою, затвердженою наказом Мінфіну  від 28.09.2015 №841. В авансовому звіті він зазначає всі витрати, понесені під час відрядження, разом із підтвердними документами.   

Авансовий звіт має заповнювати підзвітна особа, а не бухгалтер підприємства. Наголошує на цьому, зокрема, Апеляційний суд Івано-Франківської області в ухвалі від 01.08.2013 р. у справі №345/724/13-ц та Чернівецький окружний адмінсуд у постанові від 31.03.2015 р. у справі №824/274/15-а. Наказ №841 не регламентує заповнення авансового звіту, якщо у відрядженні витрачалася іноземна валюта, а тим більше, якщо валюта була не одна.

Але навіть, якщо на відрядження видавалась іноземна валюта, то згідно з формою звіту слід його складати лише в нацвалюті — гривнях. Тобто всі витрати у валюті потрібно переводити в гривню за офіційним курсом (крос-курсом) НБУ. Не факт, що підзвітна особа це зробить правильно. Натомість це вміє робити бухгалтер, зважаючи на правила п. 5 П(С)БО 21. Тому, перш ніж заповнювати авансовий звіт у валюті, підзвітній особі варто звернутися до бухгалтера за допомогою. Оскільки окремого роз’яснення з цього приводу від податківців не має, кожному бажаючому слід звернутися за письмовою консультацією до них.

Після складання авансового звіту працівник зобов'язаний повернути до каси або на відповідний рахунок підприємства невикористану частину авансу в тих грошових одиницях, у яких йому видали аванс. Адже відповідно до п. 8.4 Правил №200 невикористаний залишок готівкової іноземної валюти, що була отримана роботодавцем з поточного рахунку в іноземній валюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон та/або на експлуатаційні витрати, пов’язані з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок в іноземній валюті такого роботодавця в уповноваженому банку України протягом п’яти банківських днів з часу його оприбуткування до каси.

Подати авансовий звіт та повернути невикористану частину виданого валютного авансу треба до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем завершення відрядження, — якщо аванс видавали готівкою з каси підприємства (пп. 170.9.2 ПКУ).

Якщо працівник-резидент  у службовому відрядженні витратив більше коштів, аніж отримав авансу, тоді компенсація понесених перевитрат здійснюється у гривнях за офіційним курсом НБУ на день погашення заборгованості, адже Правилами №200 не передбачено виплату готівкової валюти працівникам-резидентам в таких випадках. Сума перевитрати за затвердженим авансовим звітом визнається витратами підприємства за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту. Якщо ця сума не погашається працівнику того ж дня, то виникає заборгованість підприємства перед працівником. Така заборгованість погашається у гривнях за курсом НБУ на день погашення. Працівнику-нерезиденту можна здійснити погашення перевитрати на його бажання, - як в іноземній валюті, так і у валюті України (п. 2.5 Правил №200).

Якщо аванс видавався  в одній інвалюті, а працівник за кордоном поміняв її на іншу (місцеву), то щоб встановити, скільки саме він витратив авансової валюти за час відрядження, слід врахувати документи, які містять інформацію про обмін однієї інвалюти на іншу. Якщо ж працівник не має документів про обмін валюти авансу на місцеву валюту, то перерахунок витрат потрібно здійснювати виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Готівкова інвалюта, що її працівник повернув після відрядження до каси підприємства, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок в інвалюті юрособи протягом п'яти банківських днів з часу її оприбуткування до каси (п. 8.4 Правил №200).

Бухгалтерський облік

Інформація про наявність та рух готівкової валюти в касі формується на субрахунку 302 «Каса в іноземній валюті». За дебетом відображається надходження валюти, за кредитом — видача (виплата) із каси. Якщо підприємство використовує одночасно кілька валют, то потрібно відкривати субрахунки другого порядку (наприклад, 302/1 «Каса в доларах США», 302/2 «Каса в євро» тощо), так зручніше буде робити переоцінку валютних залишків на субрахунках.

Положення №637 встановлює правила ведення касових операцій у національній валюті в Україні, зокрема, встановлення ліміту каси в гривні. При використанні готівки у валюті  слід користуватися Правилами №200. Згідно з п. 8.11 Правил №200, встановлення ліміту залишків іноземної валюти в касі передбачено для тих СПД, яким дозволено використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу. Проте СПД, які не використовують готівкову іноземну валюту як засіб платежу, не встановлюють і ліміту каси в інвалюті. Саме тому, якщо є лише виплата валюти на відрядження, встановлювати ліміт каси не потрібно.

Проте слід пам'ятати: залишок валюти після завершення відрядження потрібно здати до каси, а з каси такий залишок здати на поточний валютний рахунок у банку протягом 5 банківських днів із моменту оприбуткування валюти до каси підприємства (п. 8.4 Правил №200).

Витрати на відрядження у валюті відображають за офіційним обмінним валютним курсом НБУ, що діяв або на дату затвердження авансового звіту (п. 5 П(С)БО 21), або на дату видачі авансу (п. 6 П(С)БО 21).

Якщо підприємство виплатило працівникові валютний аванс, у підприємства виникає дебіторська заборгованість (немонетарна стаття — курсові різниці не нараховують). Її слід фіксувати в обліку за курсом НБУ на дату видачі коштів.

Втім, якщо працівник витратив більше коштів, аніж було отримано у вигляді авансу, то доки підприємство не розрахується з працівником за понесені ним перевитрати у службовій поїздці, в обліку виникає кредиторська заборгованість, яка є монетарною статтею, за якою показують курсові різниці на дати балансу та погашення (звісно, якщо курс НБУ змінювався) (п. 8 П(С)БО 21).