Що таке калькуляція, кошторис
Калькулювати — це підраховувати якісь показники, як правило, витрати на одиницю продукції. Отже, калькуляція — це документ, в якому підраховують витрати на одиницю продукції.
Пов'язаним із калькуляцією документом є кошторис — розрахунок вартості на період, на партію продукції тощо. Тобто, визначивши в калькуляції витрати на одиницю продукції, можна складати кошторис, за яким визначати витрати за період чи на партію. Кошторис можуть складати на підставі однієї чи кількох калькуляцій.
Хоча часто ці два документи поєднують в один.
Приклад 1 Калькуляція (кошторис) витрат на наклеювання шпалер.
На наклеювання шпалер у приміщенні, площа стін якого 40 кв. м, витрачено 1250 грн, у т. ч.:
— шпалери — 1000 грн;
— клей — 50 грн;
— зарплата з нарахуваннями працівників — 200 грн.
Собівартість ремонту 1 кв. м: 1250 : 40 = 31,25 грн.
Надалі при плануванні, складанні інших кошторисів підприємство може використовувати собівартість одиниці виконаної роботи, наведену в калькуляції (кошторисі) прикладу 1. Звісно, якщо умови роботи, на яку складатимуть наступний кошторис, відповідають умовам, на які складали початкову калькуляцію (кошторис).
Які бувають калькуляції, кошториси
Найпопулярніші в практиці діяльності підприємств — планові (в тому числі нормативні) і фактичні.
Планова калькуляція, кошторис містять плановий розмір показників, наприклад виробничих витрат.
Нормативні є різновидом планових. Тільки замість планових показників беруть нормативні, якщо вони встановлені.
Приклад 2 За встановленими на підприємстві нормами витрат на оштукатурювання 1 кв. м цегляної стіни всередині приміщення треба витратити:
— вапняного тіста 10 кг;
— гіпсу 0,1 кг;
— піску 0,028 куб. м;
— норми витрат праці 0,5 люд.-год.
Ціна цих ресурсів на дату складання калькуляції, відповідно, 7 грн, 20 грн, 200 грн, 50 грн.
Потрібен кошторис витрат на оштукатурювання 40 кв. м поверхні.
За даними прикладу 2, кошторис витрат на оштукатурювання 40 кв. м поверхні становитиме 4104 грн, у т. ч.:
— вапняне тісто 2800 грн (10 кг х 7 грн х 40 кв. м);
— гіпс 80 грн (0,1 кг х 20 грн х 40 кв. м);
— пісок 224 грн (0,028 куб. м х 200 грн х 40 кв. м);
— оплата праці з нарахуваннями 1000 грн (0,5 люд.-год. х 50 грн х 40 кв. м).
Фактичні калькуляція, кошторис показують фактичні витрати на здійснення якоїсь роботи, приміром на виробництво продукції.
Як правило, фактичні витрати відрізняються від планових. Тому й фактичні калькуляція, кошторис відрізняються від планових. Порівнюючи фактичні і планові (нормативні) витрати, підприємство може аналізувати причини відхилень, приймати у зв'язку з цим відповідні рішення. Приміром, за фактом отримали в півтора разу більші витрати, аніж планували. Аналізуючи відхилення, можна встановити, що фактичні умови виконання робіт були інші, аніж заплановані. Наприклад, планувалося, що площа стіни для оштукатурювання буде рівна, а насправді виявилася далеко не такою рівною, тож довелося витратити більше штукатурного розчину і докласти більше праці.
Відхилення між фактичними і плановими показниками також можна зазначати у фактичних калькуляції, кошторисі. Там само можна аналізувати причини відхилень, писати прийняті рішення.
Форма калькуляції, кошторису
Встановлена форма кошторису є тільки для бюджетних організацій, і затверджена вона Наказом №57. Для решти підприємств встановленої нормативними документами форми калькуляції, кошторису немає, тож її розробляє кожне підприємство самостійно (див. зразок 1).
Зразок 1
Форма калькуляції (кошторису)
Зі зразка 1 бачимо елементи калькуляції (кошторису):
— назву підприємства, яке складає калькуляцію;
— інформацію про затвердження калькуляції керівником;
— назву калькуляції;
— власне розрахунок;
— визначення на підставі розрахунку вартості одиниці продукції;
— підпис працівника, який склав калькуляцію.
За таким принципом можна складати й інші кошториси, калькуляції.
Роблячи розрахунок, усі витрати групують за різними видами (статтями) витрат.
Які види витрат потрібно брати?
Відповідно до п. 11 П(С)БО 16 «Витрати» підприємства мають встановлювати перелік і склад статей калькулювання виробничої собівартості продукції (робіт, послуг).
Відповідно до Iнструкції №291 аналітичний облік за рахунком 23 «Виробництво» ведуть за видами виробництв, за статтями витрат і видами або групами продукції, що виробляється. На великих виробництвах аналітичний облік витрат можуть вести за підрозділами підприємства та центрами витрат і відповідальності.
Розробляючи калькуляцію, можна орієнтуватися на інформацію, наведену в п. 2.16 Методрекомендацій №635, де сказано, що витрати, пов'язані з виробництвом продукції (робіт, послуг), групують за статтями калькуляції, номенклатура яких може включати:
- сировину та матеріали;
- купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби, роботи і послуги виробничого характеру сторонніх підприємств та організацій;
- паливо й енергію на технологічні цілі;
- зворотні відходи (вираховуються);
- основну заробітну плату;
- додаткову заробітну плату;
- відрахування на загальнообов'язкове державне соціальне страхування;
- витрати на утримання та експлуатацію устаткування;
- втрати від браку;
- інші прямі витрати;
- змінні загальновиробничі та постійні розподілені загальновиробничі витрати.
Там само пишуть, що номенклатура статей калькуляції підприємства може враховувати особливості технології й організації виробництва підприємства, питому вагу окремих видів витрат у собівартості продукції.
Обрані статті витрат калькуляції встановлюються обліковою політикою підприємства.
Навіщо потрібні калькуляція, кошторис?
Мета може бути різна. Розгляньмо варіанти.
Визначення ціни в договорі
Відповідно до ст. 844 ЦКУ ціна у договорі підряду може бути визначена у кошторисі, який у такому разі стає частиною договору.
На практиці такий документ називають як кошторисом, так і калькуляцією, що, по суті, одне й те саме. Наприклад, наведений вище зразок 1 калькуляції (кошторису) може бути додатком до договору з надання автопослуг. Отже, якщо фактична кількість рейсів буде інша, ніж зазначена в цьому документі, приміром 15 рейсів, до оплати замовникові виставлять послуги на суму без ПДВ: 125840 грн (8389,33 х 15), окрім того ПДВ 25168 грн (125840 х 20%), усього на суму з ПДВ 151008 грн (125840 + 25168).
Підтвердження, контроль витрат
Вище ми зазначали, що підприємство має затвердити статті калькуляції продукції (робіт, послуг), які воно виготовляє. Це означає, що підприємство затверджує тільки найменування таких статей. I не зобов'язане затверджувати ще й саму калькуляцію за певний період.
Нехай, наприклад, сільгосппідприємство затвердило такі статті калькуляції з надання послуг своєю сільгосптехнікою на сторону:
- робота машин і механізмів;
- загальновиробничі витрати.
Яким чином надалі використовують ці статті калькуляції?
Статті калькуляції використовують як аналітичні рахунки на рахунку 23 «Виробництво», у розрізі яких групують витрати (див. зразок 2).
Зразок 2
Схема групування витрат на рахунку 23 «Виробництво»
На зразку 2 видно, що оборотно-сальдова відомість за рахунком 23, у якій витрати розкладені за статтями калькуляції, і є фактичною калькуляцією витрат собівартості.
Тому додатково складати документ із назвою «Калькуляція», давати на затвердження керівникові не обов'язково. Адже такий документ усього лишень дублюватиме відомості, наведені на рахунку 23.
Наприклад, в IПК ДПСУ від 31.01.2020 р. №408/6/99-00-07-02-02-06/IПК зазначено, що така калькуляція не є первинним документом. Справді, адже нею не фіксується якась господарська операція. Вона має інформативну мету.
Разом з тим підприємство може спершу затвердити планову чи нормативну калькуляцію, а після закінчення звітного періоду складати фактичну калькуляцію, в якій порівнювати фактичні показники з плановими, аналізуючи і пояснюючи відхилення. Така калькуляція буде елементом управлінського обліку, але ніяк не первинним документом.
Кошторис неприбуткової організації
Кошторис традиційно є одним з основних фінансових документів неприбуткових організацій. Щоправда, в законах, якими регламентується діяльність різних неприбуткових організацій, поняття кошторису, калькуляції не вживається. Там пишуть про доходи і витрати організації, інформацію про які неприбуткова організація має розкривати (див., наприклад, ч. 3 ст. 17 Закону про благодійність). Але в статутах прямо пишуть про складання кошторису.
Для неприбуткової організації кошторис виконує роль звітного документа, в якому підбивають підсумки фактично отриманих доходів і понесених витрат. Такий документ може затверджуватися зборами членів організації. Затвердження свідчить про те, що члени організації погоджуються з видами отриманих доходів та видами понесених витрат і їх сумами.
Хоча кошторис є похідним документом, складають його на підставі первинних документів.
Кошторис можуть складати на підставі однієї чи кількох калькуляцій. Причому кошторис (калькуляцію) можуть складати як на всю діяльність організації, так і на окремі проєкти, програми.
Знову-таки, кошториси (калькуляції) неприбуткових організацій можуть бути як плановими, так і фактичними.
Чи потрібно кошторис (калькуляцію) надавати податковій?
Вище ми зазначали, що в IПК ДПСУ від 31.01.2020 р. №408/6/99-00-07-02-02-06/IПК податкова цілком слушно пише, що кошторис не є первинним документом, а тому надавати його на перевірку податковій начебто і не потрібно.
Але насправді тут має значення контекст кожної окремої ситуації.
Відповідно до пп. 16.1.5 ПКУ платник податків зобов'язаний надавати податковій у визначених законом випадках документи з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність, інші документи, пов'язані з обчисленням та сплатою податків та зборів.
Податкова може запитувати і вивчати такі документи під час перевірки (пп. 20.1.6 ПКУ).
Платник зобов'язаний для потреб оподаткування вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).
З наведеного випливає: якщо, приміром, статутом неприбуткової організації передбачено складати кошторис, його треба надавати податковій.
Якщо внутрішніми документами підприємства встановлено складання кошторису чи калькуляції, вважаємо, ці документи треба надавати податковій. Якщо ж такого обов'язку для себе підприємство не встановлювало і немає законодавчих вимог зі складання, то й надавати нічого не потрібно. Адже не можна надати того, чого немає і обов'язковість чого не встановлена законом.