Коментар до ІПК ДПС від 19.03.2021 р. №1067/ІПК/99-00-21-02-02-06
Податківці у коментованій ІПК розглянули питання щодо правомірності знищення підприємством документів за період до 31.12.2014 р. (тобто документів, термін зберігання яких минув).
ДПС зазначила, що у загальному порядку згідно з п. 6.6 та п. 6.7 Положення №88, строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.
Зокрема, якщо говорити про первинні документи, які стосуються діяльності суб’єктів господарювання, то податківці радять звертатись до наказу Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578.
Наприклад, більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше:
- 3-х років за умови, що контролюючі органи завершили їх перевірку;
- 5-ти років, якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції.
Для документів, що стосуються нарахування зарплати та кадрової документації, строк зберігання значно більший – 75 років.
Також Наказом №578 встановлено, що строки зберігання завжди обчислюються з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи. Тому, наприклад, відлік строку зберігання документів, завершених діловодством у 2014 році, починається з 01.01.2015 року. Якщо строк зберігання такого документа становить 3 роки, то він закінчується 01.01.2018 року.
Водночас терміни зберігання типових документів, затверджених Наказом №578, є мінімальними. І в разі потреби підприємство може такі строки збільшити.
Крім того, для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних із обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені п. 44.3 та п. 44.4 ПКУ.
Пунктом 44.3 ПКУ передбачено обов’язок зберігати первинні документи (документи, пов'язані з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи) не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 та 39-2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи.
У разі неподання декларації – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
Отже, платники податків повинні зберігати документи у терміни, визначені Наказом №578. Але ці терміни не повинні бути меншими, ніж передбачені ст. 44 ПКУ.
В яких випадках термін зберігання продовжується (за ПКУ)?
Зазначені вище терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102 ПКУ.
Якщо первинні документи, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, вони повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, наведених вище.
У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації або уточнюючої декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов'язань в межах поданих уточнень, за такою податковою декларацією протягом 1095 днів (2555 дня – у разі проведення перевірки відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ) з дня подання уточнюючого розрахунку (декларації).
Хто є відповідальним за зберігання документів на підприємстві?
Податківці у коментованій ІПК зазначили, що зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.
Чи можна після спливу зазначених вище термінів знищувати документи?
Ні, навіть якщо строк зберігання документів вже минув, просто так знищувати їх не можна. І про це знають навіть податківці.
Наприкінці консультації вони нагадали, що за наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5 документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. При цьому вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Тобто знищити можна лише ті документи, на які є акт експертизи, що дозволяє таке знищення.
Для проведення експертизи документів утворюються постійно діючы експертні комісії. Експертиза цінності документів проводиться щороку. Крім того, п. 2.13 Наказу №578 також встановлено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності забороняється.
Відповідно до п. 3 Порядку №1004, експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи. Склад комісії з проведення експертизи цінності документів підприємства, установи й організації, що ґрунтуються на приватній формі власності, та положення про неї затверджують керівник (керівний орган) підприємства (установи, організації) з урахуванням рекомендацій Держкомархіву. До складу такої комісії підприємства залучають представників експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи (за згодою).
Пунктом 23 Порядку №1004 встановлено, що експертна комісія юридичної особи приймає рішення про схвалення та подання до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради), зокрема, проєктів таких документів, як акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Тому навіть після якщо минули усі передбачені терміни обов’язкового зберігання первинних документів для їх знищення, слід організувати їх експертизу та відбір для знищення. Для цього спеціально створена експертна комісія підприємства (установи, організації), до якої залучається представник державного архіву, розглядає питання та приймає рішення про схвалення та подання експертно-перевірній комісії актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
***
Читайте також:
- Скільки часу зберігати первинні документи фізособам-«єдинникам»?
- Cтроки зберігання первинних документів – нагадування від ДФСУ
- Архівація документів для платників податків, які ліквідовуються з 2019 року: для кого це обов’язково?
- Кадрові та бухгалтерські документи будемо зберігати за новими строками
***
УВАГА!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER. Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!