Зміст новації
Відповідно до внесених Законом №2628 змін, п. 44.3 ПКУ було доповнено новим абзацом.
Відповідно до нього, починаючи з 1 січня 2019 року у разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Норма закону суха, але спробуємо її розшифрувати.
Архівація документів: що говорить закон?
Зазначимо, що порядок зберігання, знищення і передачі таких документів до Національного архівного фонду також встановлено низкою інших нормативних актів.
Так, відповідно до ст. 32 Закону №3814, підприємства, установи й організації, що ґрунтуються на приватній формі власності, об'єднання громадян та релігійні організації зобов'язані забезпечити збереження документів, що накопичилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи їхньої цінності у порядку, встановленому цим Законом.
Відповідно до Порядку №1004, експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи.
Основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання та для знищення типових документів, є Перелік №578/5. Цей документ встановлює строки зберігання документів, залежно від їх типу.
Ось з цих трьох нормативних документів і випливають три «кити», на яких тримається сучасна система архівації:
- Вимога щодо архівації встановлена для юросіб (докладніше про це читайте тут). Щодо збереження фізособами – платниками податків первинки – так, норма була і раніше (в ст. 44 ПКУ), але щодо обов’язкового передання її фізособами – платниками податків в Нацархів – така вимога пролунала вперше. До цього наголошувалось, що для фізичних осіб нормативні акти щодо архівації мають рекомендований характер.
- Передачі документів до Нацархіву передує експертиза їх цінності (проводити яку мають лише фахівці Нацархіву і її проведення є оплатним).
- Документи до Нацархіву передають лише після спливу строку зберігання на підприємстві, встановленого Переліком №578/5. А у випадках, зазначених в цьому Переліку, і лише після проведення податкової перевірки за період, у якому ці документи було складено.
Тож, з юрособами все більш-менш зрозуміло, коли відбувається їх ліквідація, вони проводять експертизу цінності, на підставі якої деякі з документів знищують, а деякі – передають до Нацархіву. Оскільки така передача є вимогою ПКУ, тож, скоріш за все, податківці, перш ніж зняти юрособу з обліку вимагатимуть підтвердження такої передачі – документ, отриманий з Нацархіву.
А ось ситуація із самозайнятими особами дуже цікава. Якщо читати нову норму ст. 44 ПКУ буквально, то платники податків мають провести архівацію згідно з вимогами чинного законодавства про Нацархів. А це законодавства від фізосіб архівації не вимагає. Тож, на нашу думку, і податківці не повинні вимагати від підприємців та фізосіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність, підтвердження такої передачі для зняття їх з обліку. Але почекаємо на роз’яснення від ДФС.
З іншими нововведенням 2019 року можна ознайомитись тут>>
***
Читайте також:
- Скільки зберігати документи, пов'язані зі сплатою податків? — нагадування від ДФС
- Все про строки зберігання первинних документів на підприємстві – у роз’ясненні податківців
- Подання податкової звітності в електронному вигляді: скільки зберігати архівні файли?
- Скільки часу слід зберігати первинні документи, аби податківці не покарали при перевірках?