- 1. Поняття та функції видаткової накладної
- 2. Обовʼязкові реквізити видаткової накладної
- 3. Чи можна надавати клієнтам видаткову накладну замість фіскального чека?
- 4. Типові помилки при створенні видаткових накладних
- Підсумки: що таке видаткова накладна
Ми вже вказували, що видаткова накладна є одним із ключових первинних документів, що підтверджує відпуск товарів, проте її єдиної затвердженої форми не існує. Які загальні вимоги до її складання та поширені зразки, включаючи спеціалізовані форми? Про це все ми писали у своїй аналітиці:
Накладна на товар: бланк, обов'язкові реквізити, інструкція зі складання та зразок заповнення
«YANKIV. Юридична компанія» детально розглядає, що таке видаткова накладна, чи є вона первинним документом, чи може видаткова накладна замінити фіскальний чек, які обов’язкові реквізити повинна містити, у чому її юридичне значення та яких помилок варто уникати при заповненні видаткових накладних.
1. Поняття та функції видаткової накладної
Що таке видаткова накладна? Видаткова накладна є одним із базових документів у сфері господарського обороту товарів. Вона підтверджує факт передачі товарно-матеріальних цінностей від постачальника до покупця та фіксує основні параметри такої передачі: номенклатуру, кількість, вартість і дату здійснення операції. Саме цей документ засвідчує, що господарська операція не лише погоджена сторонами, а й фактично виконана.
З правової точки зору видаткова накладна має статус первинного документа у розумінні Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Відповідно до ст. 1 цього закону, первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію. Саме на підставі таких документів ведеться бухгалтерський облік та формується фінансова звітність.
Аналогічний підхід закріплений і в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. У цьому нормативному акті зазначено, що первинний документ – це документ, створений у письмовій або електронній формі, який фіксує та підтверджує здійснення господарської операції. Таким чином, законодавство підкреслює дві ключові ознаки первинного документа: він має бути належним чином оформлений та містити інформацію про конкретну господарську дію (придбання, продаж, виконання робіт, надання послуг, оплату тощо).
Видаткова накладна повністю відповідає ознакам первинного документа
Вона безпосередньо фіксує факт вибуття товару у постачальника та його надходження до покупця, тобто підтверджує зміну складу активів обох сторін. Для продавця це документ, що є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей, а для покупця підставою для їх оприбуткування.
Важливо також зазначити, що статус видаткової накладної як первинного документа неодноразово підтверджувався у роз’ясненнях контролюючих органів.
Зокрема, Державна податкова служба України у своїх індивідуальних податкових консультаціях та офіційних інформаційних листах послідовно наголошує, що саме належним чином оформлені первинні документи, зокрема, видаткові накладні, є підставою для відображення господарських операцій у податковому та бухгалтерському обліку.
Податкова практика виходить із того, що реальність операції повинна підтверджуватися сукупністю документів, і видаткова накладна у цьому переліку займає ключове місце.
Водночас її правова природа не обмежується лише сферою обліку. Видаткова накладна виконує також доказову функцію у цивільно-правових відносинах. Вона підтверджує належне виконання зобов’язання з передачі товару за договором поставки або купівлі-продажу.
Підпис уповноваженої особи покупця на накладній свідчить про прийняття товару за кількістю та номенклатурою, якщо інше не встановлено договором або не зафіксовано зауваження щодо якості чи комплектності.
Особливого значення видаткова накладна набуває у випадку виникнення спорів. У судовій практиці саме належним чином оформлена накладна з підписами сторін є одним із ключових доказів факту поставки товару. Якщо документ складено з порушеннями, не містить обов’язкових реквізитів або підписаний неуповноваженою особою, це може поставити під сумнів реальність господарської операції та створити ризики як у договірних, так і у податкових правовідносинах.
Належним чином оформлена видаткова накладна не лише підтверджує факт передачі товару, а й виконує важливу доказову функцію у взаємовідносинах з банківськими установами. У разі проведення фінансового моніторингу банком саме коректно складені первинні документи дозволяють обґрунтувати економічний зміст операції, її відповідність видам діяльності суб’єкта господарювання та джерелам походження коштів.
Отже, видаткова накладна виконує комплексну функцію в діяльності підприємства. Передусім вона підтверджує факт передачі товару у визначеній кількості та за погодженою ціною, що є важливим для точності обліку та уникнення помилок.
Вона забезпечує облік і контроль руху товарно-матеріальних цінностей, дозволяючи відстежувати їх переміщення та мінімізувати ризики втрат або зловживань. Для цілей оподаткування накладна слугує підставою для відображення витрат, формування показників бухгалтерського обліку та подальшої звітності, у тому числі пов’язаної з податком на додану вартість.
Крім того, вона має доказове значення як документ, що підтверджує процес передачі та прийняття товару, і може використовуватися для захисту інтересів сторін у разі перевірок або судових спорів. Нарешті, видаткова накладна є важливою складовою внутрішньої звітності підприємства, оскільки на її підставі формуються дані про матеріальні витрати та рух запасів.
Таким чином, видаткова накладна є не просто технічним супровідним документом. Вона має чітко визначену правову природу як первинний обліковий документ, що одночасно підтверджує здійснення господарської операції, забезпечує належне ведення бухгалтерського обліку та виконує важливу доказову функцію у відносинах між суб’єктами господарювання. Саме тому, її належне оформлення є елементом правової безпеки бізнесу.
2. Обовʼязкові реквізити видаткової накладної
Станом на сьогодні на законодавчому рівні не затверджено уніфікованої обов’язкової форми видаткової накладної. Це означає, що суб’єкти господарювання мають право самостійно розробляти її форму з урахуванням специфіки своєї діяльності. Головна умова – наявність у документі всіх обов’язкових реквізитів, передбачених законодавством.
На практиці більшість підприємств використовують типові шаблони, сформовані в бухгалтерських або облікових програмах, адаптуючи їх під власні потреби.
Вимоги до змісту та оформлення первинних документів, зокрема й видаткової накладної, встановлені ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а також п. 2.4 «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку». Саме ці нормативні акти визначають перелік обов’язкових реквізитів, без яких документ не може вважатися належним первинним документом.
Зокрема, видаткова накладна повинна містити назву документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати його вид. Обов’язково зазначається дата складання, причому вона має відповідати фактичній даті здійснення господарської операції. Це питання є особливо важливим для платників податку на додану вартість, адже саме з дати початку руху товару можуть виникати податкові зобов’язання. Невідповідність дати фактичним обставинам може спричинити податкові ризики.
Документ повинен містити повне найменування суб’єкта господарювання, який здійснює передачу товару, а також інформацію про отримувача. Обов’язковими є відомості про зміст та обсяг господарської операції, що включають номенклатуру товарів, їх кількість, ціну та загальну вартість. Для платників ПДВ додатково зазначається сума податку окремим рядком. Також необхідно вказати одиницю виміру операції, що забезпечує коректність обліку.
Важливою складовою є зазначення посад осіб, відповідальних за здійснення операції, та наявність їхніх особистих підписів або інших даних, які дозволяють ідентифікувати таких осіб у разі використання електронної форми документа. Саме підпис підтверджує факт передачі та прийняття товару і надає документу юридичної сили.
Варто зазначити, що Закон від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» дозволяє створювати накладні й інші первинні документи в електронній формі, тож видаткова накладна може бути підписана також і електронним підписом.
Зазвичай видаткова накладна складається у двох примірниках – один залишається у постачальника, інший передається покупцеві. Обидва примірники підписуються уповноваженими представниками сторін. Такий порядок забезпечує наявність у кожної сторони власного доказу здійснення господарської операції та дозволяє уникнути непорозумінь у подальшому.
Таким чином, хоча держава і не встановила єдиної типової форми видаткової накладної, вимоги до її змісту є чітко визначеними. Дотримання цих вимог є запорукою належного ведення бухгалтерського та податкового обліку, а також мінімізації ризиків під час перевірок або вирішення спорів між контрагентами.
3. Чи можна надавати клієнтам видаткову накладну замість фіскального чека?
Питання про можливість видачі клієнту видаткової накладної замість фіскального чека на практиці виникає досить часто, особливо у суб’єктів господарювання, які працюють із готівкою або приймають оплату платіжними картками.
Відповідно до п. 15 ст. 3 Закону України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі Закон про РРО), суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції у готівковій формі та/або в безготівковій формі із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо при продажу товарів або наданні послуг, зобов’язані надати покупцеві розрахунковий документ встановленої форми та змісту.
Такий документ може бути наданий у паперовій або електронній формі та повинен підтверджувати факт проведення розрахункової операції. Ця вимога також пов’язана із забезпеченням прав споживача відповідно до Закону України «Про захист прав споживачів».
Стаття 2 Закону про РРО визначає, що розрахунковий документ – це документ встановленої форми (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція тощо), який підтверджує факт продажу товарів, надання послуг або отримання коштів та формується зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або програмним РРО. Тобто йдеться саме про документ, створений через РРО/ПРРО відповідно до вимог законодавства.
Форма та зміст розрахункових документів затверджені наказом Мінфіну від 21.01.2016 №13. Водночас видаткова накладна не відповідає цим вимогам, оскільки вона є первинним документом бухгалтерського обліку, а не розрахунковим документом у розумінні Закону про РРО.
Таким чином, видаткова накладна виконує іншу правову функцію – вона фіксує факт передачі товарно-матеріальних цінностей і підтверджує здійснення господарської операції. Однак вона не підтверджує факт проведення розрахункової операції через РРО/ПРРО та не може замінити фіскальний чек у випадках, коли його застосування є обов’язковим.
Отже, якщо суб’єкт господарювання зобов’язаний застосовувати РРО або ПРРО, він повинен видати покупцеві фіскальний чек незалежно від того, чи оформлюється додатково видаткова накладна. Накладна може бути видана разом із чеком як супровідний первинний документ, але вона не є альтернативою розрахунковому документу та не звільняє продавця від обов’язку дотримання вимог законодавства про РРО.
4. Типові помилки при створенні видаткових накладних
Видаткова накладна повинна бути оформлена чітко, коректно та без двозначностей. Неточності, виправлення без належного підтвердження або пропуски в реквізитах створюють ризики для бізнесу. На практиці навіть одна помилка може стати підставою для сумнівів у реальності господарської операції, особливо під час податкових перевірок.
Контролюючі органи досить часто використовують формальні недоліки в первинних документах як аргумент для висновку про «нереальність» операції. Найпоширенішою підставою є відсутність обов’язкових реквізитів: дати складання, найменування підприємства, підпису відповідальної особи.
За таких обставин документ може втратити статус первинного. Подібна позиція простежується у практиці Верховного Суду, зокрема, у постанові від 05.05.2023 у справі №1340/5998/18, де суд звернув увагу на значення належного оформлення первинних документів.
Проблемою також є невідповідність даних видаткової накладної іншим документам: договору, товарно-транспортній накладній чи податковій накладній. Розбіжності у номенклатурі, кількості або вартості товару можуть бути розцінені як ознака формального документування операції без її фактичного здійснення.
Окрему увагу контролюючі органи та суди приділяють питанням підписання документа. Якщо накладну підписала особа без належних повноважень або відсутня розшифровка підпису, це може поставити під сумнів юридичну силу документа.
Така позиція, зокрема, відображена у постанові Верховного Суду від 13.07.2021 у справі №826/9712/16. Подібні ризики виникають і у випадку використання факсиміле без письмової згоди сторін, що прямо допускається лише за наявності відповідної домовленості.
Серед інших типових помилок також некоректні реквізити контрагента (неправильне найменування, код ЄДРПОУ чи адреса), підозрілі дати складання документа, а також ситуації, коли одну й ту саму особу зазначено підписантом документів від імені багатьох різних підприємств. У сукупності такі обставини можуть створити негативне враження щодо реальності операції.
Водночас чинне законодавство передбачає більш збалансований підхід. Частина 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та п. 2.3 «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» прямо зазначають, що неістотні недоліки у первинних документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо документ дозволяє ідентифікувати сторони, дату, зміст та обсяг операції.
Цю позицію послідовно підтримує і Верховний Суд, зокрема, у постановах від 11.09.2024 у справі №120/13387/23, від 19.09.2024 у справі №1.380.2019.002186, від 20.09.2024 у справі №160/10727/22 та від 30.10.2025 у справі №380/27500/23.
Суди наголошують: для цілей бухгалтерського обліку та оподаткування визначальним є фактичне здійснення господарської операції, а не ідеальна формальна бездоганність документа. Якщо видаткова накладна відображає реальний рух товару, містить основні реквізити та узгоджується з іншими доказами, її не можна автоматично визнавати недійсною лише через окремі технічні помилки.
Втім, це не означає, що до оформлення документа можна ставитися формально. Відсутність посади, прізвища відповідальної особи чи інших обов’язкових реквізитів, особливо у поєднанні з додатковими неточностями, може створити істотні ризики під час перевірки або судового спору.
Щодо помилок в накладній то, звичайно, якщо ви самостійно виявили недоліки документа, то оптимальним варіантом є оформлення нового документа з правильними даними. Такий підхід дозволяє уникнути зайвих питань під час перевірок і мінімізує ризики сумнівів щодо достовірності первинного документа. Нову накладну доцільно скласти з правильною датою фактичної операції, а помилковий примірник – анулювати (за можливості з відповідною відміткою та збереженням у документації підприємства).
Якщо ж заміна документа неможлива, застосовується коректурний спосіб виправлення, передбачений «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку». Суть цього способу полягає в тому, що неправильний текст або суму необхідно закреслити однією тонкою лінією так, щоб закреслене залишалося читабельним. Поруч або над закресленим записом зазначаються правильні дані.
Обов’язково робиться напис «Виправлено», зазначається дата внесення змін і проставляються підписи осіб, які підписали документ первісно. Саме повторне підтвердження підписами надає виправленню юридичної сили. Без дотримання цих вимог виправлення може бути визнане неналежним.
Отже, видаткову накладну слід оформлювати уважно, перевіряти правильність реквізитів та забезпечувати належне підтвердження повноважень осіб, які її підписують. Саме системний і дисциплінований підхід до документального оформлення операцій є найкращим захистом бізнесу від податкових претензій.
Підсумки: що таке видаткова накладна
Видаткова накладна є одним із ключових документів у системі господарського документообігу підприємства. Вона не лише підтверджує факт передачі товару від постачальника до покупця, а й виступає повноцінним первинним документом у розумінні законодавства про бухгалтерський облік. Саме на її підставі здійснюється списання товарів у продавця та їх оприбуткування у покупця, формується бухгалтерська та податкова звітність.
Правова природа видаткової накладної є комплексною. Вона поєднує в собі облікову, податкову та доказову функції. З одного боку, документ забезпечує належне ведення бухгалтерського обліку, а з іншого, підтверджує виконання договірного зобов’язання щодо передачі товару та може виступати ключовим доказом, у разі виникнення спору між сторонами або під час податкової перевірки.
Законодавство не встановлює уніфікованої форми видаткової накладної, проте чітко визначає перелік її обов’язкових реквізитів. Недотримання цих вимог може призвести до втрати документом статусу первинного та створити ризики донарахування податків або ускладнити захист позиції в суді.
Водночас сучасна судова практика виходить із пріоритету реальності господарської операції над формальними технічними недоліками документа.
Важливо також розуміти, що видаткова накладна не є розрахунковим документом у розумінні законодавства про застосування РРО та не може замінювати фіскальний чек у випадках, коли його видача є обов’язковою. Вона має інше функціональне призначення – підтвердження передачі товару, а не факту здійснення розрахунку.
Таким чином, належне оформлення видаткової накладної є елементом правової безпеки бізнесу. Системний підхід до документального супроводу операцій, перевірка реквізитів, підтвердження повноважень підписантів і своєчасне усунення помилок дозволяють мінімізувати податкові ризики, запобігти конфліктам із контрагентами та забезпечити належний захист інтересів підприємства.
