В який період проводити інвентаризацію каси
У період двох місяців до закінчення року (п. 7, 10 розд. І Положення №879).
Тож у 2024 році інвентаризацію каси потрібно провести в період з листопада по грудень 2024 р.
Особливості інвентаризації каси
Згідно з п. 6.1 розд. ІІІ Положення №879 інвентаризація каси проводиться відповідно до Положення №148.
Процедуру інвентаризації каси наведено в п. 46 Положення №148. Розглянемо її покроково.
Крок перший. Прибуття до каси
Призначена керівником підприємства інвентаризаційна комісія прибуває до каси.
Отже, до початку інвентаризації вже має бути складено наказ по підприємству із розпорядженням провести інвентаризацію. Має бути визначено, хто саме її проводить (склад інвентаризаційної комісії) і в які строки. А інвентаризаційна комісія повинна подбати про підготовку усієї документації, яка буде потрібна для проведення інвентаризації, зокрема про початок складання інвентаризаційного акта. Не забуваймо, що акт складають, як мінімум, у двох примірниках!
Застосовується форма акта, наведеного в додатку 7 до Положення №148 (див. зразок).
Зверніть увагу: у Положенні №148 немає чіткої інструкції щодо складання цього акта, тому кожен складає його на свій розсуд, керуючись фактичними даними. Зокрема, у розділі про встановлений обсяг коштів (рядок 4) можна зазначити виявлену суму без подробиць, просто загальною сумою. А можна (як це зробили ми) зробити покупюрний опис. Якщо готівка на підприємстві зберігається не лише в одному місці, наприклад у сейфі каси й у скриньках РРО, то ці кілька вільних рядків допоможуть відобразити пораховану готівку окремо, із зазначенням місця підрахунку.
Крок другий. Розписка касира
Матеріально відповідальній особі (касиру) пред’являють акт інвентаризації. У цьому акті на початку є реквізит «Розписка», де касир засвідчує власним підписом те, що він здав до бухгалтерії всі прибуткові та видаткові документи на кошти, а також про оприбуткування всіх коштів, які надійшли, і списання коштів, які вибули.
Крок третій. Перевірка наявних коштів та грошових документів
Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо.
Результати підрахунку записують до п. 4 акта. А показники за даними обліку записують у п. 6 акта.
Під час перевірки:
- залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку;
- у разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в п. 7 акта зазначається сума нестачі або надлишку і в п. 10 акта записуються з'ясовані обставини їх виникнення. А в п. 11 акта під поясненням причин надлишку чи нестачі наводиться підпис касира.
Крок четвертий. Підписання акта
Повністю заповнений згідно з наведеними вище рекомендаціями акт підписується всіма членами комісії (під п. 7 акта) та матеріально відповідальною особою (п. 8 і 9 акта).
Крок п’ятий. Рішення керівника підприємства
Після проведення підрахунку акт з результатами передається керівнику.
У п. 12 акта записується рішення керівника підприємства за наслідками інвентаризації – як врегулювати нестачі, надлишки, якщо вони є, тощо.
Крок шостий. Передача акта до бухгалтерії
Далі один примірник акта передається до бухгалтерії, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи.
Як підраховуємо те, що є в касі
Дивимося п. 6 Положення №879 і п. 46 Положення №148.
Готівка
Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, уважається надлишком готівки в касі. Відповідно, якщо готівки менше, ніж зазначено в касових документах, це вважається недостачею.
У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).
Відомості про готівку в іноземній валюті вносяться до акта інвентаризації із зазначенням назви і суми іноземної валюти, курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України.
Кошти, що перебувають у дорозі
Йдеться про суми, які вже видані з каси, але ще не надійшли до пункту призначення. Найчастіше це кошти, які були здані в банк, проте у виписці банку ще не відображені.
Звіряються суми, що зазначені в касових документах, з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку.
Грошові документи, бланки документів суворої звітності
Крім готівки, в касі можуть зберігатися документи, за якими можуть бути отримані кошти або інші матеріальні цінності – чеки, векселі, облігації, талони на пальне тощо. Так само в касі можуть зберігатися і бланки суворої звітності.
До акта інвентаризації вносяться дані про назву, номер, серію і номінальну вартість кожного документа.
Якщо в касі зберігаються цінні папери, то при інвентаризації встановлюють:
- наявність цінних паперів;
- правильність їх оформлення, реальність вартості відображених у балансі підприємства цінних паперів;
- повноту і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.
Інвентаризацію цінних паперів проводять за окремими емітентами із зазначенням в акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної і балансової вартості, строків їх погашення.
В акті інвентаризації вказують: назву фінансової інвестиції (акції, облігації тощо), назву цінних паперів, якими оформлені фінансові інвестиції, дату і термін вкладу, номер і серію цінних паперів, суму, вид вкладу.
Що ще слід зробити?
У разі автоматизованого обліку касової книги підприємство зобов’язане проводити перевірку правильності роботи програмних засобів.
Але нормативними документами не встановлено процедуру такої перевірки. Тому кожне підприємство визначає особливості такої перевірки самостійно.
На наш погляд, ось що можна врахувати під час перевірки:
- Контроль точності введення даних. Перевірка відповідності даних, введених у програмне забезпечення, з первинними документами. Це можуть бути звірки з чеками, квитанціями або іншими підтвердними документами.
- Відповідність встановленим правилам. Підтвердження того, що програма враховує всі актуальні зміни у встановлених законом або підприємством правилах.
- Логічна перевірка. Впевніться, що всі розрахунки у програмі є коректними. Наприклад, сума операцій з початку дня збігається з фактичним залишком готівки в касі.
- Тестування функціональних можливостей програми. Перевірте, чи правильно працюють усі функції програмного забезпечення: відкриття/закриття касових змін, введення та зняття готівки, формування звітів.
- Фіксація усіх (!) операцій, навіть помилкових або контрольних. Програмне забезпечення повинно фіксувати всі операції та збереження історії внесених змін, що дозволяє відстежити можливі помилки або збої.
- Регулярне оновлення програмного забезпечення. Важливо забезпечити, що програмні засоби завжди були оновлені відповідно до останніх вимог.
Для підтвердження такої перевірки можна скласти внутрішній акт перевірки, який фіксуватиме проведені дії, результати перевірки та відповідальних осіб.
Бухгалтерський облік надлишку, нестачі
Надлишок цінностей оприбутковується із визнанням іншого доходу:
- Дт 30, 33 Кт 719.
Нестачу списують на інші операційні витрати:
- Дт 947 Кт 30, 33 тощо.
Якщо винну особа не встановлено, то суму нестачі відображають на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».
У разі встановлення винної особи суму нестачі списують з позабалансового субрахунку 072. Водночас таку суму відображають проведеннями:
- Дт 375 Кт 716 – відображена заборгованість винної особи з відшкодування шкоди;
- Дт 301, 311 Кт 375 – відшкодована шкода коштами в касу чи на банківський рахунок.
Оподаткування надлишку, нестачі
Податок на прибуток
Податкові різниці для надлишку чи нестачі коштів ПКУ не встановлює.
Податок на додану вартість
Надлишок чи нестача коштів не є операціями постачання. Тому ПДВ не нараховується.
Щодо нестачі інших матеріальних цінностей у податківців подвійне ставлення. В одних роз’ясненнях вони наполягають на нарахуванні ПЗ за п. 198.5 ПКУ (за невикористання у господарській діяльності), в інших – на нарахуванні ПЗ, оскільки дорівнюють крадіжку майна до його постачання.
Втім, якщо йдеться про цінні папери, то їх постачання не є об’єктом оподаткування ПДВ (пп. 196.1.1 ПКУ), а отже, не спричинить і ПЗ з ПДВ за п. 198.5 ПКУ (при їх придбанні не було ПК, який потрібно відкоригувати).
Щодо бланків суворої звітності, якщо вони були придбані з ПДВ і зіпсовані або зникли, радимо нарахувати ПЗ за п. 198.5 ПКУ. Адже, справді, їх не буде використано у господарській діяльності.
Єдиний податок групи 3
Надлишок коштів податкова служба під час перевірки може вважати доходом юрособи – платника ЄП групи 3, який слід оподаткувати ЄП.
Хоча в ПКУ немає норми, за якою надлишки включають до оподатковуваного доходу «єдинника», податківці дорівнюють такі надлишки до безоплатно отриманих матеріальних цінностей.
Нестачі коштів на оподаткування ЄП не впливають.
