- Що таке прибутковий касовий ордер і коли його оформлюють
- Яким нормативним документом затверджена форма ПКО?
- У якій формі складати ПКО: паперовій чи електронній?
- Як скласти ПКО: таблиці з порадами щодо заповнення
- Зразок заповнення Прибуткового касового ордеру
- Для чого потрібна і як заповнюєтся квитанція до ПКО?
- Які особливості підписів та печатки на квитанції?
- Що відбувається з квитанцією після заповнення?
- Коли квитанцію ПКО не відривають?
- Де почитати більше про оформлення касових документів
Що таке прибутковий касовий ордер і коли його оформлюють
Коли потрібно складати прибутковий касовий ордер?
Відповідь проста: ПКО оформлюють щоразу, коли ви приймаєте готівку до каси. Ця вимога є обов'язковою для всіх підприємств, незалежно від їхньої організаційно-правової форми чи системи оподаткування, якщо вони проводять розрахунки готівкою.
Яким нормативним документом затверджена форма ПКО?
Форма прибуткового касового ордера не довільна, а чітко регламентована. Типова форма №КО-1 наведена в додатку 2 до головного документа, що регулює готівкові розрахунки – це Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Воно затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (далі – Положення №148). Саме на його вимоги ми і будемо спиратися далі.
У якій формі складати ПКО: паперовій чи електронній?
Касові документи, включно з ПКО, можуть бути як паперовими, так і електронними. Це прямо передбачено пунктом 23 розділу III Положення №148.
Однак, обираючи електронний формат, потрібно дотриматися кількох важливих умов. Для того щоб електронний ПКО мав таку ж юридичну силу, як і паперовий, його мають підписати відповідальні особи. Положення №148 чітко визначає, які саме електронні підписи потрібно використовувати:
- Працівник підприємства (наприклад, головний бухгалтер або касир) для підписання електронного касового документа зобов’язаний використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП).
- Фізична особа – підприємець (ФОП) має право використовувати кваліфікований або удосконалений електронний підпис.
Як скласти ПКО: таблиці з порадами щодо заповнення
Нижче в таблицях покажемо заповнення верхньої частини ПКО (таблиця 1), табличної частини (таблиця 2) та нижньої частини (таблиця 3). Нижче наведено також зразок заповнення ПКО.
Таблиця 1. Заповнення верхньої частини ПКО
| Назва реквізиту | Особливості заповнення |
| Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України | Вказуємо код ЄДРПОУ* підприємства. Ця вимога випливає з п. 2 ч. 2 ст. 9 Закону України №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» |
| Найменування підприємства/установи/організації | Зазначається повне або скорочене найменування* підприємства, яке відповідає реєстраційним документам |
| Прибутковий касовий ордер № | Номер ПКО має відповідати його реєстраційному номеру в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма №КО-3 або додаток 4 до Положення №148). Існує кілька підходів до нумерації, і ви можете обрати найзручніший для вас: – Наскрізна нумерація протягом усього календарного року. Навіть якщо протягом року у вас закінчилася одна касова книга і ви почали нову, наскрізну нумерацію ордерів слід продовжувати. – Нумерація, що починається з одиниці кожного нового місяця. – Нумерація через дріб. Головне правило – уникати повторів номерів прибуткових та видаткових ордерів. До передавання в касу кожен ПКО реєструється бухгалтером у згаданому Журналі, який ведеться окремо для прибуткових операцій |
| від "___" ____________ 20__ року | Зазначається дата складання ПКО, яка має збігатися з датою його реєстрації в Журналі |
| * Практична порада: Законодавство не забороняє використовувати штамп (зокрема набірний), який містить одразу два реквізити: і найменування підприємства, і його код ЄДРПОУ. Це може значно прискорити вашу роботу. | |
| Дуже важливо! Існує залізне правило, встановлене п. 32 Положення №148: приймати готівку за прибутковим касовим ордером можна тільки в день його складання. Не можна оформити ПКО сьогодні, а отримати за ним гроші завтра. Дата в ордері має чітко відповідати дню фактичного надходження готівки до каси. Також пам'ятайте, що виправлення в ПКО суворо заборонені! | |
Таблиця 2. Заповнення табличної частини ПКО
| Назва реквізиту | Особливості заповнення |
| (1) №з/п | ПКО оформлюється на кожну окрему операцію з приймання готівки, тому в цій графі завжди слід ставити «1». Такий підхід підтверджується листами НБУ від 12.06.2018 №50-0007/32326 та від 14.06.2018 №50-0007/32822 |
| (2) Кореспондуючий рахунок, субрахунок | У цій графі вказується номер рахунку (субрахунку), що кореспондує за кредитом із дебетом рахунку 30 «Готівка». Простіше кажучи, тут ми показуємо, звідки надійшли гроші. Приклади кореспондуючих рахунків залежно від операції:
|
| (3) Код аналітичного рахунку | Ця графа заповнюється лише в тому випадку, якщо ваше підприємство веде аналітичний облік за кореспондуючими субрахунками або використовує внутрішню систему кодування. У більшості випадків це поле залишають порожнім |
| (4) Сума цифрами | Тут вказуємо фактично отриману суму готівки цифрами, у гривнях з копійками.
|
| (5) Код цільового призначення | Ця графа, як і графа «Код аналітичного рахунку», заповнюється лише за потреби. Наприклад, якщо на підприємстві запроваджено внутрішню систему кодування цільового призначення коштів. Якщо такої системи немає, поле залишається незаповненим |
| (6) Примітки | Це поле заповнюється за необхідності, якщо потрібно вказати якусь додаткову інформацію до операції. Якщо приміток немає, графу залишають порожньою |
Таблиця 3. Заповнення нижньої частини ПКО
| Назва реквізиту | Особливості заповнення |
| Прийнято від | У цьому реквізиті необхідно вказати інформацію про особу або організацію, від якої надходять кошти. Варіанти заповнення залежно від ситуації:
Дуже важливо! Цей реквізит НЕ заповнюється, якщо ПКО оформлюється на загальну суму проведених касових операцій. Класичний приклад – отримання готівки з банку за одним чеком та її оприбуткування в касі. Це прямо передбачено п. 32 Положення №148 |
| Підстава | Тут зазначається причина надходження готівки до каси, тобто джерело її походження. Підстава для оприбуткування залежить від суті господарської операції та кореспондуючого рахунку, зазначеного в табличній частині. Приклади заповнення:
|
| Сума (словами), грн, коп. | У цьому полі отримана сума готівки записується прописом, без помилок та виправлень. Формат заповнення такий:
|
| Додатки: | Тут перелічуються документи, що є підставою для складання ПКО та додаються до нього. Це можуть бути:
|
| Головний бухгалтер (підпис, прізвище, ініціали) | ПКО підписує головний бухгалтер або інша особа, уповноважена на це керівником підприємства. Підпис ставиться власноруч, використання факсиміле заборонено. Поряд із підписом зазначаються прізвище та ініціали відповідальної особи |
| Одержав касир (підпис, прізвище, ініціали) | Після фактичного отримання готівки ордер підписує касир або особа, яка виконує його функції. Поряд із підписом також вказуються прізвище та ініціали.
|
Зразок заповнення Прибуткового касового ордеру
Для чого потрібна і як заповнюєтся квитанція до ПКО?
Квитанція – це відривна частина прибуткового касового ордера, яка слугує документальним підтвердженням факту приймання готівки підприємством. Після завершення операції її відривають по лінії відрізу та видають особі, яка внесла кошти до каси.
Заповнення квитанції здійснює бухгалтер або інша відповідальна особа. Більшість її реквізитів дублюють інформацію з основної частини ПКО.
Реквізити, що дублюються з основної частини ПКО:
- Найменування підприємства/установи/організації.
- Номер та дата складання.
- «Прийнято від».
- «Підстава».
- «Сума (словами)».
Які особливості підписів та печатки на квитанції?
Це ключовий блок, що засвідчує легітимність документа. На відміну від основної частини ПКО, тут є свої нюанси.
- «Головний бухгалтер» (підпис, прізвище, ініціали): Квитанцію власноруч підписує головний бухгалтер або інша особа, уповноважена на це керівником підприємства.
- «Касир» (підпис, прізвище, ініціали): На квитанції, згідно з типовою формою №КО-1, також ставить свій підпис касир або особа, що виконує його функції, засвідчуючи факт отримання грошей.
- «М. П.» (Місце печатки): Печатка ставиться лише на квитанції до прибуткового ордера, а не на його основній частині. Використання печатки не є обов'язковим (вона застосовується за наявності на підприємстві).
Що відбувається з квитанцією після заповнення?
Після того як готівка прийнята касиром, а всі реквізити заповнені та підписані відповідальними особами, касир:
- Відриває квитанцію по спеціальній лінії відрізу.
- Видає її особі, яка внесла готівку.
Таким чином, квитанція залишається у платника як офіційне підтвердження того, що підприємство отримало від нього відповідну суму грошей. Основна частина ПКО разом з доданими документами залишається в бухгалтерії підприємства для обліку та зберігання.
Коли квитанцію ПКО не відривають?
Квитанцію не відривають і не видають, коли прибутковий касовий ордер оформлюють на загальну суму проведених касових операцій. Найпоширеніший приклад такої операції – отримання готівки з банку за чеком та її оприбуткування в касі підприємства.
Особливість заповнення ПКО в такому випадку полягає в тому, що реквізит «Прийнято від» не заповнюється ні в основній частині ордера, ні у квитанції. Це пов’язано з тим, що операція є внутрішньою – підприємство отримує власні кошти зі свого ж рахунку в банку, тому немає зовнішньої особи-платника, якій потрібно було б видати документ-підтвердження.
Оскільки квитанція призначена для видачі особі, що внесла кошти, а в цій ситуації такої особи немає, то:
- Реквізит «Прийнято від» залишається порожнім.
- Квитанцію нікому не видають і, відповідно, не відривають від основної частини ПКО. Вона залишається разом з ордером як частина єдиного документа для внутрішнього обліку підприємства.
Де почитати більше про оформлення касових документів
- Бланк Прибуткового касового ордера (далі – ПКО), зразки його заповнення, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму ПКО (типова форма №КО-1) наведено у додатку 2 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
- Ще більше бланків звітності, зразків заповнення, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 1000 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до повного тексту цієї статті без реклами можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
