Нові примірні форми Мін'юсту для організації діяльності підприємства: як їх застосовувати у 2026 році

1. Чому Мінюст затвердив нові примірні форми документів?
2. Що робити з документами, складеними за старими формами?
3. Коментарів та практики від Мінюсту, держреєстраторів та судів поки що немає
4. Як застосовувати нові форми: огляд за групами
5. Що робити із кадровими наказами?
6. Висновки: що варто зробити зараз?

09 липня 2026 року Мін'юст видав Наказ №1860/5 «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи». Наказ одразу впорядкував 42 форми – від статуту та штатного розпису до автобіографії працівника і службового листа. Для компанії це практично готовий конструктор внутрішньої документації. Ми його докладно розглянули в статті «42 нові форми кадрових та інших документів з 09 липня 2026 р.: для кого вони обов'язкові та як застосовувати».

Тож перше, що хочеться зробити, – просто взяти і почати заповнювати ці нові форми. Але перед цим варто розібратися:

• чи обов'язково переходити на нові зразки?
• що робити зі старими формами?
• і чи вже склалася якась практика застосування станом на вересень.

Чому Мінюст затвердив нові примірні форми документів?

Наказ №1860/5 був виданий на підставі Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (постанова КМУ від 17.01.2018 №55), Положення про Державну архівну службу України (постанова КМУ від 21.10.2015 №870) та Положення про Міністерство юстиції України (постанова КМУ від 02.07.2014 №228).

Тобто, нормативна база для створення цих примірних форм вже була готова, залишалося лише показати практичні приклади застосування на підприємствах, в установах і організаціях. І Мінюст це зробив – «з метою упорядкування процесів створення, оформлення, ведення та зберігання організаційно-розпорядчих документів». Отже, Наказ №1860/5 не вводить нові норми діловодства, а є рекомендаціями для бізнесу, створеними за логікою вже наявних правил документообігу.

Загалом, Наказом №1860/5 затверджено 42 примірні форми. До кожної з яких додано описи (правила) складання: від найперших, які видаються при лише створенні підприємства – статуту, положення про юридичну особу, структури і штатного розпису, до документів, які видаються (складаються) вже в результаті діяльності – наказів, протоколів, актів, довідок, автобіографії, характеристики і графіка відпусток.

Вам знадобиться!

Усі 42 примірні форми ви можете знайти на нашому сайті за посиланням. Там же (із спеціальною позначкою) поступово з'являтимуться і заповнені зразки цих форм.

В цій статті ми розглянемо деякі форми із створених Мін'юстом, що стосуються організації діяльності підприємства: оформлення зборів і нарад, документів на етапі створення компанії, поточної господарської діяльності та роботи комісій, які на нашу думку, найбільш потрібні у поточній роботі підприємства та не мають окремих уніфікованих форм для заповнення.

Осторонь свідомо лишаємо дві форми з цього переліку – статут і положення про юридичну особу. Обидва документи безпосередньо пов'язані з державною реєстрацією, носять індивідуальний характер та розробляються під конкретні потреби тої чи іншої юрособи/установи/організації.

Що робити з документами, складеними за старими формами?

Головне питання, яке хвилює кадровиків, бухгалтерів і керівників: чи треба терміново переробляти власні документи під нові примірні форми?

Відповідь: ні!

Про це прямо пише Олена Загорецька– практикуючий фахівець з діловодства і одна з авторів нових форм: затверджено саме примірні, а не типові чи обов'язкові форми, і відповідальності за їх незастосування законодавством не передбачено.

Підприємство може продовжувати користуватися власними шаблонами наказів, протоколів чи положень, якщо вони відповідають вимогам законодавства й містять усі обов'язкові реквізити – переробляти їх не потрібно. Орієнтир для реквізитів і структури документів той самий, що й раніше, – національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації».

Водночас фахівці звертають увагу, що хоча самі форми рекомендаційні, вони фактично задають єдиний орієнтир, на який може зважати перевіряючий – інспектор Держпраці, податківець, архівна установа.

Зверніть увагу!

Практичний сенс для підприємства не в терміновій заміні всієї документації, а в звірці:

• чи всі обов'язкові реквізити і чи розташовані вони саме там, де потрібно, у власних наказах і протоколах,
• чи не розходиться внутрішня структура документів із тим, що тепер вважається стандартом.

Оновити шаблони мають ті компанії, у яких форми документів, якими вони користувалися, не відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020. В кого форми відповідають цим вимогам, навіть, якщо вони відрізняються від примірних форм (наприклад, додана якась власна, потрібна підприємству інформація) – оновлювати шаблони і прибирати «зайве» не зобов’язані.

Тобто, на даний час йдеться більш про зручність та уніфікацію створення документів, ніж про обов’язковість оновлення форм, які використовуються на підприємстві.

Коментарів та практики від Мінюсту, держреєстраторів та судів поки що немає

Станом на початок 2026 року (через два місяця після видання наказу) окремих офіційних роз'яснень щодо застосування нових форм від самого Мін'юсту не публікувалося: відомство обмежилося текстом Наказу №1860/5 з додатками, без методичних листів чи рекомендацій щодо практичного застосування. Втім, як ми вже сказали, рекомендації (описи) щодо структури самого документа додані до кожної примірної форми на окремому аркуші.

Судова практика також ще не встигла сформуватися. Однак, звісно, що судді вже знають про нові примірні форми. Втім, поки що це зводиться тільки до інформування про них користувачів. Наприклад, наявна інформаційна публікація на сайті одного з апеляційних судів, яка просто переказує зміст наказу для відвідувачів сайту, без власного тлумачення чи позиції щодо застосування форм у судових процесах.

Держреєстратори поки що не оприлюднювали жодних роз'яснень щодо цих форм.

Тому можна констатувати: за два місяці практики, на яку варто було б звернути увагу, поки що немає. Це нормально для щойно затвердженого документа; перші роз'яснення й усталені підходи, найімовірніше, з'являться пізніше – за результатами перевірок або спорів.

Як застосовувати нові форми: огляд за групами

З 42 форм для щоденної роботи підприємства найбільш прикладні ті, що стосуються організації його діяльності, – оформлення зборів і нарад, документів на старті компанії та поточної господарської роботи. Розберемо їх за групами: що це за документ, коли він знадобиться і на що звернути увагу під час заповнення.

Група 1. Оформлення зборів

У щоденній роботі юридичної особи постійно щось обговорюють і вирішують колегіально: рада директорів, комісія з охорони праці, оперативка в керівника, загальні збори трудового колективу. Мін'юст запропонував окремі форми протоколів під кожен із цих форматів – і це зручно, бо не кожна нарада потребує розлогого протоколу:

• Протокол засідання структурного підрозділу – для фіксації обговорень і рішень на рівні одного відділу, управління чи департаменту; підійде і відокремленим підрозділам (філіям, представництвам), внесеним до ЄДР.
• Протокол засідання колегіального органу – найбільш універсальний за призначенням: підходить для засідань рад, дирекцій, тендерних і конкурсних комісій, зборів громадських організацій.
• Протокол засідання комісії – спеціально під тимчасові й постійні комісії: атестаційні, дисциплінарні, з охорони праці, з розслідування нещасних випадків, експертні комісії з архівної роботи, комісії з державних закупівель.
• Протокол загальних зборів трудового колективу – для рішень, які приймає колектив у повному складі; має значення не лише як внутрішній документ, а і як доказ у трудовому спорі.
• Протокол оперативної наради в керівника юридичної особи – під щоденні робочі наради керівника з керівниками підрозділів; зручний як інструмент контролю за виконанням доручень, а не лише як формальність.
• Витяг з протоколу – не самостійний вид зборів, а спосіб оформити одне конкретне рішення без розкриття всього протоколу; має ту саму юридичну силу, що й повний протокол. Практично корисний, коли рішення потрібно показати банку, контрагенту чи іншій третій стороні, а розголошувати весь хід обговорення зайве.

Порада:

Перед тим як застосовувати примірну форму протоколу, визначте рівень органу, що приймає рішення – підрозділ, колегіальний орган, комісія чи трудовий колектив загалом. Це й підкаже, яку саме форму протоколу використати.

Група 2. Створення підприємства

Ці три форми знадобляться радше на етапі, коли компанія не тільки вибудовує, а і переглядає власну організаційну модель. Тобто, не обов'язково в перший день існування, а й під час реорганізації чи масштабування:

• Структура юридичної особи і штатна чисельність – показує загальну архітектуру компанії: скільки людей на кожному управлінському рівні, як розподілені функції. Це не те саме, що штатний розпис: тут немає конкретних посад, окладів і кваліфікаційних вимог – лише загальна картина для управлінських і бюджетних рішень. Зручно використовувати саме на етапі планування, до складання детального штатного розпису. Як показує практика останніх років, структура юрособи та штатна чисельність вже затверджується під час створення ТОВ чи під час зміни складу учасників (у статуті або окремому документі, який затверджується учасниками/засновниками).
• Положення про структурний підрозділ – локальний акт, що закріплює статус, завдання, функції, права й зону відповідальності конкретного відділу чи служби. Найбільше знадобиться під час створення нового підрозділу або розмежування повноважень між існуючими – чітке положення зменшує ризик спорів «хто за що відповідає», зокрема в разі трудових конфліктів.
• Колективний договір – шаблон для узгодження умов праці, оплати й соціальних гарантій між роботодавцем і найманими працівниками. Це питання й надалі регулює КЗпП (Трудовий кодекс поки залишається законопроєктом). Помітна деталь нового зразка – оновлена структура з окремими розділами «Рівність і недискримінація. Інклюзивність» та заходами щодо запобігання й протидії мобінгу.
• Примірна форма штатного розпису – на відміну від форми «структура і штатна чисельність», це вже деталізований документ: перелік посад по кожному підрозділу, код Єдиним реєстром кваліфікацій – Класифікатором професій, кількість штатних одиниць, посадовий оклад і місячний фонд зарплати. Готується вже після того, як затверджено загальну структуру компанії, і візується керівником фінансової служби.
• Примірна форма посадової інструкції – закріплює за конкретною посадою завдання та обов'язки, права, відповідальність, кваліфікаційні вимоги і взаємовідносини з іншими посадами. Разом зі структурою, штатним розписом і положенням про підрозділ утворює логічний ланцюжок «підприємство → підрозділ → посада» – саме тому має сенс розглядати ці документи в комплексі.
• Примірна форма робочої інструкції – по суті аналог посадової інструкції, але для робітничих професій: розділи спрощені (завдання й обов'язки, права, відповідальність, кваліфікаційні вимоги, без «загальних положень» і «взаємовідносин») і погоджується профспілковим комітетом чи іншим уповноваженим органом трудового колективу.

Група 3. Ведення господарської діяльності

Три форми напряму пов'язані з поточною діяльністю компанії – і саме тут найважливіше не переплутати, який наказ до якої категорії належить, а саме примірні форми таких документів як

• Наказ (розпорядження) з основної діяльності – базова модель для управлінських і профільних рішень керівника: планів, програм, організаційних змін, що стосуються основної діяльності компанії.
• Наказ (розпорядження) з адміністративно-господарських питань – для допоміжних, не профільних питань: закупівля канцелярії, меблів, техніки, встановлення лімітів на паливо, призначення відповідальних за охорону праці, забезпечення спецодягом. Головне – не змішувати цю форму з наказом з основної діяльності чи з кадровим наказом: тут ідеться виключно про господарське забезпечення, з чіткими строками виконання.
• Спільний наказ (розпорядження) двох юридичних осіб одного рівня – рідкісніший, але корисний формат для групи компаній і партнерств: спільні програми, бізнес-плани, регламенти обміну інформацією, спільні комісії, конференції чи маркетингові кампанії двох незалежних компаній одного рівня.
• Витяг з наказу (розпорядження) – пряма аналогія витягу з протоколу, тільки для наказів: дає змогу показати контрагенту, банку чи іншій третій стороні лише потрібний пункт розпорядчої частини, не розкриваючи наказ повністю. Засвідчується написом «Згідно з оригіналом» і, за наявності, печаткою.
• Службовий лист – базова форма ділового листування підприємства із зовнішніми адресатами: контрагентами, партнерами, державними органами. Реквізит «Адресат» оформлюють за Правилами надання послуг поштового зв'язку (постанова КМУ від 05.03.2009 №270); окремо обумовлено, що гарантійний лист підписують керівник і головний бухгалтер разом.

Акт комісії

• Акт, складений комісією – універсальна форма, яку можна адаптувати під конкретну ситуацію: списання основних засобів і матеріалів, фіксацію пошкодження майна, кадрові процедури, ревізії, інвентаризації. Структура документа змінна – розділи можна додавати чи прибирати, – але незмінними мають лишатися обов'язкові реквізити: склад комісії, підстава для її створення, дата, висновки і підписи всіх членів. Саме на це варто звернути особливу увагу, адаптуючи форму «під себе»: гнучкість не повинна коштувати втрати доказової сили документа.

Що робити із кадровими наказами?

Поза межами цього огляду залишились суто кадрові накази – про прийняття на роботу, звільнення, відпустку, догану, переведення.

Тут варто знати один нюанс: для наказів про прийняття на роботу, надання відпустки і звільнення досі формально чинні старі форми, затверджені Держкомстату №П-1, П-3 і П-4 (наказ від 05.12.2008 №489). Втім, вони теж мають рекомендаційний характер.

Важливо!

Роботодавці зараз обирають між трьома варіантами кадрових наказів – власний шаблон, старий бланк Держкомстату або новий примірний – один із зразків Мін'юсту.

Але нові примірні форми враховують те, чого не було в 2008 році, – дистанційну й надомну роботу, електронний документообіг, детальніший перелік соціальних відпусток, обов'язкове посилання на конкретний пункт статті КЗпП при звільненні чи на документ-підставу при оголошенні догани.

Тож, якщо шаблони кадрових наказів не переглядались останні десять, а може й двадцять років, варто звірити їх із новими примірними формами.

Є й ще форми, які будуть корисними у роботі керівника та кадровика:

• Примірна форма інструкції з діловодства – внутрішній «регламент» самого документообігу підприємства: як створюються, реєструються, узгоджуються, зберігаються і передаються в архів документи. Це вже не форма для заповнення, а радше зразок положення, під яке варто підлаштувати власну інструкцію, якщо вона взагалі відсутня або давно не переглядалася.
• Примірна форма графіка відпусток – щорічний плановий документ кадрової служби: прізвище, посада, вид відпустки, кількість днів і запланований період. Погоджується з профспілкою чи представником трудового колективу і затверджується до кінця поточного року на наступний – тому це радше форма для щорічного планування, ніж для одноразового застосування.
• Примірна форма довідки службового характеру – довідка «про роботу» для внутрішніх чи зовнішніх потреб: підтвердження виконаної роботи, результатів перевірки, впровадження нової техніки чи технологій тощо. Ділиться на зовнішню (на бланку компанії, адресовану третій стороні) і внутрішню (для потреб самого підприємства).

Висновки: що варто зробити зараз?

Форми Мін'юсту №1860/5 варто сприймати як свіжі готові рекомендовані форми документів, а не як затверджені форми, які мають застосовуватись обов'язково.

Ось практичний план дій для кадровика, бухгалтера чи керівника:

1. Не переробляти всю внутрішню документацію одномоментно – обов'язку немає, і санкцій за незастосування форм законодавство не передбачає.
2. Звірити наявні шаблони наказів, протоколів і положень із новими зразками – на предмет повноти реквізитів, а не заради формальної відповідності.
3. Там, де власного шаблону взагалі немає (наприклад, положення про структурний підрозділ чи протокол оперативної наради), – скористатися новою примірною формою як основою.
4. Пам'ятати, що офіційних роз'яснень щодо застосування форм поки немає, тож у спірних питаннях орієнтуватися на чинне законодавство – КЗпП, Закон України «Про колективні договори і угоди», ДСТУ 4163:2020, – а не лише на текст додатків до наказу.