Держслужба з питань захисту персональних даних у листі від 13.09.2013 р. №10/2380-13 нагадала, що знищувати персональні дані можна після:
- закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних або законом;
- припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником, якщо інше не передбачено законом;
- набрання законної сили рішенням суду щодо вилучення даних про фізичну особу з бази персональних даних.
Згідно з Переліком, затвердженим наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5, строк зберігання документів з кадрових питань становить 75 років. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається, якщо така потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Зазначене, на думку Держслужби, свідчить, що знищення персональних даних здійснюється не лише у разі припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником персональних даних, але й після закінчення строку зберігання персональних даних. Тобто необхідно враховувати, що законом у відповідній сфері діяльності також може бути визначений строк зберігання персональних даних.