У підкатегорії 135.01 ресурсу "ЗІР" податківці зазначили: документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, повинні зберігатися 3 роки (2555 днів для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням).
Після закінчення строків зберігання документів суб’єкт господарювання, в установленому законодавством порядку передає їх до архіву.
Водночас, якщо зазначені вище документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, то такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності.
*****
Від редакції
Крім ПКУ, який встановлює строки зберігання документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю, в Україні існує низка нормативних актів, які регулюють питання зберігання, знищення і передачі таких документів до Національного архівного фонду.
Так, відповідно до ст. 32 Закону №3814, підприємства, установи й організації, що грунтуються на приватній формі власності, об'єднання громадян та релігійні організації зобов'язані забезпечити збереження документів, що накопичилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи їхньої цінності у порядку, встановленому цим Законом.
Відповідно до Порядку №1004, експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи.
Основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання та для знищення типових документів, є Перелік №578/5. Цей документ встановлює строки зберігання документів, залежно від їх типу.
Формально знищувати документи без проведення експертизи та отримання відповідного висновку платник податків не має права. Але на практиці за недотримання термінів зберігання бухгалтерських документів передбачено лише адмінвідповідальність: від 136 до 255 грн.
Як випливає з аналізу наведених норм чинного законодавства, строк зберігання документів має бути не менший ніж 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності (як це передбачено ПКУ). Після закінчення цих строків підприємство не нестиме передбаченої ПКУ відповідальності за незабезпечення збереження документів і, з огляду на закінчення строків давності, йому не може бути визначено податкове зобов'язання контролюючим органом.
Знищувати документи без проведення експертизи та отримання відповідного висновку платник податків не має права. При цьому часто поруч зі строками зберігання документів у Переліку №578/5 наводиться зауваження «за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення». Тому, як зазначається у листі Державної архівної служби України від 03.07.2013 р. №01.2/2629, знищення неревізірованних (неперевірених) фінансових та бухгалтерських документів не допускається.
Але на практиці, за недотримання термінів зберігання бухгалтерських документів ст. 164-2 КУпАП передбачено лише адмінвідповідальність (від 136 грн до 255 грн). І наразі ці штрафи можуть застосовувати лише органи держфінконтролю (ст. 234-1 КУпАП). Про це ми писали тут.
Отже, якщо порядок зберігання та знищення документів, встановлений Мін'юстом, порушується, але податкова перевірка періоду, у якому вони використовувалися, пройшла або минули строки зберігання документів, встановлені ПКУ, податківці покарати винного платника податку не зможуть.
Так само не зможуть податківці і донарахувати податкове зобов’язання в разі, якщо за певним звітним періодом (в тому числі за платником податку, якого вони не перевіряли) минули строки давності, встановлені ст. 102 ПКУ:
пізніше закінчення 1095 дня (або 2555 дня у разі проведення перевірки контрольованої операції), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання.
Адже, як наголошує п. 102.1 ПКУ, якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов'язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов'язання (в тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.
