Мінфін наказом від 28.12.2022 №467 (зареєстрований у Мін'юсті 22.02.2023 за №323/39379) затвердив зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Його привели у відповідність до Закону №2435-ІХ з метою уточнення переліку обов’язкових та додаткових реквізитів первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, а також виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухгалтерського обліку.
У Положенні тепер прописано терміни:
- первинні документи - це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції;
- регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) - це носії інформації, складені у паперовій або в електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) можуть бути у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо.
Інші терміни у цьому Положенні використовуються у значеннях, визначених Законом про бухоблік, НП(С)БО, НП(С)БО в державному секторі та МСФЗ.
Також уточнено, що первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане власним коштом виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами.
Копії первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їхніх повноважень, передбачених законами. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством.
Вилучення оригіналів таких документів та регістрів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.
Записи у первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку, створених у паперовій формі, повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок. А записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
Крім того, у новій редакції викладено Главу 4 Положення щодо виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухгалтерського обліку. Зокрема, зазначено, що виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, способом сторно передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасне зазначення правильної суми.
У первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.
Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку в тому звітному періоді, у якому виявлено помилки.
Цей наказ набере чинності з дня його офіційного опублікування. 9 березня Наказ №467 було опубліковано в "Офіційному віснику". Відповідно ці зміни почали діяти з цієї дати.
***
Читайте також: Зміни у складанні первинних документів та фінзвітності: новації 2023 року