Особи, які мають статус податкових агентів, зобов’язані своєчасно нараховувати, утримувати та сплачувати (перераховувати) до бюджету податок з доходу, що виплачується платнику податку та підлягає оподаткуванню до або під час такої виплати.
Податкові агенти повинні подавати податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку. Такий розрахунок подається до органу Міндоходів за місцем розташування податкового агента у строки, встановлені для податкового кварталу (пп. «б» п.176.2 ст.176 Податкового кодексу України).
Податковий розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу. Окремий податковий розрахунок за календарний рік не подається. Якщо останній день терміну подання податкового розрахунку припадає на вихідний чи святковий день то останнім днем терміну вважається наступний за вихідним або святковим операційний (банківський) день.
Зауважимо, якщо до закінчення граничного строку подання податкового розрахунку податковий агент виявляє помилки в раніше поданому за поточний звітний період розрахунку, він має подати новий розрахунок з виправленими показниками за такий самий звітний період. Штрафні санкції та адміністративні штрафи в такому разі не застосовуються.
Форма податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку і сум утриманого з них податку (ф. №1ДФ) та Порядок її заповнення і подання податковими агентами затверджені наказом ДПА України від 24.12.2010 №1020.