Авансовий звіт може бути складено лише у паперовій формі

Коментар до ІПК ДПС від 14.04.2021 р. №1536/ІПК/99-00-04-03-03-06

Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт), подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

• завершує таке відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно–правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

Чинна форма авансового звіту затверджена наказом Мінфіну №841. Цим наказом затверджено і Порядок складання авансового звіту. Зауважимо, що фактично ПКУ не вимагає подання авансового звіту, якщо аванс не видавався (наприклад, працівник витратив власні кошти на виконання завдання). Однак оскільки понесені витрати працівник забажає відшкодувати, то він має повідомити про це роботодавця. А тому на практиці авансовий звіт працівники подають і у випадках, коли аванс не видавався.

При цьому, як зазначають податківці у коментованій ІПК, з метою оподаткування фізична особа–працівник має надати роботодавцю-податковому агенту підтвердні документи, передбачені п. 170.9 ПКУ, що засвідчують вартість витрат на відрядження або під звіт та їх зв’язок з господарською діяльністю роботодавця.

Зокрема, такими документами можуть бути:

• транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів;
• рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання;
• страхові поліси тощо.

Винятком, що не потребує документального підтвердження, є витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати). Проте підстава для нарахування добових – це наказ на відрядження, який і містить інформацію про розмір добових (закордонні або по Україні) та тривалість їх нарахування. Другою такою підставою є документи, які надає працівник після повернення з відрядження. Вони свідчать, що відрядження відбулося, скільки воно тривало і чи співпадає тривалість такого відрядження з запланованою у наказі.

Чи можна скласти авансовий звіт у електронній формі?

Прямої заборони у законодавстві немає, але податківці проти.

Податківці нагадують, шо електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону №851).

І спираючись на те, що положеннями Порядку заповнення авансового звіту не передбачено складання та надання його в електронному вигляді з накладенням кваліфікованого електронного підпису, у коментованій ІПК робиться висновок, що такий звіт подається у паперовому вигляді з дотриманням усіх вимог, визначених як ПКУ, так і порядком його заповнення.

Тобто наразі, на думку податківців, платники податків не мають можливості реалізувати складання, заповнення та зберігання авансового звіту в електронній формі, а мають застосовувати виключно паперову форму з накладанням власноручних підписів.

Звісно, що така позиція спірна. Прямої заборони складати авансовий звіт в електронній формі немає (а «не передбачено» – це не заборона). Чинне ж законодавство про електронний документообіг встановлює, що паперові та електронні документи мають однакову юридичну силу. Тож, якщо роботодавець подбає про технічну можливість складання такого звіту, на нашу думку, поборотися з податківцями можна. Проте, скоріш за все, робити це доведеться у суді.

Порядок заповнення авансового звіту

Нагадаємо, що фізособа, яка отримала кошти під звіт, самостійно надає авансовий звіт, в якому нею заповнюються всі графи, крім:

• «Звіт перевірено»;
• «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
• кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
• розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Зазначені графи заповнюються особою, яка надала такі кошти.

Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).

Порядок заповнення авансового звіт за рядками такий:

• у рядку авансового звіту «Одержано (від кого, № та дата)» відображаються усі суми отриманого авансу;
• «Залишок/перевитрата попереднього авансу» – вказується (за наявності) цифрами сума у гривнях з копійками неповерненого на дату складання авансового звіту попереднього авансу або непогашеної на таку дату перевитрати, за якою було вже відзвітовано. Крім того, заповнюється цей рядок і якщо авансовий звіт за таким авансом був поданий (і в ньому зазначено певну суму, яку слід повернути роботодавцю), але повернення цієї суми на дату складання наступного авансового звіту не відбулося;
• у рядку «Витрачено» – загальна сума витрачених підзвітною особою коштів;
• у рядку «Залишок/перевитрата» зазначається (за наявності) цифрами у гривнях із копійками сума наявного залишку за авансом, за який звітується цим авансовим звітом;
• у рядку авансового звіту «Залишок внесений/Перевитрата видана в сумі ______ грн, коп. за касовим ордером/платіжним дорученням (№ та дата)» відображається операція з повернення суми перевитрати працівнику;
• рядок «Розписка» заповнює особа, яка перевіряє складений авансовий звіт, наданий підзвітною особою (зазвичай, теж бухгалтер). Цю частину авансового звіту слід відрізати і надати підзвітній особі (проте на практиці таке мало хто здійснює і відповідальності за ненадання не передбачено);
• на зворотному боці авансового звіту наводиться докладний опис* витрат у форматі:
  • № за порядком заповненого рядка;
  • дата документа, який підтверджує понесені витрати;
  • кому, за що і на підставі якого документа сплачено;
  • загальна сума цифрами у гривнях із копійками за таким документом.

* У цьому ж переліку записують і суми добових, але без наведення документів, які їх підтверджують.

***

Читайте також:

• Надміру витрачені кошти у відрядженні: що до них відноситься?
• Працівник не повернув надміру витрачений аванс: які податкові наслідки?
• Видача авансу та облік витрат на відрядження
• Працівник повернувся з іноземного відрядження: який курс валюти застосовувати для складання авансового звіту?
• Авансовий звіт: правила подання та складання