Видача авансу та облік витрат на відрядження

Обов'язок видачі авансу

Згідно зі ст. 121 КЗпП працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, куди, зокрема, включаються вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством.

У ст. 13 КЗпП визначено, що в колективному договорі прописуються взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, зокрема гарантії, компенсації, пільги.

На підставі ст. 21 КЗпП трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а роботодавець зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Бюджетне підприємство¹ перед скеруванням працівників у відрядження обов'язково має видати їм аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення та добові витрати (п. 4 розділу першого та п. 11 розділу другого Iнструкції №59).

¹ А точніше: орган державної влади, підприємство, установа чи організація, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів.

Водночас небюджетні підприємства можуть закріпити обов'язок видавати аванс у власному положенні про відрядження. Такий обов'язок може встановлюватися також наказами про відрядження. Тобто роботодавець зобов'язаний забезпечити працівника коштами на відрядження у вигляді авансу у тому разі, якщо такий обов'язок передбачено колективним чи трудовим договором, внутрішнім положенням про відрядження чи наказом про нього.

Утім, якщо такого обов'язку не передбачено, то в решті випадків видача авансу у зв'язку зі скеруванням працівника у відрядження є правом роботодавця, а не його обов'язком. Такої думки дотримувалися й податківці у листі від 03.07.2013 р. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169.

А тепер зупинимося на правилах видачі авансу, якщо роботодавець вирішив це зробити.

Особистий рахунок працівника

За п. 69 Iнструкції №492 банк відкриває фізособі окремий поточний рахунок для зарахування виключно заробітної плати, стипендії, пенсії, соціальної допомоги та інших передбачених законодавством України соціальних виплат. Але на практиці ця норма не діє, адже банки не встановлюють обмежень для зарплатного рахунку щодо отримання підзвітних сум (на відрядження чи виконання цивільно-правової дії). До того ж п. 20 розд. II Положення №148 передбачено можливість одержання підзвітних коштів готівкою із застосуванням як корпоративної картки суб'єкта господарювання, так і особистої картки працівника.

Корпоративна картка

Відповідно до п. 1.13 Закону про платіжні системи банк, що здійснює випуск платіжної картки за дорученням клієнта, стає емітентом щодо цієї картки.

Особливість корпоративної картки полягає у тому, що вона є іменною – емітується на довірену особу СГД і дає такій особі можливість розпоряджатися коштами СГД, які перебувають на рахунку в банку, до якого емітована ця платіжна картка (далі – корпоративний рахунок).

Згідно з розділом III Положення №705, користувачі мають право використовувати корпоративні картки для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків і умов договору з емітентом.

Раніше за п. 8.3 Iнструкції №492 було зазначено, що кошти з поточного рахунку в іноземній валюті юридичної особи та фізичної особи – підприємця можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу для одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження та здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов'язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру. Але наразі у новій редакції Iнструкції №492 про правила використання корпоративних карток не говориться. Вважаємо, це не може призвести до неможливості перерахування на ці картки авансового звіту. Хоча отримати роз'яснення НБУ щодо цього питання не завадить.

Видача авансу готівкою

Видавати аванс на відрядження з каси підприємства можна у будь-якій сумі. За п. 8 Положення №148 граничні суми розрахунків (10000 та 50000 грн) не поширюються на таку операцію.

Але за п. 19 Положення №148 видача підзвітній особі готівки під звіт провадиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Тобто слід обов'язково відзвітувати за попередні відрядження для отримання наступного авансу. Але це не стосується ситуації, коли за попереднім відрядженням працівник не отримував авансу. У такому разі видавати аванс можна й до факту звітування.

I ще підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань. Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.

Для видачі готівкового авансу на відрядження потрібно замовляти та отримувати готівку у банку.

Увага: зміни!

Нацбанк постановою від 18.04.2019 р. №62 затвердив зміни до Iнструкції №103. З 3 червня 2019 р. банк має вживати заходів для вивчення клієнтів – суб'єктів господарювання, які отримують у банку готівку для подальшого здійснення готівкових розрахунків, щоб спростувати або підтвердити підозри щодо здійснення клієнтом фінансових операцій з ознаками фіктивності. Зокрема, з урахуванням ризик-орієнтованого підходу банк має отримувати від клієнта підтвердні документи, на підставі яких здійснюються готівкові розрахунки.

Починаючи з 3 червня 2019 р., для того щоб отримати готівку в банку, суб'єкту господарювання слід надавати підтвердні документи. Якщо банк вимагатиме документів і на видачу авансу на відрядження, то підприємству треба підготувати копію наказу про відрядження та, як додатковий аргумент, його кошторис.

Строки повернення надміру витрачених коштів

За п. 19 Положення №148 звітують за одержану під звіт або на відрядження готівку відповідно до законодавства України.

Підпунктом 170.9.2 ПКУ встановлено, що за наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається працівником до каси або зараховується на банківський рахунок підприємства до або під час подання авансового звіту. Такий звіт складають та подають до бухгалтерії до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому завершується відрядження. Тож працівник на повернення коштів має 5 банківських днів після завершення відрядження.

Але за п. 3 Порядку №841 та пп. 170.9.3 ПКУ при використанні під час відрядження готівки, знятої з платіжної картки, працівник повинен подати звіт і повернути суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Але є ще третій варіант. За пп. «б» пп. 170.9.3 ПКУ, у разі якщо під час службових відряджень працівник застосував платіжні картки для розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Облік витрат на відрядження

За Iнструкцією №291 на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо – в складі оборотних активів у статті «Iнша поточна дебіторська заборгованість», а кредитове сальдо – в складі зобов'язань балансу підприємства у статті «Iнші поточні зобов'язання».

Відповідно до п. 15, 18, 19, 26 П(С)БО 16 витрати на відрядження мають відображатися у складі різних статей витрат залежно від мети і завдань відрядження. Отже, витрати на відрядження можна віднести до: загальновиробничих витрат; адміністративних витрат; витрат на збут; інших витрат операційної діяльності. Дата витрат залежить від виду таких витрат.

Оподаткування та відображення у формі №1ДФ надміру витрачених коштів

Якщо працівник не повертає суми надміру витрачених коштів протягом строку, встановленого пп. 170.9.2 ПКУ, сума, розрахована згідно з п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню ПДФО відповідно до п. 167.1 ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку. Як правило, у цьому випадку такими доходами є зарплата відрядженого працівника. При цьому в формі №1ДФ такі суми повинні відображатись з ознакою доходу 118 «Кошти на відрядження або під звіт, y тому числі надміру витрачені».

Податок на прибуток

Наразі розділом III ПКУ не встановлено окремих податкових різниць щодо витрат на відрядження працівників. Тому тим платникам податку, які застосовують податкові різниці, не треба коригувати на суму визнаних витрат на відрядження визначений за правилами бухобліку фінрезультат.

Проте податківці у «ЗIР» (підкатегорія 102.21) окремо зауважили, які документи зможуть підтвердити витрати на придбання електронних квитків на проїзд.

У разі використання електронного авіаквитка первинними документами, що підтверджують витрати на його придбання, є оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із зазначеним маршрутом (маршрут-квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд первинними документами, що підтверджують витрати на його придбання, є роздрукований на паперовому носії посадковий документ (у разі перевезення багажу – роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) – роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

У разі здійснення Iнтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення первинним документом, що підтверджує витрати на придбання електронного квитка, є роздрукований на паперовому носії проїзний документ.

Податок на додану вартість

Згідно з п. 201.11 ПКУ підставою для нарахування сум податку, що відносяться до податкового кредиту без отримання податкової накладної, також є:

а) транспортний квиток, готельний рахунок або рахунок, який виставляється платнику податку за послуги зв'язку, інші послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, що містять загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця, крім тих, форма яких встановлена міжнародними стандартами;

б) касові чеки, які містять суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника). При цьому з метою такого нарахування загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 грн за день (без урахування податку);

Тож сума ПДВ за транспортним квитком, готельним рахунком до податкового кредиту включається у всій сумі. А от сума ПДВ за чеками може бути зазначена у податковому кредиті тільки тоді, якщо сума отриманих товарів/послуг за кожен день перебування особи у відрядженні за цими чеками сукупно не перевищує 200 грн (без урахування ПДВ).

На яку дату формувати ПК: роз'яснює ДФС

Оскільки документи, що підтверджують витрати, понесені підзвітною особою під час відрядження, подаються разом зі Звітом, то датою формування податкового кредиту на підставі податкової накладної та інших документів, які дають право на формування податкового кредиту без отримання податкової накладної, є дата подання авансового звіту.

«ЗIР», підкатегорія 101.13

Приклад Заступник директора був скерований у відрядження до Харкова на 5 р. д. (з 10 до 14 червня). Йому було видано аванс готівкою у сумі 10000 грн. Після відрядження заступник директора своєчасно подав звіт про використання коштів на загальну суму підтверджених витрат на відрядження 9050 грн. Проте у червні так і не повернув залишок надміру витрачених коштів до каси підприємства.

Відображення відповідних операцій в обліку підприємства див. у таблиці.

Таблиця

Облік витрат на відрядження

Пам'ятайте, що згідно з п. 164.5 ПКУ об'єкт оподаткування і база оподаткування ПДФО для надміру витрачених фізособою коштів, виданих на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, визначається з коефіцієнтом. Проте база для військового збору – без збільшення на коефіцієнт.