Держпраці наголошує, що будь-який працівник не може бути допущений до виконання роботи без укладення офіційного трудового договору. А обов’язок подання до Державної податкової служби повідомлення про прийняття працівника на роботу передбачений у ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю України. КЗпП і постанова №413 не встановлюють конкретних строків подання Повідомлення про прийняття на роботу. Але важливо, щоб таке повідомлення роботодавець подав до початку роботи працівника.
З особою, яка працевлаштовується, укладається трудовий договір – усний або письмовий. Втім, під час воєнного стану застосовуються спеціальні норми Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», якими передбачено, що зараз трудовий договір може бути укладено усно навіть тоді, коли ст. 24 КЗпП вимагає наявність письмової форми.
У Державній службі з питань праці звертають увагу, що з 26 лютого 2025 року в Україні діє оновлена форма Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту. Цього дня набула чинності нова редакція постанови Кабміну України №184.
Що змінилося?
Інформацію, що міститься у повідомленні про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту, що подається до Державної податкової служби, доповнено інформацією про громадянство з метою обліку працевлаштованих іноземців та осіб без громадянства (графа 9). Під час заповнення цієї графи маємо вказати: «0», якщо йдеться про іноземця або особу без громадянства; «1» – для громадян України.
Повідомлення до ДПС слід подавати засобами електронного зв’язку з використанням кваліфікованого електронного підпису.
За відсутності технічної можливості подання повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником засобами електронного зв’язку в електронній формі Повідомлення подається у формі документа на папері згідно з додатками 1 і 2 разом з копією в електронній формі. Про такий спосіб подання говорять і фахівці Держпраці у своєму листі від 28.03.2022 №1340/4/4.1-зв-22.
Але якщо під час воєнного стану у роботодавця немає можливості подати Повідомлення навіть на папері та з копією в електронній формі, то фахівці Держпраці радять роботодавцю мати підтвердження намагання подати таке Повідомлення. Тобто роботодавцю слід зафіксувати й підтвердити документально його спроби подати Повідомлення і причини, які цьому завадили. Інформація про неможливість подати Повідомлення може бути викладена в акті або довідці.
У разі подання повідомлення за старою формою можливі питання від Держпраці. Хоча на практиці ДПС може деякий час приймати повідомлення за старою формою, Держпраці в майбутньому може визнати це порушенням. Це пов’язано з тим, що після набрання чинності постановою №184 стара форма втрачає свою актуальність. На підприємство можуть накласти штраф як за інші порушення трудового законодавства – 8000 грн (ст. 265 КЗпП).
Якщо не подати повідомлення взагалі (ані за старою, ані за новою формою), Держпраці може розцінити це як фактичний допуск працівника до роботи без повідомлення. Це тягне за собою адміністративний штраф для посадових осіб підприємства (або підприємця) у розмірі від 510 до 1700 грн. У разі повторного порушення штраф зростає до 1700 - 5100 грн (ч. 1 та 2 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Якщо домашнього працівника звільняють, то необхідно подати форму Повідомлення про припинення трудового договору з цим працівником протягом трьох днів з дня звільнення.
Від редакції: Наразі ДПС підготувала тільки проєкти форматів нового повідомлення.
За даними Реєстру електронних форм податкових документів ДПС станом на 2 квітня додано формати повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту (проєкт для розробників):
- J3001005 – для юросіб;
- F3001005 – для фізосіб.
Але фактично скористатися ними роботодавці не в змозі, оскільки ані в Е-кабінеті, ані в ПЗ різних програм нові формати поки не внесено.
Тож питання щодо штрафу від Держпраці залишається відкритим.