Для підприємств, що спеціалізуються на роздрібній торгівлі товарами і послугами, ведення бухгалтерського, податкового й управлінського обліку тісно переплітається. Їм одночасно потрібно контролювати і товарні залишки, і їх рух (реалізацію, терміни придатності, псування і розкрадання), ціноутворення та податкове навантаження. Усе це дозволяє робити Microsoft Dynamics NAV у своєму модулі, створеному спеціально для роздрібної торгівлі — LS NAV.
З чого починається облік (і, власне, роздрібна торгівля)? Звичайно, з довідника товарів/послуг! Саме у ньому зазначаються номенклатура, одиниця вимірювання і ціна, які потім фігуруватимуть у цінниках, прайс-листах і прейскурантах. У LS NAV до цього довідника можна зайти багатьма шляхами (зокрема, і з первинних документів), але початкові його налаштування встановлюються у бек-офісі LS NAV - довідник Роздрібні Товари.
Окрім уже названих, картка товару містить такий реквізит, як штрихкод. Він може бути присвоєний товару відповідно до його індивідуальних характеристик (кольору, розміру тощо).
У картці зазначаються і так звані значення атрибуту товару/послуги (наприклад, матеріал, з якого він виготовлений, або колір).
Також товари/послуги можуть бути згруповані за варіантами таких характеристик (наприклад, за кольором) або за розділами, категоріями, групами самих товарів/послуг (наприклад, розділ «Непродовольчі товари», категорія «Одяг», група «Жіночий одяг»).
Такі показники аналітичного обліку потрібні не лише для швидкого пошуку необхідної картки товарів/послуг, а й для здійснення групових дій із такими картками, наприклад встановлення розміру знижки або однакової ціни на однорідні товари/послуги, проведення інвентаризації певної частини товарів.
У картці зазначається і статистика руху товарів: їх наявність на складі і та кількість товарів, яка вже продана, але реалізація яких ще не відображена у бухгалтерському обліку (за первинними документами на продаж яких ще не сформовано проведення) — у кількісному і грошовому виразі.
Закупівлі товарів та їх оприбуткування, облік реалізації відбуваються в загальному порядку — ми про це писали раніше у статті «Microsoft Dynamics NAV – бухгалтерський облік і не тільки». Тому тут докладніше розглянемо те, як у LS NAV реалізовано ціноутворення, проведення інвентаризації, контроль за якістю та рухом товарів.
Ціноутворення і знижки
Ціноутворенню присвячено окремий розділ картки товару. Як ми вже говорили, ціни в LS NAV можуть установлюватися як за кожним видом товарів/послуг окремо, так і для їх груп, категорій і розділів. Але в цьому розділі, крім цього, може встановлюватися пріоритет цін. Наприклад, для всіх підрозділів (магазинів, кафе тощо) може встановлюватися однакова ціна, але для деяких із них — особлива.
Встановлюючи ціну, користувач відразу ж може побачити розмір націнки (яка розраховується автоматично виходячи з первісної вартості товару або собівартості послуги), а також прибуток, який планується отримати при такому рівні цін (уже за мінусом непрямих податків). При цьому можливою є і зворотна функція — задавши розмір націнки або бажаний прибуток, можна встановити ціну на товар/послугу — програма автоматично її розрахує.
LS NAV дозволяє гнучко налаштовувати різноманітні рекламні акції, розпродажі, тимчасові або постійні спеціальні пропозиції, які дозволяють покупцям заощадити, а продавцеві — збільшити швидкість і кількість продажів. Цьому присвячено розділ «Операції», в якому на кожну таку акцію або спеціальну пропозицію заводиться окрема картка. У ній зазначається інформація про розмір знижки, час дії акції/пропозиції (аж до зазначення конкретних днів тижня, місяця і години дня), товари/послуги, на які така знижка поширюється.
За допомогою цього інструмента встановлюються різні акції: «Купи дві одиниці товарів, отримай третю в подарунок», «Купи товар (або у певній комбінації) на певну суму, і отримай знижку» тощо. Отже, менеджер, який відповідає на підприємстві за ціноутворення, може встановлювати акції і спеціальні пропозиції як загалом по підприємству, так в окремих підрозділах (наприклад, конкретних магазинах/ресторанах).
Крім того, за допомогою цього інструмента ведеться облік покупців — учасників так званої програми лояльності, керування їх списком і бонусами (знижками), які їм надаються.
Облік продажів
LS NAV дозволяє менеджерам керувати продажами товарів/послуг і в кожному окремому підрозділі.
Окрім цього, створено й окремий інтерфейс безпосередньо для продавців (POS), який дозволяє здійснювати продажі не лише зі стаціонарного комп’ютера, а й з планшета чи навіть смартфону. Він надзвичайно простий: за допомогою зчитування сканером штрихкоду товару або набору його найменування вручну в програмне забезпечення вводиться його кількість і ціна з урахуванням знижки або інших бонусів, на які має право покупець, спосіб розрахунку, отримана сума і решта (за наявності), після чого відображається реалізація товару/послуги.
Проте на цей момент така реалізація ще не проведена у бухгалтерському обліку. Момент проведення (створення бухгалтерських проведень) встановлюється в налаштуваннях. Як правило, це кінець робочого дня, але за бажання бухгалтер може встановити будь-яку зручну для нього дату (момент).
Після створення проведень можна сформувати звіт про продажі — програма автоматично розрахує весь обсяг продажів за заданий період у розрізі видів або груп товарів, із зазначенням наданих щодо них знижок, форм розрахунків (готівкою, карткою тощо).
Контроль за якістю товарів
Одне із завдань менеджера, що керує продажами, — це контроль за якістю товарів. Зокрема, такий контроль передбачає облік термінів придатності або можливої реалізації товарів. А LS NAV дозволяє здійснювати такий контроль автоматично. Якщо при оприбуткуванні товарів в їхніх картках зазначається термін придатності/можливої реалізації, система дозволяє щодня формувати звіт за станом товарів у розрізі підрозділів.
Повернення товарів
Рішення про повернення товару постачальникам (наприклад, в якого закінчується термін реалізації) приймає менеджер, що веде такий товар або підрозділ. Для повернення товарів постачальникам менеджер створює документ, який називається Накладна на повернення. Він містить звичайні реквізити поворотної накладної, а також відсилання на рахунок (замовлення), за яким здійснювалося придбання такого товару.
Після збереження такого документа його бачать у підрозділі (або у всіх підрозділах), в якому є цей товар.
Інвентаризація товарів
Для інвентаризації товарів треба знати їх залишок за даними бухгалтерського обліку і провести їх перерахунок на складі та за місцем продажу. LS NAV дозволяє провести таку інвентаризацію двома способами:
- в електронній формі, коли дані про наявний товар за допомогою сканування штрихкоду автоматично вносяться до інвентаризаційної відомості, яку можна створити, задавши команду Розрахувати Запаси;
- у паперовій формі, коли така інвентаризаційна відомість роздруковується (команда Інвентаризаційний список (відомість)), і дані про наявність товарів вносяться до неї інвентаризаційною комісією вручну, а потім залишки коригуються в системі.
Якщо інвентаризацію треба провести загалом по підприємству, а в ньому чимало підрозділів, вона проводиться щодо кожного з таких підрозділів окремо, а відтак внесені дані LS NAV консолідує в єдину інвентаризаційну відомість.
Якщо виявлені результати (недостачі або надлишки товарів) перевірені бухгалтерією і йдеться справді про помилки, які слід виправити, командою Опублікувати за такими результатами формуються відповідні бухгалтерські проведення: недостачі списуються на витрати, а надлишки — в доходи підприємства. Якщо йдеться про пересортицю серед однорідних товарів, що мають однакову вартість, то, щоб не створювати зайвих витрат і доходів, відкоригувати кількість таких товарів можна вручну.
Списання товарів
Часом бувають і інші випадки, коли треба списати товар. Така операція в LS NAV робиться у спеціальному документі. У ньому зазначаються не лише найменування і кількість списаного товару, а й причини такого списання (вкрадено, зіпсовано покупцями тощо).
Отже, модуль LS NAV системи Microsoft Dynamics NAV дозволяє не тільки вести бухгалтерський облік руху товарів, а й гнучко встановлювати ціни на товари/послуги, планувати поповнення залишків товарів, контролювати їх стан (якість) і, в разі потреби, проводити їх інвентаризацію. Він зручний як для тих, хто звик проводити реалізацію через стаціонарний касовий апарат і комп’ютер, так і для тих, хто використовує портативні РРО і планшети (смартфони) для реалізації товарів/послуг. Ба більше, він дозволяє керувати продажами на вашому підприємстві і його підрозділах з будь-якої точки земної кулі через Інтернет. Як організувати торгівлю, вирішуєте ви, а Microsoft Dynamics NAV допоможе зробити це зручно й ефективно.