Картки міжнародних платіжних систем дозволяють проводити розрахунки за кордоном, не маючи фактично валюти на рахунку. Тобто без фактичного використання валюти, відкриття валютного рахунку, підприємство може відправити свого працівника за кордон. Але постає питання: яким чином обліковувати результати такого відрядження? За яким курсом визнавати витрати?
У бухобліку підприємств в цьому випадку відсутній такий об’єкт обліку як «валюта». І перший та єдиний валютний об’єкт, який з’являється у бухгалтера, це є документи підтверджувальні, які привезла з собою підзвітна особа із відрядження. Але підкреслюємо, коли йдеться про використання гривневих платіжних карток — немає валютного рахунку. Тобто перед бухгалтером постає нагальне питання: в якій сумі відобразити витрати за таким відрядженням: по гривневій складовій (тобто за тією сумою яка фактично була списана з гривневого карткового рахунку) чи за курсом НБУ, який рахується як витрати за підтверджувальними документами, які помножені на курс НБУ (витрати мається на увазі виражені у іноземній валюті)? Адже нормативні документи з бухобліку і податкові правила не дають відповіді на це запитання.
Для того, щоб розглянути цю ситуацію докладніше, звернемося до прикладу.
За умовами прикладу витрати на відрядження згідно із документами, які привіз відряджений працівник, становлять 1000 євро. А сума, яка фактично списана з рахунку - 32500 грн. На дату затвердження авансового звіту курс НБУ становив 30 грн за 1 євро. Отже, проводимо розрахунок:
- витрати на відрядження становлять 1000 євро х 30 грн = 30000 грн;
- банківські витрати: 2500 грн, тобто 32500 грн – 30000 грн.
Отже постає питання: за яким курсом відображати витрати?
Єдина правильна відповідь в цьому випадку - це проводити облік витрат за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту. Звісно, йдеться про ситуацію, що працівник поїхав у відрядження лише з гривневою платіжною карткою, адже в нього не було ані валюти, ані гривень, які були видані як аванс.
Наступне питання яке виникає в цій ситуації: чи можна віднести на витрати підприємств різницю, яка виникає між обрахунком витрат за курсами НБУ і обрахунком валютних витрат за комерційним курсом?. І відповідь на це запитання буде «ТАК!», це також є витрати підприємства. Але також наголосимо, що така різниця не буде курсовою. Чому? Звернемося до норм П(С)БО 21. Адже норми цього стандарту дають також визначення курсової різниці. За ними, курсова різниця — це різниця між оцінками однакової кількості одиниць іноземної валюти при різних валютних курсах.
Отже, валютний курс в термінології П(С)БО21 - це є курс НБУ. Тобто ми оцінюємо валютну суму за різними курсами НБУ. А коли йдеться про нашу ситуацію, то нам треба визначитися із різницею, яка формується іншим чином. Це є валютна сума, яка оцінена на одну дату і за курсом НБУ, і на ту ж саму дату вона оцінена за комерційним курсом. Звернемося до продовження прикладу.
Йдеться про суму в 2500 грн, яка формується за наступними проведеннями. Ми проводимо вартість витрат на відрядження, проведенням в дебет витрат. Це дебет, наприклад, 92 рахунку і кредит 372, за курсом НБУ. Тобто 30 000 грн. І різниця, яка виникає між комерційним курсом і курсом НБУ — 2500 грн. Її також відносимо такою самою проводкою, Дт 92 Кт 372, і відображаємо вартість. Ось ця сума 2500 грн — це є валютна різниця, яка складається з цілої низки витрат: конвертація; списання готівкової валюти, якщо воно відбувалося за кордоном; банківські комісії, які виникають у зв’язку із такою транзакцією… Тобто ми порахували загальним рахунком, балансовим методом, загальну суму різниці і не ділимо її на курсові та інші витрати, а списуємо одним єдиним проведенням. І тут варто звернути увагу на наступне: якщо йдеться про використання корпоративних платіжних карток, різниця 2500 грн (тобто ось ця валютна різниця) є виключно витратами підприємства. Її не потрібно відшкодовувати працівникові і провести її в бухобліку варто двома проведеннями, які продемонстровані на слайді «Продовження прикладу». Коли ми кажемо про ситуацію з корпоративними картками, тоо це є витрати підприємства. Звісно, це витрати підприємства, ми їх просто обліковуємо і не оподатковуємо ані ПДФО, ані військовим збором.
Якщо йдеться про іншу ситуацію, що працівник поїхав із власною/особистою гривневою платіжною карткою і фактично він витратив 32500 грн, то облікувавши відрядження за рахунком курсу НБУ, тобто за 30000 грн, постає питання: чи маю я, як роботодавець, компенсувати йому різницю 2500 грн?. І в цьому випадку можу сказати, що фактично «за справедливістю», ми маємо це зробити. Але якщо звернемося до пп. 170.9.1 ПКУ, який регламентує можливість компенсувати без ПДФО витрати на відрядження, то він не передбачає такої компенсації. Адже сплачуючи банківські витрати працівникові за особистою/власною карткою ми формуємо для такого працівника оподатковуваний дохід.
Висновки
1. Використання платіжних карток, емітованих під гривневі рахунки, для розрахунків у закордонних відрядженнях вимагає від підприємства в обліку дотримуватися правил «валютного» П(С)БО 21.
2. Використання для обліку суми, фактично списаної з банківського рахунку, призводить до появи ризику нарахування ПДФО та ВЗ.
3. Бажано використовувати для розрахунків корпоративні платіжні картки, адже при правильному обліку і витрати, обраховані за курсом НБУ, і «банківська» різниця не підлягають оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Загальна сума витрат включається до «податкових».