Якщо на дату подання фінансової звітності первинні документи не надійшли на підприємство, їх вважають запізнілими.
Наприклад, ви користуєтесь послугами зв’язку і за травень 2019 року ще не отримали акта (рахунка) від оператора (і так до 25 липня 2019 року). Тобто на граничну дату подання фінансової звітності первинка так і не надійшла. Відповідно вона вважається запізнілою. Але при цьому ми пам’ятаємо, що згідно зі Законом про бухоблік господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах, тобто і у фінансовій звітності, в тому звітному періоді, в якому вони здійснені. Більше того, дата відображення госпоперації не залежить від дати отримання первинного документа. Про це чітко говорить і Мінфін. Відображення витрат у періоді отримання первинного документа, а не в періоді здійснення госпоперацій, буде помилкою. Це підкреслюють у своїх роз’ясненнях контролери.
Тому у нас виникає дилема. Одна з умов відображення господарської операції – наявність первинного документа. Підкреслюємо, що це саме «умова», а не дата. А ось операцію потрібно відобразити у періоді її здійснення, а не отримання первинки. Як нам бути? Операцію відобразити потрібно, а первинки ще немає, тобто не виконується умова для відображення такої господарської операції. Мінфін у своїх роз’ясненнях надав рекомендації, що потрібно робити для того щоб вийти з цієї проблемної ситуації. А незабаром і у Наказі №88 про забезпечення записів у бухгалтерському обліку підкріпить це фактично нормативно. Бо роз’яснення були дані у листі, реквізити якого видно на слайді.
Отже, перше, що ми маємо зробити: у наказі про облікову політику прописати, фактично затвердити, правила (методику) обчислення розрахункової суми, за якою буде відображена наша операція, за якою ще немає первинки. Як же ж прописати цю розрахункову суму? Тобто як її взагалі розрахувати? Можна і потрібно ґрунтуватися на достовірній інформації, зокрема статистичній інформації, яка є по підприємству, або виходити з умов договору.
Що мається на увазі?
Продемонструю, як можна в наказі про облікову політику прописати норми, які стосуються саме запізнілих документів і механізму розрахунку цієї орієнтовної суми. Так, якщо це послуги зв’язку, за якими немає первинки, ми можемо базуватися, скажімо, на середньому арифметичному даних за попередні півроку або ж 12 місяців. А от за консультаційними, маркетинговими, рекламними, можемо брати за основу договірну вартість. Навіть коли первинного документа немає, за розрахунковою відображати операцію у регістрах, тобто на рахунках бухгалтерського обліку. Для цього нам у періоді здійснення господарської операції потрібно скласти самостійно первинний документ для підтвердження цих сум, обчислених за розрахунком. Що це може бути за документ? Це може бути бухгалтерська довідка або ж інший первинний, власно розроблений. Головне, щоб там були всі обов’язкові реквізити первинки. Підкреслюю, відображаємо саме в періоді здійснення господарської операції.
Наступне - коли в періоді отримання первинного документа ми розуміємо, що сума може і не співпадати з нашою розрахунковою. Ми маємо допровести, якщо провели менше ніж отримали первинку за сумою, або ж навпаки відсторнувати. При цьому ось ці коригування слід зробити саме на дату отримання первинного документа. Тобто виправляти попередні звітні періоди не потрібно. Про це чітко говорить і Мінфін. Знову ж таки, аби розуміти, яка у нас різниця по сумах, варто скласти бухгалтерську довідку. Наприклад, ви відобразили за розрахунковою сумою 3 тис. витрат за послугами зв’язку у травні, в серпні отримали первинний документ і він становить 3,2 тис. за сумою. Відповідно саме в серпні допроведете ще 200 грн. Як бачите, без фактичного виправлення помилки.
Цікаве питання: «А чи буде таке відображення господарської операції за запізнілими первинними документами формуванням резерву?» Коли ми витрати відобразимо фактично ще без первинки за розрахунковою сумою, то ні. Створенням резерву це не буде. Про це говорить і Мінфін в листі від 22.04.2016 р. №31-11410-06-5/11705. Чому це так важливо? Тому що для платників податку на прибуток, які використовують різниці, за резервами виникає різниця, а за запізнілими первинними все буде як у бухгалтерському обліку.
Якщо ж операцію не відображати у періоді здійснення, матимемо фактично помилку в бухгалтерському обліку, і при отриманні первинного документа нам потрібно буде шляхом саме виправлення помилки позбутися її.
***
Тому у нас є два варіанти дій з запізнілими первинними документами:
- Відображати операції за розрахунковою сумою, тобто дотримуватися рекомендацій Мінфіну, складати бухгалтерську довідку чи інший документ і фіксувати при отриманні відповідного допроводити чи сторнувати частинку.
- Не відображати, оскільки немає первинки, а при отриманні первинки виправляти бухгалтерську помилку і, можливо, доведеться виправляти помилку з податку на прибуток, адже буде викривлено і бухфінрезультат.
