З 1 січня розміри штрафів зросли через збільшення мінімальної зарплати у 2026 році. Наприклад, зарплата «в конверті» чи неоформлений працівник коштує мінімум 86 470 грн за перше порушення. Але є і добрі новини: протягом року штрафи не змінюватимуться
Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради на своїй сторінці у Facebook розповідає, що у трудових відносинах існує просте правило: помилка в кадрових документах може коштувати дорожче, ніж сама зарплата працівника. Саме тому ст. 265 КЗпП – одна з найважливіших для роботодавців, керівників установ, кадровиків і бухгалтерів.
Це норма, яка визначає фінансову відповідальність за порушення трудового законодавства: коли, за що і в якому розмірі накладаються штрафи.
Головне про статтю 265 КЗпП
Стаття 265 передбачає, що юридичні особи та ФОП, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафів за типові трудові порушення.
При цьому:
- штрафи накладаються не на працівника, а на роботодавця;
- розмір штрафів прив’язаний до мінімальної заробітної плати;
- за кожного працівника штраф може рахуватися окремо.
Воєнний стан: важлива «пільга» для роботодавця
Закон №2136-IX встановив важливу норму:
У період дії воєнного стану, якщо роботодавець виконав припис про усунення порушень повністю і вчасно, то штрафи за ст. 265 не застосовуються.
Але важливо: це правило стосується позапланових заходів контролю і працює лише тоді, коли припис реально виконаний у строк.
Найдорожче порушення – «неоформлений працівник»
Найбільш сувора санкція стосується ситуацій, коли працівника фактично допустили до роботи без належного оформлення.
Порушення:
- працівник працює без трудового договору;
- оформлений на неповний робочий час, але працює повний;
- оформлений за договором з нефіксованим робочим часом, але працює повний день;
- зарплата виплачується «в конверті» без ЄСВ і податків.
Штраф: 10 мінімальних зарплат (86 470 грн) за кожного працівника.
Але є нюанс: для ФОП та юросіб на єдиному податку 1–3 груп замість штрафу застосовується попередження.
Повторне порушення – у 3 рази дорожче
Якщо роботодавець повторно протягом 2 років допускає таке ж порушення (неоформлений працівник), то штраф зростає:
30 мінімальних зарплат (259 410 грн) за кожного працівника.
Це вже не «кадрова помилка», а ризик серйозних фінансових втрат.
Зарплата із затримкою – також підстава для штрафу
Порушення:
- зарплата виплачується із затримкою більше ніж на 1 місяць;
- або виплачена не в повному обсязі.
Штраф: 3 мінімальні зарплати (25 941 грн).
Цей штраф може застосовуватись навіть тоді, коли працівники мовчать – достатньо встановлення факту.
Мінімальні гарантії в оплаті праці – зона ризику №1 для бухгалтерії
Порушення:
недотримання мінімальних гарантій (наприклад, доплата до мінімальної зарплати, нічні, святкові, понаднормові тощо).
Штраф: 2 мінімальні зарплати (17 294 грн) за кожного працівника.
Тобто якщо порушення стосується 10 працівників – штраф множиться на 10.
Гарантії мобілізованим та військовозобов’язаним
Окрема категорія – порушення гарантій і пільг працівникам, яких залучають до виконання обов’язків за законами:
- про військовий обов’язок і службу,
- про мобілізацію,
- про альтернативну службу.
Штраф: 4 мінімальні зарплати (34 588 грн) за кожного працівника.
Але для єдинників 1–3 груп: попередження.
Не допустили інспектора? Це теж дорого.
Роботодавці інколи помилково вважають, що «не впустити перевірку» – це вихід. Насправді це часто найгірший сценарій.
Порушення:
- недопуск до перевірки;
- створення перешкод у проведенні.
Штраф: 3 мінімальні зарплати (25 941 грн).
А якщо недопуск стався під час перевірки щодо неоформлених працівників:
Штраф зростає до 16 мінімальних зарплат (138 352 грн).
Нефіксований робочий час: штрафи за неправильний облік
Сучасні трудові договори з нефіксованим робочим часом – законний інструмент, але він має жорсткі правила.
Порушення:
- перевищення допустимої кількості таких договорів;
- недостовірний облік фактично відпрацьованого часу.
Штраф: 3 мінімальні зарплати (25 941 грн) за кожного працівника.
«Інші порушення» – штраф за кожну помилку
Якщо порушення не входить у перелік «топових» (зарплата, оформлення, мобілізація тощо), застосовується загальна норма:
1 мінімальна зарплата (8 647 грн) за кожне порушення.
А якщо повторно протягом року:
2 мінімальні зарплати (17 294 грн) за кожне порушення.
Важливий момент: це не адмінштраф
Стаття 265 прямо визначає:
ці штрафи – фінансові санкції, а не адміністративно-господарські.
Це означає, що вони мають свою процедуру накладення і виконання, і застосовуються незалежно від адмінвідповідальності посадових осіб.
Хто накладає штраф?
Штрафи накладає центральний орган виконавчої влади, що реалізує політику у сфері контролю за додержанням законодавства про працю (фактично – орган держнагляду/контролю).
Накладення відбувається за процедурою, визначеною Кабміном.
Можна сплатити 50% штрафу
Стаття 265 передбачає «знижку»:
Якщо роботодавець сплачує 50% штрафу протягом 10 банківських днів з моменту вручення постанови, постанова вважається виконаною.
Це часто вигідніше, ніж довгі судові спори.
Коли штраф можуть НЕ застосувати (якщо усунуто порушення)
У статті прямо передбачено: якщо роботодавець виконав припис і усунув порушення (наприклад, щодо зарплатних строків, гарантій тощо) – заходи відповідальності можуть не застосовуватися.
Але це стосується не всіх порушень.
Коли штраф накладають незалежно від усунення порушення
Є категорії порушень, де штраф застосовується одразу, навіть якщо роботодавець швидко все виправив.
Наприклад:
- неоформлений працівник,
- повторне порушення,
- недопуск до перевірки,
- нефіксований робочий час у порушеннях,
- повторні порушення «інших вимог».
Тобто принцип «виправив – і нічого не буде» працює не завжди.
Штраф можуть накласти навіть без перевірки
Цікавий нюанс:
Штраф за неоформленого працівника може бути накладений навіть без проведення заходу контролю, якщо є:
рішення суду, яке встановило факт трудових відносин і період роботи без договору.
Тобто роботодавець може програти трудовий спір – і отримати штраф як наслідок.
Сплата штрафу не звільняє від обов’язку виправити порушення
Навіть якщо штраф сплачений:
роботодавець все одно зобов’язаний:
- оформити працівника,
- донарахувати зарплату,
- виплатити борги,
- сплатити ЄСВ/податки.
Гіг-контракт – не порушення
Окремо стаття уточнює:
Укладення гіг-контракту відповідно до Закону України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки» не вважається фактичним допуском до роботи без трудового договору і не тягне штраф.
Висновок: стаття 265 – це «карта ризиків» для роботодавця
Стаття 265 КЗпП – це не просто перелік штрафів. Це чіткий сигнал держави:
трудові відносини мають бути оформлені правильно, зарплата – виплачена вчасно, гарантії – забезпечені, а документи – відповідати фактичним умовам роботи.
Особливо в умовах воєнного стану важливо пам’ятати: якщо перевірка позапланова і роботодавець вчасно виконав припис – штрафів може не бути, але лише за умови реального усунення порушень.
***
Читайте також:
