- Мета поїздки – тільки для бізнесу
- Все, що не прописане в наказі про відрядження, має бути зазначере в Положенні про відрядження
- Головна підстава – Наказ керівника
- ФОП у відрядження у власних інтересах — не їздить
- Скасування та продовження відрядження
- Повернувся з відрядження – звітуй!
- Строки для подання авансового звіту: часу на підготовку достатньо
- Розмір добових при відрядженні
- Розрахунок між працівником та роботодавцем після відрядження
- Закордонні відрядження для військовозобов’язаних – особливі правила перетину кордону
Мета поїздки – тільки для бізнесу
Будь-яка службова поїздка має здійснюватися в інтересах роботодавця, а не працівника. Тому не варто поєднувати службову поїздку і відпустку, наприклад. Адже головна умова відрядження — його прямий зв'язок із основною діяльністю підприємства та чітке службове доручення керівника.
Все, що не прописане в наказі про відрядження, має бути зазначере в Положенні про відрядження
Положення про відрядження – це ваш внутрішній нормативний документ.
Саме в ньому прописуються детальні правила: від розміру добових до строків надання звітів про відрядження.
У вас на підприємстві є такий документ? Ризики облікових помилок автоматично знижуються.
Головна підстава – Наказ керівника
Наказ є обов’язковим завжди (навіть якщо є Положення про відрядження). Без нього поїздку не визнають службовою, а витрати — повʼязаними із господарською діяльністю роботодавця.
Навіть кількість днів перебування у відрядженні рахується за цим документом (за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні).
Вам знадобиться!
Актуальні зразки Наказу про відрядження, Положення про службове відрядження, Наказів про продовження і скасування відрядження, Авансового звіту тощо – у розділі бланків.
ФОП у відрядження у власних інтересах — не їздить
Підприємці оформлюють накази на своїх працівників так само, як і юрособи. А от накази на відрядження самого себе для ФОПа — поза законом. Підприємець не перебуває у трудових відносинах сам із собою і не може відправити у відрядження сам себе.
Тому й добових чи оплати проїзду-проживання на власну поїздку ФОПу не передбачено.
Скасування та продовження відрядження
Керівник має повне право відкликати працівника раніше, продовжити поїздку через виробничу потребу або взагалі скасувати її, доки людина не виїхала. Головне — зафіксувати це новим наказом.
Повернувся з відрядження – звітуй!
Після повернення працівник зобов’язаний надати докази витрат: від квитків на потяг до рахунків за готель.
Авансовий звіт потрібен не завжди (наприклад, якщо розрахунки були суто безготівковими або готівка отримувалась у межах добових і оподатковуваний дохід не виникав), але збирати первинні документи — це залізне правило.
Разом роботодавець має право встановити подання авансового звіту за кожним відрядженням (щоб уникнути облікових помилок).
Строки для подання авансового звіту: часу на підготовку достатньо
За загальним правилом, відзвітувати про витрачені кошти потрібно протягом місяця, що настає за місяцем завершення поїздки.
Але якщо працівник використовував платіжну картку, але ще не всі розрахункові операції відображені у виписці, — у нього є законний додатковий місяць на оформлення авансового звіту.
Розмір добових при відрядженні
Насправді існує два розміри добових – неоподатковуваний і фактичний.
Фактичний обмежено тільки для бюджетників та держслужбовців, у сумі 300 грн на день. Решта отримує добові у розмірі, визначеному роботодавцем самостійно. Це робиться в наказі або в Положенні про відрядження.
У 2026 році неоподатковувана сума добових по Україні становить 864,70 грн на день (прив'язано до мінімальної зарплати у 8647 грн). Для закордону ліміт незмінний — до 80 євро. Докладно про це читатйе у нашому довіднику.
Платите більше? Готуйтеся сплатити ПДФО та військовий збір із суми перевищення. При цьому база оподаткування ПДФО визначатиметься за допомогою коефіцієнта 1,21951 (за п. 164.5 ПКУ).
Розрахунок між працівником та роботодавцем після відрядження
Згідно зі ст. 121 КЗпП роботодавець повинен виплатити не тільки добові, а і витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також витрати на проживання під час відрядження. Дату такої оплати КЗпП не встановлює. Тому це може відбутися як до, так і після відрядження. Хоча існує загальна традиція – видавати аванс на відрядження.
Після повернення працівника з відрядження бухгалтер перевіряє надані працівником первинні документи і визначає підсумок: хто кому винен сплатити гроші за наслідками поїздки.
- Якщо працівник не використав частину отриманого авансу — її треба повернути до кінця місяця, наступного за місяцем завершення відрядження.
- Якщо працівник витратив на службову поїздку більше, ніж отримав на неї авансу — роботодавець повинен ці витрати відшкодувати (тут діє стандартний строк позовної давності — 3 роки з дати визнання таких витрат роботодавцем).
Закордонні відрядження для військовозобов’язаних – особливі правила перетину кордону
Для успішного перетину кордону нині замало мати закордонний паспорт. Готуйте докладний пакет документів: військово-обліковий документ із даними про стан перебування на військовому обліку, витяг із наказу про відрядження, підтвердження бронювання з «Дії», довідку про критичність підприємства тощо.
Загалом прикордонники можуть запитати про будь-яку деталь закордонного відрядження, тому готуйте документи про все. І пам’ятайте, що ці документи повинні підтверджувати службовий характер поїздки й обов’язок повернутися в Україну (на місце роботи).
Бажаєте дізнатися про всі нюанси відряджень докладніше?
Які саме помилки в наказі про відрядження анулюють витрати під час перевірки? Чи оподатковується ПДФО вартість електронного авіаквитка за наявності електронного посадкового талона, але без документа про сплату? Чи має право підзвітна особа надати до Звіту про використання коштів, виданих на відрядження, копію розрахункового документа? Які саме довідки вимагатимуть прикордонники?
Докладно про ці та інші аспекти відрядження читайте у статті «Службове відрядження – 2026: від наказу до звіту (+ зразки заповнення усіх потрібних документів)».
