Підсумований облік робочого часу за КЗпП: порядок застосування, організації та оплати праці у 2026 році

1. Коли запроваджують підсумований облік на підприємстві?
2. Якою повинна бути тривалість робочого часу при підсумованому його обліку?
3. Чи є правила застосування підсумованого обліку (крім ст. 61 КЗпП)?
4. Як організувати підсумований облік робочого часу?
5. Як визначити потрібний обліковий період?
6. Якої тривалості має бути обліковий період, на який будується графік змін?
7. Як скласти графіки змінності?
8. Що слід врахувати при складанні графіку змінності?
9. Як вести підсумований облік робочого часу?
10. Як відбувається оплата праці при підсумованому обліку робочого часу у різних випадках?
11. Висновки

Коли запроваджують підсумований облік на підприємстві?

Роботодавець встановлює режим роботи працівників з урахуванням вимог трудового законодавства. Найчастіше (і це самий простий варіант) графік роботи працівників співпадає з графіком роботи підприємства. Тобто, якщо на вході на територію ведення бізнесу висить табличка з графіком роботи, можна із впевненістю сказати, що в години і дні, позначені на цій табличці як робочі, можна буде знайти на цій території більшість працівників. А в ті години і дні, які позначені як неробочі – знайти там можна буде хіба що охорону.

Але, всі підприємства та організації різні, і графік роботи в них теж різні. Деякі з них настільки важливі для суспільства, що працюють цілодобово. Але люди не можуть працювати в режимі 24/7. Що робити у таких випадках? Як забезпечити безперервну роботу бізнесу?

У таких випадках запроваджують змінний графік роботи. А для того, щоб порахувати, хто скільки фактично відпрацював, організовують підсумований облік робочого часу (далі – підсумований облік) згідно вимог ст. 61 КЗпП.

Підсумований облік – це спеціальний порядок розподілу та обліку робочого часу, коли тривалості роботи протягом дня і тижня можуть відхилятися від встановленої норми.

Відповідно до ст. 61 КЗпП підсумований облік запроваджують на безперервно діючих підприємствах або в окремих підрозділах чи на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може бути додержана встановлена щоденна або щотижнева тривалість робочого часу.

Якою повинна бути тривалість робочого часу при підсумованому його обліку?

Робота підприємства чи організації може тривати безперервно. Але люди працюють позмінно і повинні мати час на відпочинок. Тому створюється графік змін на певний період (тиждень, декаду, місяць, квартал або рік). Період, на який побудовано графік виходів на роботу та відпочинку між змінами, отримує назву «обліковий».

Тривалість робочого часу за обліковий період не повинна перевищувати нормального числа робочих годин згідно ст. 50 КЗпП та ст. 51 КЗпП. Тобто, навіть для таких умов 40 годин на тиждень (або менша кількість годин на тиждень для окремих категорій працівників) – це золотий стандарт, якого треба дотримуватись. Виняток встановлено ч. 1 ст. 6 Закону №2136 лише на період воєнного стану і тільки для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури (в оборонній сфері, сфері забезпечення життєдіяльності населення тощо) – в них нормальна тривалість робочого часу у період дії воєнного стану може бути збільшена до 60 годин на тиждень.

Чи є правила застосування підсумованого обліку (крім ст. 61 КЗпП)?

Норми КЗпП досить сухі. А роботодавці, кадровики і бухгалтери люблять роз’яснення та рекомендації, бажано, офіційні, затверджені нормативним актом. Щоб мати докладну інструкцію, як діяти в тому чи іншому випадку.

Методичні рекомендації щодо застосування підсумованого обліку робочого часу затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 19.04.2006 №138 (далі – Методрекомендації №138).

Але час іде, до КЗпП вносяться зміни, до того ж, на період воєнного стану деякі питання трудового законодавства регулює спеціальний Закон №2136. А Методрекомендації №138 не оновлювали з дати їх затвердження. Тому рекомендуємо застосовувати норми Методрекомендацій з відповідною обережністю, орієнтуючись на чинні норми КЗпП та роз’яснення державних органів.

Втім, якщо Держпраці і знайде помилки, зараз у роботодавців є захист від фінансових штрафів.

Увага!

За порушення трудового законодавства під час запровадження підсумованого обліку, на час воєнного стану у разі своєчасного виконання приписів про усунення порушень, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 2 п. 3 ст. 16 Закону №2136).

Як організувати підсумований облік робочого часу?

Підсумований облік запроваджується за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства (надалі – профспілкою) (ст. 61 КЗпП).

Норми щодо організації підсумованого обліку включаються до колективного договору (далі – колдоговору) (п. 2 Методрекомендацій №138), а за його відсутності – до Правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства (лист Мінпраці від 22.06.2007 №199/13/116-07).

В них визначається:

• перелік посад, для яких може бути встановлений підсумований облік (ст. 61 КЗпП);
• обліковий період для кожної категорії працівників (п. 6 Методрекомендацій №138);
• режим роботи: тривалість зміни, кількість змін на добу, дата початку і завершення зміни, наявність та тривалість перерв та міжзмінного відпочинку, тощо (п. 3-9 Методрекомендацій №138);
• порядок розрахунку норми робочого часу (п. 12 Методрекомендацій №138);
• порядок розробки графіків змінності (п. 3 Методрекомендацій №138);
• перелік робіт, де перерву для відпочинку та харчування встановити неможливо, порядок і місце приймання їжі у такому випадку (ст. 66 КЗпП);
• можливість підсумування невикористаних годин міжзмінного відпочинку і їх використання у обліковому періоді (п. 8 Методрекомендацій №138).

Як визначити потрібний обліковий період?

Порядок визначення облікового періоду передбачений п. 6 Методрекомендацій №138.

Обліковий період охоплює час роботи (включаючи вихідні та святкові дні) та час відпочинку.

Переважно у якості облікового періоду приймається місяць. Але вибір, на який період затвердити графік роботи, робить керівник підприємства (або інша уповноважена ним особа – наприклад, керівник певного виробничого підрозділу або начальник відділу кадрів). Це може бути і тиждень або декада (10 днів). А може бути і квартал, півріччя, рік. Рік – взагалі максимальний період, на який встановлюється обліковий період. 

Якої тривалості має бути обліковий період, на який будується графік змін?

Це визначає кожен роботодавець самостійно. Але, при його визначенні необхідно забезпечити, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала нормального числа робочих годин згідно ст. 50 КЗпП та ст. 51 КЗпП.

В межах облікового періоду, щоденна (щотижнева) тривалість робочого часу може відрізнятись від норми годин робочого дня (тижня), але за підсумками облікового періоду перепрацювання та недопрацювання будуть компенсувати одне інше.

Згідно реч. 2 ч. 1 п. 6 Методрекомендацій №138, загальна сума годин роботи за обліковий період має дорівнювати нормі робочого часу в обліковому періоді. Якщо не виходить побудувати гарний графік із дотриманням норм робочого часу на місяць, будуйте його на квартал або на рік. Чим більший обліковий період, тим простіше побудувати графік так, щоб загальна кількість годин відповідала нормі. 

Проте, ситуації з перевищенням норми робочого часу (надурочними роботами) на практиці трапляються (про це ми розповімо далі). 

Вам знадобиться!

• Норми тривалості робочого часу на 2026 рік ви можете знайти у нашому довіднику за посиланням.
• А норми тривалості робочого часу на 2027 рік – в окремому довіднику.

Як скласти графіки змінності?

При підсумованому обліку робочого часу робота працівників (а у випадку багатозмінної роботи – черговість змін) регулюється графіками змінності або графіками виходу на роботу (надалі – графіки змінності).

Роботодавець розробляє графіки змінності на кожний обліковий період і погоджує їх з профспілкою (за наявності). Графік змінності може розроблятися для окремого працівника, виду робіт, підрозділу чи підприємства в цілому.

Після затвердження роботодавцем, графіки змінності доводяться до відома кожного працівника.

Зверніть увагу!

Згідно ч. 3 ст. 32 КЗпП режим роботи є однією з істотних умов праці, тому працівник повинен бути повідомлений про новий графік змінності не пізніше ніж за два місяці.

У період дії воєнного стану згідно п. 2 ст. 3 Закону №2136-IX, таке повідомлення працівника здійснюється не пізніш як до запровадження таких умов.

Графіки змінності розробляють так, щоб забезпечити за обліковий період дотримання норми робочого часу.

Коли за характером виробництва неможливе додержання законодавчої норми робочого часу в установленому обліковому періоді і неминуча необхідність надурочного робочого часу, графіки змінності повинні розроблятися з таким розрахунком, щоб норма надурочного часу не перевищувала 120 годин на рік (ст. 65 КЗпП, п. 13 Методрекомендацій).

Однак норма ст. 65 КЗпП у період дії воєнного стану не застосовується відповідно до п. 6 ст. 6 Закону №2136-IX. Тому зараз перевищення може бути і більшим.

Загальна форма графіку змінності відсутня, тому він розробляється виходячи з потреб та особливостей роботи підприємства. Проте, ось так, наприклад, виглядає бланк графіку змінності для водіїв.

Зразок 1. Графік змінності для водіїв

(Завантажити)

А ось так може виглядати графік змінності на виробничому підприємстві.

Зразок 2. Графік змінності виробничого цеху

(Завантажити)

Графік змінності містить інформацію за обліковий період у розрізі окремих календарних днів щодо:

• часу роботи та відпочинку працівника,
• наявності та часу оплачуваних перерв для відпочинку та харчування у випадку їх надання.

Графік змінності також містить підсумкову інформацію за обліковий період, зокрема кількість:

• робочих днів (змін),
• вихідних днів та додаткових днів відпочинку.

Що слід врахувати при складанні графіку змінності?

1. Тривалість зміни та наявність перерв визначається з урахуванням специфіки діяльності підприємства, умов та характеру праці. Не рекомендується встановлювати продовжену тривалість робочого дня на роботах із шкідливими і важкими умовами праці (п. 4 Методрекомендацій №138).

2. Згідно п. 4 Методрекомендацій №138, тривалість зміни може становити до 12 годин. Але на практиці можна встановити і більшу тривалість зміни – ми про це розповідали тут.

Загалом, тут правило одне: необхідно враховувати характер і умови праці, коли перевтома працівника може становити загрозу життю та здоров'ю як самого працівника, так і його оточення (п. 5 Методрекомендацій). Тобто, на деяких роботах тривалість зміни 24 години є прийнятною, а на деяких – 12 годин є більше, ніж витримує організм людини.

3. Тривалість перерви в роботі між змінами повинна бути не менше подвійної тривалості часу роботи в попередній зміні (включаючи перерву на обід) (ч. 1 ст. 59 КЗпП). Тобто, якщо зміна триває 12 годин (із годиною на перерву включно) – то час відпочинку має бути не менш, ніж 24 години. А якщо людина пропрацювала 24 годин – час відпочинку має бути не менш, ніж 48 годин.

В окремих випадках тривалість міжзмінного відпочинку може меншою, але мінімум це 12 годин на добу (ч. 1 п. 8 Методрекомендацій №138).

4. Не забувайте і про вихідні дні! Вони повинні бути у всіх, навіть в тих, хто працює позмінно. І ні, час міжзмінного відпочинку не вважається вихідними. Тривалість щотижневого безперервного відпочинку має бути не менше 42 годин (ст. 70 КЗпП). Якщо обліковий період місяць або більше, то кількість вихідних днів не повинна бути меншою, ніж кількість повних тижнів облікового періоду (п. 9 Методрекомендацій №138).

5. Призначати працівника на роботу протягом двох змін підряд заборонено (ч. 2 ст. 59 КЗпП).

6. Тривалість перерви для відпочинку і харчування не може перевищувати 2-х годин, її не включають до робочого часу та не оплачують (ч. 1 ст. 66 КЗпП). Якщо перерву для відпочинку та харчування встановити неможливо, працівникові має бути надана можливість приймання їжі протягом робочого часу (ч. 3 ст. 66 КЗпП). В такому випадку час перерви буде складовою частиною робочого часу та підлягає оплаті (див. лист Мінпраці від 04.10.2010 №304/13/116-10).

Як вести підсумований облік робочого часу?

Згідно п. 12 Методрекомендацій №138, підсумований облік робочого часу працівника здійснюється за табелем обліку робочого часу (виходів на роботу) та затвердженим графіком змінності.

Ці документи необхідні з метою виявлення надурочних годин та годин, відпрацьованих працівниками у вихідні дні або дні відпочинку при тимчасовій відсутності працівників в інших змінах, для достовірного нарахування їм заробітної плати (п. 17 Методрекомендацій №138).

Увага!

Підсумований облік робочого часу здійснюється наростаючим підсумком з початку встановленого облікового періоду.

Існують такі особливості табельного обліку при підсумованому обліку:

1. Якщо робоча зміна починається однієї доби, а завершується іншої, то відпрацьований час відображається для кожної доби окремо.
2. Кількість відпрацьованих нічних годин (з 22:00 до 06:00) відображається із спеціальним позначенням. Наприклад, у формі табелю №П-5 нічні години відображаються позначкою «РН» або «04». Оскільки в день у людини можуть бути відпрацьовані не тільки нічні години, то їх для наочності варто відображати через риску. Наприклад, людина працювала з 18:00 до 06:00. В табелі за перший день зміни слід показати 4 години звичайної роботи (4Р) і 2 години нічної роботи (/2РН). Для цього в табелі у верхньому рядку показують 4/2, а в нижньому Р/РН.
3. Якщо обліковий період перевищує місяць, визначення та відображення у табелі кількості надурочних годин, здійснюється за останній місяць такого періоду. Наприклад, якщо обліковий період рік, то протягом року в табелі змінним працівникам не визначають у окремій графі кількість надурочних годин. Але в останньому місяці такого року кількість відпрацьованих годин за всі 12 місяців сумується і порівнюється з річною нормою робочого часу. Перевищення вважається надурочними годинами і оплачується у подвійному розмірі.

Як відбувається оплата праці при підсумованому обліку робочого часу у різних випадках?

При застосуванні підсумованого обліку робочого часу зарплату працівникам нараховують на загальних підставах. Виняток становлять лише надурочні години – визначають та оплачують в кінці облікового періоду

Розглянемо порядок розрахунку окремих виплат.

Основна зарплата

Основна зарплата – це винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці, зокрема норми часу, виробітку, обслуговування, посадові обов'язки (ч. 1 ст. 2 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці»).

Розрахунок основної зарплати залежить від того, яким чином зарплата встановлена працівнику:

1. У вигляді годинної (денної) тарифної ставки.

Основна заробітна плата визначається: годинна (денна) тарифна ставка множиться на фактично відпрацьовані за місяць години (дні).

2. У вигляді місячного посадового окладу (тарифної ставки).

Розрахунок залежить від відпрацювання працівником норми робочого часу.

Якщо працівник відпрацював усі робочі години згідно графіку змінності, основна зарплата дорівнює розміру його посадового окладу (лист Мінсоцполітики від 21.02.2017 №242/0/102-17/282).

Якщо працівник відпрацював не всі дні місяця, тоді його основна зарплата розраховується пропорційно фактично відпрацьованим дням (лист Мінсоцполітики від 02.07.2018 №1139/0/101-18/28).

Для проведення розрахунків необхідно використовувати індивідуальну норму годин, встановлену графіком змінності.

Оплата за нічні години роботи

Відповідно до ст. 108 КЗпП робота у нічний час (це час з 22:00 до 06:00) оплачується у підвищеному розмірі, встановлюваному генеральною, галузевою (регіональною) угодами та колдоговором, але не нижче 20% тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час.

Це мінімальний розмір доплати за роботу у нічний час. Більший розмір може бути передбачено трудовим або колективним договором.

Розрахунок оплати за нічні години залежить від того, яким чином зарплата встановлена працівнику:

1. У вигляді годинної (денної) тарифної ставки

Годинна тарифна ставка перемножується на кількість нічних годин роботи та на розмір надбавки.

2. У вигляді місячного посадового окладу (тарифної ставки)

Потрібно спочатку визначати годинну тарифну ставку. Для цього місячний оклад працівника потрібно поділити на індивідуальну місячну норму робочого часу за відповідний місяць згідно графіку змінності працівника (лист Мінпраці від 18.05.2007 №380/13/84-07, листи Мінсоцполітики від 17.02.2012 №51/13/116-12 та від 18.08.2017 №1537/0/102-17).

Якщо обліковий період перевищує місяць, то для визначення годинної ставки необхідно використовувати індивідуальну норму робочого часу працівника для кожного місяця окремо.

Оплата за надурочні години

Порядок визначення та оплати надурочних годин (час, відпрацьований понад норму робочого часу) при підсумованому обліку визначено п. 10 Методрекомендацій №138.

Підрахунок кількості та оплату надурочних годин проводять наприкінці облікового періоду. Якщо обліковий період – місяць, підрахунок та оплата надурочних годин (за їх наявності) здійснюється щомісяця, а за більшої тривалості – в його останньому місяці.

Підрахунок кількості надурочних годин здійснюється відповідно до вимог ч. 3 п. 12 Методрекомендацій №138:

1. Загальна кількість надурочних годин за обліковий період визначається як різниця між фактично відпрацьованим часом і нормою робочого часу.
2. При підрахунку норми робочого часу для окремого працівника виключаються дні, які за графіком або розпорядком роботи припадають на час, упродовж якого працівник відповідно до законодавства був звільнений від виконання своїх трудових обов'язків (відпустка, виконання державних або громадських обов'язків, тимчасова непрацездатність тощо) (таку позицію підтверджує лист Мінсоцполітики від 02.07.2018 №1139/0/101-18/28).

Важливо!

Зазвичай під час підрахунку надурочних годин робота у святкові і неробочі дні не враховується, оскільки вона вже оплачена в подвійному розмірі (п. 11 Методрекомендацій №138). На час воєнного стану святкових і неробочих днів немає, тому це питання не виникає.

Надурочні години оплачуються в подвійному розмірі згідно ст. 106 КЗпП. При погодинній формі оплати праці надурочні години оплачують у подвійному розмірі годинної тарифної ставки.

Якщо працівникові встановлено оклад, то потрібно попередньо визначити годинну тарифну ставку. Якщо обліковий період дорівнює місяцю, то годинну тарифну ставку визначають діленням місячного окладу на місячну норму робочого часу (листи Мінсоцполітики від 05.07.2012 №229/13/116-12 та від 17.02.2012 №51/13/116-12).

Якщо ж обліковий період більше місяця (квартал, півріччя або рік), то годинну тарифну ставку розраховують шляхом ділення посадового окладу в останньому місяці облікового періоду, на середньомісячну кількість годин за обліковий період.

Кількість годин за кожен місяць облікового періоду дорівнює нормі робочого часу (листи Мінпраці від 18.05.2007 №380/13/84-07 і Мінсоцполітики від 24.04.2017 №1264/0/101-17/282).

Індексація зарплати

Індексацію заробітної плати проводять відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 17.07.2003 №1078.

Абзац шостий п. 4 Порядку №1078 передбачає, що суму індексації визначають із розрахунку повного робочого часу, а виплачують пропорційно фактично відпрацьованому часу.

Для працівників із підсумованим обліком робочого часу фактично відпрацьований час визначають за графіком змінності. Тому місяць вважається повністю відпрацьованим для цілей індексації, якщо працівник відпрацював усі години, передбачені графіком. Якщо відпрацьовано лише частину таких годин, індексацію виплачують пропорційно відпрацьованому часу, а якщо не відпрацьовано жодної години – індексація не нараховується.

Доплата до мінімальної заробітної плати

При проведенні розрахунку доплати до мінімальної заробітної плати використовують індивідуальну норму робочого часу (лист Мінсоцполітики від 21.02.2017 №242/0/102-17/282).

Тобто якщо працівник відпрацював усі робочі години, встановлені йому графіком змінності, йому потрібно нарахувати зарплату в розмірі не нижче мінімальної заробітної плати.

При чому якщо працівнику встановлено:

• оклад, то зарплата має бути не менше ніж мінімальна зарплата в місячному розмірі (з 01.01.2026 – 8647 грн),
• встановлено годинну ставку – в погодинному розмірі (з 01.01.2026 – 52 грн).

Доплата за роботу в нічний час та надурочний час згідно ч. 2 ст. 3-1 Закону про оплату праці знаходяться у переліку виплат, які не включаються до мінімальної зарплати.

Оплата за роботу у святкові, вихідні дні, індексація, виробничі премії тощо враховується під час визначення доплати до мінімальної зарплати (лист Мінсоцполітики від 21.08.2017 №2231/0/101-17).

Висновки

1. Підсумований облік запроваджують на безперервно діючих підприємствах або в окремих підрозділах чи на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може бути додержана встановлена щоденна або щотижнева тривалість робочого часу.
2. Облік робочого часу здійснюється за довший проміжок часу – обліковий період. Переважно у якості облікового періоду приймається місяць. Можуть використовуватись квартал, півріччя, рік.
3. Для облікового періоду необхідно розрахувати норму робочого часу.
4. Робота працівників (черговість змін) регулюється графіками змінності.
5. Зарплату працівникам нараховують на загальних підставах. Виняток становлять лише надурочні години – визначають та оплачують в кінці облікового періоду.