Протокол загальних зборів щодо роботи під час «жовтої» тривоги: правила оформлення за ДСТУ 4163:2020 + зразок

1. Чому протокол загальних зборів трудового колективу став популярним документом?
2. Які бувають протоколи та чим вони відрізняються між собою?
3. Чи потрібен спеціальний бланк для оформлення протоколу?
4. Які реквізити є обов’язковими для протоколу?
5. Як правильно оформити текст протоколу?
6. Які особливості підписання протоколу?
7. Чи допустиме внесення змін та виправлень у протокол?
8. Як довго потрібно зберігати протоколи загальних зборів трудового колективу?
9. Чи можна створювати протоколи в електронній формі та підписувати електронними підписами?
10. Висновки

Чому протокол загальних зборів трудового колективу став популярним документом?

Загальними зборами трудового колективу можна вирішити багато кадрових питань, які потребують угоди між роботодавцем та працівниками. Із нещодавніх прикладів – отримання згоди трудового колективу на продовження роботи під час «жовтого» рівня повітряної небезпеки. Про це ми вже говорили в статтях:

• Робота під час повітряної тривоги з 4 вересня 2026 р. за Постановою №1092: які документи слід оновити
• Жовтий і червоний рівні тривоги з 4 вересня 2026 р.: обов'язки бізнесу, необхідні документи і практичні поради.

А зараз розглянемо питання складання і затвердження цього документа більш докладно.

Важливо!

Протокол – це інформаційно-аналітичний документ, в якому фіксують перебіг обговорення питань і рішення, ухвалені на зборах, з’їздах, конференціях, засіданнях та нарадах.

Які бувають протоколи та чим вони відрізняються між собою?

Протокол загальних зборів трудового колективу складають на підставі записів (стенограм, фонограм, відеозаписів), зроблених безпосередньо під час зборів, а також документів, підготовлених заздалегідь, – текстів доповідей і виступів, довідок, повідомлень, проєктів ухвал або рішень, порядку денного, списку запрошених тощо.

За обсягом зафіксованої інформації протоколи бувають:

• стислі, у яких зазначають лише питання, обговорені на зборах, прізвища та власні імена доповідачів і ухвалені трудовим колективом рішення, а також посилання на документи, що додаються до протоколу;
• повні, які, крім зазначених вище відомостей, містять відредаговані записи виступів усіх доповідачів та учасників обговорення відповідних питань порядку денного;
• стенографічні, у яких увесь перебіг зборів записано дослівно.

Кожен із зазначених видів є допустимим, а вибір варіанту протоколювання залежить від того, наскільки докладно потрібно задокументувати перебіг зборів та їх результати.

Радимо обов’язково визначити вимоги до протоколювання загальних зборів трудового колективу в Інструкції з діловодства на підприємства, щоб уникнути суперечок і непорозумінь.

Чи потрібен спеціальний бланк для оформлення протоколу?

Протокол може бути оформлений на:

• бланку протоколу (у разі запровадження такого бланка на підприємстві);
• загальному бланку підприємства;
• стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм).

При цьому для розроблення бланка або оформлення протоколу на стандартних аркушах паперу радимо скористатися примірною формою протоколу загальних зборів трудового колективу, затвердженою наказом Мінюсту від 09.07.2026 №1860/5. Склад, зміст та розташування реквізитів протоколу в цій формі відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020.

Які реквізити є обов’язковими для протоколу?

Протокол загальних зборів трудового колективу повинен мати такий обов’язковий склад реквізитів:

• найменування юридичної особи;
• назва виду документа;
• дата документа;
• реєстраційний індекс документа;
• місце складення документа;
• заголовок до тексту документа;
• текст документа;
• підпис.

Увага!

Протокол загальних зборів трудового колективу не підлягає затвердженню та засвідченню печаткою, тому реквізити «Гриф затвердження» та «Відбиток печатки» в ньому не 

Під час оформлення протоколу загальних зборів трудового колективу потрібно враховувати, що:

• повне найменування юридичної особи зазначають відповідно до статуту або положення про підприємство. Під повним дозволяється зазначати скорочене найменуванням у дужках або без них;
• назву виду документа – ПРОТОКОЛ, друкують великими літерами напівжирним шрифтом;
• датою протоколу є дата проведення зборів, а не дата його остаточного оформлення чи підписання. Якщо збори тривали декілька днів, то через тире зазначають дати першого і останнього днів зборів.
  Наприклад: 19 – 20.10.2026 або 31.11 – 01.12.2026;
• реєстраційним індексом протоколу є порядковий номер зборів у межах діловодного року, який на підприємствах зазвичай збігається з календарним роком. З кожного нового діловодного року нумерація протоколів поновлюється. Наприклад, якщо збори трудового колективу проводять лише один раз на рік, то кожного року протокол буде мати порядковий номер 1;
• місцем складення протоколу є населений пункт, де безпосереднє були проведені збори, а не населений пункт, у якому фактично зареєстровано підприємство, за винятком зборів, проведених у дистанційному форматі;
• заголовок до тексту протоколу має відображати вид заходу – збори трудового колективу в родовому відмінку та логічно поєднуватися з назвою виду документа.
  Наприклад: загальних зборів трудового колективу.

Як правильно оформити текст протоколу?

Текст протоколу складається з двох частин – вступної та основної.

У вступній частині тексту зазначають прізвища, власні імена та посади:

• особи, обраної головуючим на зборах;
• секретаря;
• інших присутніх членів трудового колективу;
• запрошених осіб (за наявності);

а також порядок денний.

Після слова «Присутні» спочатку за алфавітом прізвищ зазначають усіх присутніх на зборах працівників підприємства, а потім – запрошених осіб. У протоколі загальних зборів трудового колективу, де кількість присутніх перевищує 15 осіб, їх склад зазначають кількісно (цифрами і словами), а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис: «Список присутніх додається до протоколу».

Наприклад:

Голова – ПРІЗВИЩЕ Власне ім’я, посада

Секретар – ПРІЗВИЩЕ Власне ім’я, посада

Присутні: ПРІЗВИЩА, власні імена та посади в алфавітному порядку прізвищ

Запрошені: ПРІЗВИЩА, власні імена та посади в алфавітному порядку прізвищ

Порядок денний:

1. _______________________________ (доповідач – ПРІЗВИЩЕ, власне ім’я, посада).

2. _______________________________ (доповідач – ПРІЗВИЩЕ, власне ім’я, посада).

3. …

Основна частина тексту протоколу складається з розділів, зміст яких відповідає пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і структурують за схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (або УХВАЛИЛИ). Слова «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ») друкують без лапок великими літерами без відступу від межі лівого поля аркуша, після них ставлять двокрапку. Нижче слів «СЛУХАЛИ» та «ВИСТУПИЛИ» з абзацу зазначають прізвища та власні імена доповідачів і виступаючих, потім ставлять тире й викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Питання до доповідача і його відповіді протоколюють у порядку їх надходження. Якщо текст доповідей, виступів чи повідомлень додають окремо, то після прізвища і власного імені роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається до протоколу». З кожного питання порядку денного приймають рішення, що фіксують нижче слова «ВИРІШИЛИ» або «УХВАЛИЛИ» з абзацу. Рішення, що містять декілька питань, поділяють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті має бути конкретно визначено: кому доручається, що саме та у який термін виконати.

Наприклад:

1. СЛУХАЛИ:

ПРІЗВИЩЕ Власне ім’я –  .................................... .

ВИСТУПИЛИ:

ПРІЗВИЩЕ Власне ім’я –  .................................... .

ПРІЗВИЩЕ Власне ім’я –  .................................... .

…

ВИРІШИЛИ:

1.1. ............................................................................. .

1.2. …

Рішення за кожним пунктом або за окремими пунктами порядку денного приймають шляхом голосування, а у відповідних розділах тексту протоколу перед частиною з рішенням (ухвалою) оформлюють результати голосування із зазначенням кількості голосів «за», «проти» та «утрималися». Якщо хтось із присутніх на зборах має особливу думку щодо ухваленого рішення, її викладають на окремому аркуші, підписують та додають до протоколу.

Наприклад:

ГОЛОСУВАЛИ:

«За» – ___ голосів

«Проти» – ___ голосів

«Утрималися» – ___ голосів

Додатки до протоколу нумерують арабськими цифрами (наприклад, Додаток 1), а у відповідних розділах тексту протоколу роблять посилання на ці додатки: «що додається» або «додається до протоколу». При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту протоколу не оформлюють.

Які особливості підписання протоколу?

Оформлений належним чином протокол підписують головуючий на зборах та секретар зборів.

Наприклад:

Свої особисті підписи зазначені особи проставляють у зворотній послідовності: спочатку протокол підписує секретар, потім подає його на підписання посадовій особі, обраній головуючим на зборах.

Чи допустиме внесення змін та виправлень у протокол?

Внесення змін та виправлень у протокол, підписаний головуючим та секретарем зборів, не допускається.

Усі уточнення й доповнення до тексту протоколу мають узгоджуватися на стадії його складення до моменту підписання.

Як довго потрібно зберігати протоколи загальних зборів трудового колективу?

Для формування у справу та зберігання протоколів загальних зборів трудового колективу в поточному діловодстві в номенклатурі справ підприємства має бути передбачена справа із заголовком «Протоколи загальних зборів трудового колективу за 2026 рік».

У межах справи протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами (п. 8 гл. 2 розділу IV Правил №1000/5). Першим зверху завжди має бути протокол під номером 1.

Незалежно від кількості проведених протягом року зборів та оформлених протоколів зазначена справа закривається щороку. А через два року після закриття передається до архіву підприємства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування (п. 1 гл. 4 розділу VІ Правил №1000/5).

Важливо!

Строк зберігання протоколу загальних зборів трудового колективу підприємства, що є джерелом формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), – постійний, а на підприємстві, що не є джерелом формування НАФ, – тривалий («До ліквідації підприємства»).

Пункт «а» ст. 12 Переліку №578/5.

Згідно з вимогами законодавства, з електронних протоколів постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання мають бути виготовлені засвідчені паперові копії для формування їх у справи в паперовій формі та передавання на архівне зберігання (гл. 6 розділу IV Порядку №1886/5).

Чи можна створювати протоколи в електронній формі та підписувати електронними підписами?

Створення та зберігання протоколу в електронній формі допускаються – але за умови запровадження на підприємстві системи електронного документообігу (далі – СЕД).

Оскільки електронний протокол має бути підписаний двома посадовими особами – головуючим на зборах і секретарем, на нього накладаються удосконалені електронні підписи цих осіб, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронних підписів, чи інші види електронних підписів (далі – ЕП).

ЕП накладаються у послідовності, визначеній для підписання цього виду документа в паперовій формі. Створення електронного протоколу вважається завершеним після накладення ЕП останнім підписантом.

Додатки до електронного протоколу можуть бути поєднані з ним в одному файлі або додані до реєстраційно-моніторингової картки протоколу окремими файлами.

Ось, загальні збори провели, електронний протокол створили і підписали. А що далі? Чи можна буде використати цей електронний протокол як доказ? Як його зберігати?

Юридична сила електронного протоколу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму та підписаний ЕП (ст. 8 Закону №851). Тобто, з точки зору закону, це такий самий документ, як і паперовий протокол.

Електронні протоколи постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання підлягають архівуванню згідно з п. 1 гл. 3 розділу V Порядку №1886/5. А саме: передавання електронних справ з протоколами до електронного архіву підприємства відбувається за допомогою СЕД підприємства, яка забезпечує надання доступу працівникам архіву до відповідних електронних документів та всіх їх облікових даних.

Зразок протоколу загальних зборів трудового колективу

(Завантажити)

Висновки

1. Хід обговорення питань та рішення, прийняті на зборах трудового колективу обов’язково фіксують у протоколі.
2. Протокол складає та оформлює секретар, якого обирають безпосередньо на початку загальних зборів трудового колективу саме для ведення протоколу.
3. Залежно від обсягу зафіксованої під час зборів інформації, протокол може бути стислим, повним або стенографічним.
4. Для оформлення протоколу загальних зборів трудового колективу рекомендується застосовувати примірну форму цього документа, затверджену наказом Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5.
5. Оформлений належним чином протокол підписують посадові особи, яких було обрано секретарем і головуючим на цих зборах.
6. Внесення змін та виправлень у протокол, підписаний головуючим та секретарем зборів, не допускається.
7. Датою протоколу є дата проведення зборів, а не дата остаточного оформлення чи підписання протоколу.
8. Протоколи не підлягають реєстрації в журналі чи іншій реєстраційній формі. Реєстраційним індексом протоколу є порядковий номер зборів у межах одного діловодного року.
9. Справи з протоколами загальних зборів трудового колективу, упорядковані за роками, через два роки після їх завершення у поточному діловодстві передаються до архіву підприємства.
10. Протоколи, створені в електронній формі та підписані електронними підписами головуючого та секретаря зборів, мають таку саму юридичну силу, як і протоколи в паперовій формі.