- Як формується електронний листок непрацездатності (е-лікарняний) у 2026 році?
- П’ять статусів е-лікарняного: що вони означають?
- Коли е-лікарняний набуває статусу «Готовий до сплати»?
- Які строки призначення та виплати допомоги у 2026 році?
- Хто ухвалює рішення про призначення страхової виплати?
- Покроковий алгоритм роботи з е-лікарняним на підприємстві
- Що робити, якщо е-лікарняний сформовано із помилкою?
- Які документи мають зберігатися на підприємстві?
- Малюнок 1. 5 статусів е-лікарняного
- Малюнок 2. Як порахувати 10 робочих днів для призначення страхової виплати
- Малюнок 3. Як працювати з е-лікарняними
Як формується електронний листок непрацездатності (е-лікарняний) у 2026 році?
Електронний листок непрацездатності (далі – е-лікарняний) формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність.
На підставі е-лікарняного здійснюють такі страхові виплати:
- оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності (Порядок №440)
- допомогу по тимчасової непрацездатності (ст. 15 Закону №1105)
- допомогу по вагітності та пологах (ст. 18 Закону №1105).
Порядок формування е-лікарняних регулюють:
Роботодавець отримує доступ до е-лікарняного через кабінет страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду України.
Важливо!
Поява е-лікарняного в кабінеті страхувальника ще не означає, що за ним можна нараховувати страхову виплату. Насамперед роботодавець має перевірити статус документа.
П’ять статусів е-лікарняного: що вони означають?
Відповідно до п. 2 розд. II Порядку №1234 е-лікарняний може мати п’ять статусів. Кожен із них визначає, чи можна використовувати документ для призначення страхової виплати та які дії має виконати роботодавець.
Таблиця 1. П’ять статусів е-лікарняного у 2026 році: значення та дії роботодавця
| Статус | Що означає | Дії роботодавця |
| Закритий | Е-лікарняний сформовано, але він ще не готовий до призначення допомоги | Перевірити дані документа та контролювати зміну статусу |
| Готовий до сплати (виданий) | Е-лікарняний готовий для розгляду питання про призначення допомоги | Перевірити підстави для виплати та ухвалити рішення |
| Оплачений | За е-лікарняним проведено відповідне фінансування ПФУ | Перевірити надходження страхових коштів і фактичну виплату працівникові |
| Помилково сформований | Медичний висновок, на підставі якого сформовано документ, містить помилку | Не призначати допомогу за таким документом. Перевірити наявність нового е-лікарняного |
| Недійсний | Е-лікарняний визнано недійсним відповідно до правил ведення Реєстру, зокрема через повне перекриття його періоду іншим лікарняним | Не призначати допомогу за недійсним документом. Перевірити інші е-лікарняні за відповідний період |
Зверніть увагу!
Статус «Оплачений» не підтверджує, що працівник фактично отримав допомогу. Він говорить лише про фінансування страхових виплат, що надійшли на рахунок роботодавця від ПФУ.
Тому роботодавець має окремо перевірити перерахування коштів працівникові. І протягом місяця з дати такого перерахування надати ПФУ повідомлення. Про це ми нещодавно нагадували тут.
Коли е-лікарняний набуває статусу «Готовий до сплати»?
Відповідно до п. 3 розд. II Порядку №1234 е-лікарняний набуває статусу «Готовий до сплати (виданий)» через сім днів після відповідної дати. Початок відліку залежить від причини непрацездатності.
Таблиця 2. Відлік семиденного строку для набуття е-лікарняним статусу «Готовий до сплати»
| Вид е-лікарняного | Від якої дати відраховують сім днів |
| Тимчасова непрацездатність | Від дати закриття е-лікарняного |
| Вагітність та пологи | Від дати відкриття е-лікарняного |
Отже, для звичайного е-лікарняного відлік починається після закриття документа, а для е-лікарняного у зв’язку з вагітністю та пологами – після його відкриття.
Протягом установленого семиденного періоду до медичного висновку можуть вноситися зміни. Тому перед призначенням допомоги роботодавець має переконатися, що е-лікарняний набув необхідного статусу.
Саме після цього можна розпочинати процедуру призначення страхової виплати.
Які строки призначення та виплати допомоги у 2026 році?
Відповідно до ч. 1 ст. 24 Закону №1105 документи для призначення допомоги розглядають у такі строки:
- 10 робочих днів – для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності;
- 3 робочі дні – для призначення допомоги по вагітності та пологах.
Після ухвалення рішення роботодавець має виконати наступні дії в установлені строки.
Таблиця 3. Строки призначення, фінансування та виплати лікарняних і декретних у 2026 році
| Дія | Строк |
| Призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності | Не пізніше 10 робочих днів із дня надходження документів |
| Призначення допомоги по вагітності та пологах | Не пізніше 3 робочих днів із дня надходження документів |
| Повідомлення працівника про відмову в призначенні допомоги | Не пізніше 5 днів після ухвалення рішення |
| Подання заяви-розрахунку до ПФУ | Не пізніше 5 робочих днів із дати ухвалення рішення |
| Фінансування ПФУ | Протягом 3 робочих днів після надходження заяви-розрахунку зі статусом «Прийнято» |
| Виплата допомоги працівникові | У найближчий після призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати, з урахуванням отримання фінансування ПФУ |
| Подання повідомлення про виплату страхових коштів | Не пізніше 30 календарних днів із дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено» |
Зверніть увагу!
Строки подання заяви-розрахунку, фінансування та повідомлення про виплату визначено Порядком, затвердженим постановою правління ПФУ від 19.08.2025 №28-1.
Про те, як складаються чинні форми заяви-розрахунку та повідомлення ми розповідали тут:
Приклад. Як обчислити 10 робочих днів для призначення лікарняних
Працівник хворів до 10 жовтня 2026 року включно. Цього дня е-лікарняний закрито. Підприємство працює за п’ятиденним робочим тижнем із вихідними в суботу та неділю.
Коли е-лікарняний набуде статусу «Готовий до сплати» та до якої дати роботодавець має ухвалити рішення про його оплату?
Таблиця 4. Розрахунок 10 робочих днів для призначення лікарняних: приклад із датами
| Дата | День тижня | Подія |
| 10.10.2026 | Субота | Закриття е-лікарняного |
| 17.10.2026 | Субота | Набуття статусу «Готовий до сплати» |
| 19.10.2026 | Понеділок | Перший робочий день строку розгляду |
| 30.10.2026 | П’ятниця | Десятий робочий день, гранична дата ухвалення рішення |
Оскільки е-лікарняний набув статусу «Готовий до сплати» в суботу, строк розгляду документів починається з найближчого робочого дня – понеділка, 19 жовтня.
Десять робочих днів припадають на два періоди:
- 19–23 жовтня – перші п’ять робочих днів;
- 26–30 жовтня – наступні п’ять робочих днів.
Отже, гранична дата ухвалення рішення про призначення допомоги – 30 жовтня 2026 року.
Важливо!
Приклад розраховано для підприємства з п’ятиденним робочим тижнем. Якщо роботодавець застосовує інший графік роботи, граничну дату необхідно визначати з урахуванням установлених робочих днів.
Хто ухвалює рішення про призначення страхової виплати?
Відповідно до ч. 3 ст. 22 Закону №1105 рішення про призначення страхової виплати ухвалює страхувальник або уповноважені ним особи. Наприклад, на підприємстві - директор або інший працівник, на якого директор наказом поклав такоий обов'язок.
Під час розгляду е-лікарняного необхідно перевірити:
- наявність підстав для призначення допомоги;
- правильність відомостей у документі;
- період тимчасової непрацездатності;
- наявність обставин, які можуть бути підставою для відмови у виплаті.
Ухвалене рішення доцільно оформити письмово: наказом, розпорядженням або іншим внутрішнім документом, який дає змогу встановити дату рішення, його зміст та відповідальну особу. Документальне оформлення рішення допоможе підтвердити дотримання строків призначення страхової виплати та причини відмови під час перевірки.
Покроковий алгоритм роботи з е-лікарняним на підприємстві
Щоб забезпечити своєчасне призначення та виплату допомоги, роботодавцю доцільно визначити внутрішній порядок роботи з е-лікарняними. Зокрема, варто розподілити обов’язки між кадровою службою, особою, уповноваженою ухвалювати рішення про призначення допомоги, та бухгалтерією.
Таблиця 5. Алгоритм роботи з е-лікарняним: 6 етапів, відповідальні особи та документи
| Етап | Відповідальний | Дії та документи |
| 1. Отримання | Кадровик | Перевіряє е-лікарняний у кабінеті ПФУ, звіряє дані працівника, період непрацездатності та фіксує номер документа |
| 2. Контроль статусу | Кадровик | Відстежує набуття статусу «Готовий до сплати», перевіряє відображення днів непрацездатності в табелі та передає інформацію уповноваженій особі |
| 3. Прийняття рішення | Страхувальник або уповноважена особа | Перевіряє підстави для виплати, ухвалює рішення про призначення допомоги або відмову та оформлює його документально |
| 4. Розрахунок допомоги | Бухгалтер | Визначає розрахунковий період, середню зарплату, кількість оплачуваних днів і суму допомоги |
| 5. Фінансування | Бухгалтер | Формує та подає заяву-розрахунок до ПФУ, контролює її прийняття та надходження страхових коштів |
| 6. Виплата | Бухгалтер | Забезпечує виплату працівникові, оформлює платіжні документи та подає повідомлення про виплату страхових коштів до ПФУ |
Такий розподіл обов’язків є рекомендованим. Роботодавець може встановити інший внутрішній порядок залежно від організаційної структури підприємства. Головне: забезпечити своєчасне передавання інформації між відповідальними працівниками.
Що робити, якщо е-лікарняний сформовано із помилкою?
Під час роботи з електронними лікарняними роботодавець може зіткнутися з ситуаціями, коли документ не набуває очікуваного статусу або інформація в Реєстрі потребує уточнення.
Розглянемо найпоширеніші випадки.
Таблиця 7. Проблемні статуси е-лікарняних: причини та алгоритм дій роботодавця
| Ситуація | Алгоритм дій роботодавця |
| Е-лікарняний має статус «Закритий» | Перевірити дату закриття та дочекатися завершення семиденного строку |
| Статус не змінився після встановленого строку | Повторно перевірити дані в Реєстрі. Якщо статус залишається незмінним – звернутися до ПФУ для з’ясування причин |
| Статус «Помилково сформований» | Не призначати допомогу за таким документом. Перевірити, чи сформовано новий е-лікарняний на підставі правильного медичного висновку |
| Статус «Недійсний» | Перевірити інший е-лікарняний, який охоплює відповідний період непрацездатності |
| Статус «Оплачений», але працівник не отримав коштів | Перевірити надходження фінансування, нарахування допомоги та платіжні документи |
Які документи мають зберігатися на підприємстві?
Роботодавець повинен мати належне документальне підтвердження призначення, розрахунку та виплати допомоги.Для цього доцільно формувати комплект документів за кожним страховим випадком.
Таблиця 6. Документи для призначення та виплати лікарняних
| Документ | Що підтверджує |
| Відомості про е-лікарняний | Номер документа, період непрацездатності та його статус |
| Табель обліку робочого часу | Період відсутності працівника на роботі |
| Рішення про призначення допомоги або відмову | Дату, підставу та зміст ухваленого рішення |
| Розрахунок допомоги | Розрахунковий період, середню зарплату, кількість оплачуваних днів і нараховану суму |
| Заява-розрахунок і підтвердження ПФУ | Подання документів для фінансування та результати їх опрацювання |
| Платіжні документи | Фактичну виплату коштів працівникові |
| Повідомлення про виплату страхових коштів | Виконання вимог Порядку №28-1 щодо інформування ПФУ |
Чи потрібно роздруковувати е-лікарняний?
Законодавство не вимагає створювати паперову роздруківку кожного електронного листка непрацездатності.
Водночас для внутрішнього контролю роботодавець може зберігати витяг, скриншот із кабінету ПФУ або відомості про е-лікарняний у власному електронному реєстрі.
Доцільно також вести внутрішній реєстр е-лікарняних, у якому зазначати:
- номер і період е-лікарняного;
- дату набуття статусу «Готовий до сплати»;
- дату ухвалення рішення про призначення допомоги;
- дату подання заяви-розрахунку;
- дату надходження фінансування ПФУ;
- дату виплати допомоги працівникові;
- дату подання повідомлення про виплату страхових коштів.
Такий реєстр допоможе контролювати строки на кожному етапі та своєчасно виявляти документи, за якими ще не завершено процедуру виплати.
А ми від себе створили ще і малюнки з основними тезами цієї статті, які теж можна роздрукувати і використовувати за потреби!
Малюнок 1. 5 статусів е-лікарняного
Малюнок 2. Як порахувати 10 робочих днів для призначення страхової виплати
Малюнок 3. Як працювати з е-лікарняними
Читайте більше про лікарняні у 2026 році:
- Лікарняні та декретні у 2026 році: алгоритм розрахунку та практичні приклади згідно з вимогами Закону №1105
- Перевірки ПФУ щодо правильності використання коштів на лікарняні та декретні: як перевіряють у 2026 році
- З 2 червня 2026 р. лікарняні під контролем ПФУ: що змінила Постанова №657 у перевірці листків непрацездатності
- Чи враховуються лікарняні у зарплатні показники 2,5 та 3 МЗП за постановою №692? Позиція ПФУ та наш коментар
- Лікарняні зовнішніх сумісників: що змінилося з 1 травня 2026 року
- новлений Порядок №1266 щодо розрахунку лікарняних діє з 1 травня 2026 року: аналіз постанови КМУ №533
- Підстави для відмови в оплаті лікарняних у 2026 році: повний перелік випадків згідно із законодавством
- Довідки про страховий стаж ОК-5 і ОК-7 у 2026 р.: чим вони відрізняються та алгоритм отримання через ПФУ і Дію
Усі новини про лікарняні дивіться за посиланням.
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до повного тексту цієї статті без реклами можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
