Директор у відпустці або на лікарняному: хто підписує документи за нього в 2026 році за ЦКУ та як це оформити

1. Три способи передати право підпису: який краще використати?
2. Як перевірити повноваження особи, яка підписує договір замість директора?
3. Чи можливий підпис на первинних документах за директора?
4. Підпис на наказі за тимчасово відсутнього директора
5. Як підписати податкову накладну за директора?
6. Чи можна підписати податкову звітність за директора?
7. Чи може інша особа використовувати КЕП директора?
8. Чи може директор підписувати документи самостійно, але дистанційно?
9. Хто підписує документи для банку у відсутність директора?
10. Чек-лист: що варто зробити перед тимчасовою відсутністю директора

Три способи передати право підпису: який краще використати?

Законодавство не має єдиної процедури виконання обов'язків директора на час його відсутності. На практиці повноваження на час його тимчасової відсутності передають одним із трьох способів, які мають різну юридичну силу:

• Передбачити тимчасову ситуацію в статуті (установчих документах);
• Скласти наказ про тимчасове виконання обов’язків;
• Скласти довіреність.

Спосіб 1. Передбачити тимчасову ситуацію в статуті (установчих документах)

Це найнадійніший варіант. Виконавчий орган товариства, його компетенцію та порядок діяльності визначають загальні збори та статут (ст. 39 Закону про ТОВ/ТДВ). Якщо в статуті прямо записано, хто виконує повноваження директора під час його відсутності і в якому обсязі, питання про підставу підпису практично не виникає.

Звісно, особа, яка замінює керівника, має одразу мати КЕП. Також про неї слід повідомити контролюючі органи (де це прямо вимагається законом, зокрема, орган ДПС).

Спосіб 2. Скласти наказ про тимчасове виконання обов’язків

Директор (якщо статут не обмежує його в цьому) покладає виконання власних обов’язків керівника на іншого працівника. Зазвичай це заступник, головний інженер або головний бухгалтер – згідно ст. 42 Закону про ТОВ/ТДВ це може бути будь-яка посадова особа.

У наказі варто прописати:

• строк (на відомий період або «до виходу директора на роботу»);
• обсяг повноважень, окремо передбачивши право підпису та чіткий перелік документів, які тимчасово виконуючий обов’язки зможе підписувати;
• обмеження (наприклад, договори на суму понад Х грн тільки за погодженням загальних зборів);
• доплату за ст. 105 КЗпП, якщо заміщення не входить до посадових обов’язків працівника.

Увага!

Тимчасово виконуючого обов’язки можна призначити й без права підпису. Тоді він організовує роботу, але підписати договір чи звітність не може.

Не забувайте перевіряти це при складанні наказу. Бо іноді наказ складають за шаблоном, а про те, що т.в.о не мав право підпису згадують вже тоді, коли контрагент або ДПС ставлять підпіс під сумнів.

Якщо в посадовій інструкції заступника прямо передбачено, що він виконує обов’язки директора на час його відсутності, окремий наказ і доплата для трудових цілей не потрібні. Проте для відносин із третіми особами одного такого запису недостатньо (про це – далі).

Спосіб 3. Скласти довіреність від імені юрособи

Довіреність від імені юрособи видає її керівний орган (ст. 246 ЦКУ). Оскільки підприємством керує лише директор (тобто, керівний орган одноосібний), то він же може і видати довіреність.

Довіреність зручна, коли потрібно уповноважити конкретну особу на конкретні дії: підписати певний договір, представляти товариство в банку чи суді. Отримати її може не лише працівник, а навіть третя особа, яка не має жодного відношення до підприємства, чи один з учасників товариства. Довіреність з чітко окресленим колом повноважень – найбезпечніший для директора варіант, бо він точно знає, що саме підпише інша особа.

Але довіреність має строк дії і тому, як правило, видається безпосередньо перед діями, які має здійснити довірена особа. До того ж, однією довіреністю справа не обмежиться: послуги довіреної особи теж підлягають оплаті. А отже, потрібен договір доручення та акт. Оскільки невихід директора може статися в будь-який момент (від раптової непрацездатності ніхто не застрахований) – має сенс подбати про більш постійний варіант заміни.

Якщо ж тимчасова відсутність триватиме недовго і є запланованою – довіреність допоможе швидко знайти заміну.

Як перевірити повноваження особи, яка підписує договір замість директора?

Договір від імені підприємства без довіреності підписує керівник, тобто особа, відомості про яку внесено до ЄДР. Усі інші підписанти діють на підставі статуту, довіреності, розпорядчого акта або за даними ЄДР, і цю підставу варто зазначати в преамбулі договору (у разі представника, зазначеного в даних підприємства за ЄДР – потрібно мати виписку чи витяг з ЄДР).

Посадова інструкція не дає права підписувати договори!

Верховний Суд розглянув справу, у якій заступнику директора оголосили догану за договір відповідального зберігання. Заступник підписав його, поки директор був у відпустці. Працівник посилався на свою посадову інструкцію, але суд виходив з того, що підставою для представництва юрособи є установчий документ або довіреність, а не посадова інструкція (постанова КЦС ВС від 03.07.2019 справа №712/8637/17). Тому навіть якщо заступник за інструкцією заміщає директора, на підписання договорів йому потрібна довіреність або належне рішення органу управління.

Контрагент має перевіряти ЄДР, а не лише покладатися на фразу «діє на підставі статуту»

Велика Палата ВС у постанові від 03.12.2025 у справі №914/768/22 дійшла висновку, що посилання в договорі на те, що особа діє на підставі статуту, не можна беззастережно ототожнювати з тим, що контрагент ознайомився зі статутом. Натомість ознайомлення з відомостями ЄДР про обсяг повноважень директора суд вважає проявом розумної обачності.

Важливо!

Висновки для обох сторін:

• для підприємства: якщо в.о. діятиме від імені компанії тривалий час (наприклад, директора мобілізовано), внесіть відомості про нього та обмеження повноважень до ЄДР (ст. 9 Закону №755-IV). Інакше контрагент зможе послатися на свою добросовісність;
• для контрагента: перед підписанням договору з в.о. керівника попросіть копію наказу чи рішення зборів і перевірте ЄДР.

Чи легитимізує підпис в.о. на договорі підпис директора після повернення? 

Правочин, вчинений представником з перевищенням повноважень, створює права та обов’язки для товариства лише в разі його наступного схвалення (ст. 241 ЦКУ). Але схвалення має відповідати тому самому порядку, що й укладення. Об’єднана палата КГС ВС у постанові від 14.04.2025 у справі №904/2465/21 наголосила: якщо для укладення правочину потрібна згода наглядової ради або загальних зборів, то така сама згода потрібна і для його схвалення, а інші форми схвалення неналежні. Справа стосувалася акціонерного товариства, але логіка застосовна й до ТОВ: підпис директора, який повернувся до роботи, легитимізує підпис його в.о. лише в разі якщо на укладання таких договорів не потрібна згода засновників.

Чи можна скористатися факсиміле?

Підпис директора не можна замінити факсимільним відтворенням без домовленості безпосередньо у тексті договору. Його використання при вчиненні правочинів допускається у випадках, встановлених законом, або за письмовою згодою сторін (ч. 3 ст. 207 ЦКУ). Без такої згоди факсиміле підписанта на договорі – ризик для його дійсності.

Чи можливий підпис на первинних документах за директора?

Обов’язковим реквізитом первинного документа є особистий підпис або інші дані, що ідентифікують особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Тобто акт, накладну чи прибутковий ордер має підписувати не обов’язково директор, а той, хто відпускав товар, приймав роботи тощо.

Практична порада:

розпорядчим документом (наказом) варто затвердити перелік осіб, які мають право підпису первинних документів за видами операцій, і передбачити, хто підписує замість директора на час його відсутності. Тоді тимчасова відсутність керівника взагалі не впливатиме на первинний документообіг.

Чому це важливо для податків?

Суди послідовно пов’язують право на податковий кредит і витрати з реальністю операції та належним документальним підтвердженням. Верховний Суд у постанові від 20.11.2025 у справі №826/3451/13-а нагадав: первинні документи, складені «на папері» без реальної операції, не можуть бути використані ні в бухгалтерському, ні в податковому обліку.

Окрема лінія практики Верховного Суду стосується документів, підписаних особами, які заперечують своє підписання. Такі документи не вважаються належно оформленими та підписаними повноважною особою. Справи здебільшого стосуються «проблемних» контрагентів, однак принцип універсальний: підпис неуповноваженої особи дає перевіряльникам аргумент проти документа. На захист документа тоді доведеться збирати докази реальності операції.

Підпис на наказі за тимчасово відсутнього директора

Накази з основної діяльності та кадрові накази підписує керівник або особа, яка виконує його обов’язки в межах наданих повноважень.

Варто звернути увагу на кілька моментів:

• наказ про відпустку самого директора і про покладення його обов’язків на іншу особу – це різні документи. Фахівці з кадрових питань радять не об’єднувати їх в одному наказі;
• якщо статут відносить призначення в.о. керівника до компетенції загальних зборів, наказом директора це питання не вирішити. Потрібен протокол (рішення) зборів учасників;
• Підпис «за директора» з косою рискою та чужим прізвищем у кадрових документах краще не використовувати.

Увага!

Відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020 назву посади виконувача обов'язків керівника слід оформлювати так:

• Повне написання (у текстах документів): виконувач обов'язків керівника (або виконувач обов'язків директора).
• Скорочене написання (у реквізиті «Підпис»): в. о. керівника або в. о. директора. Після кожної літери ставиться крапка, між словами залишається пробіл: в. о.

Як підписати податкову накладну за директора?

Податкова накладна складається в електронній формі з КЕП уповноваженої платником особи (п. 201.10 ПКУ). Платник має заздалегідь повідомити ДПС про всіх осіб, чиїм КЕП підписуватимуться ПН.

Для цього подається Повідомлення про надання інформації щодо КЕП (додаток 1 до Порядку №557). Із 25.06.2026 в «Єдиному вікні» з’явилася нова форма F/J1391105, затверджена на виконання наказу Мінфіну від 25.03.2026 №169. У табличній частині Повідомлення для кожного підписувача обирається свій тип підпису.

Таке делегування треба оформити до початку тимчасової відсутності директора! Адже реєстрація ПН у ЄРПН технічно залежить від того, чиї КЕП прийняті ДПС. Є також вимога, щоб підписант мав повноваження і на дату складання ПН, і на дату її реєстрації.

Наприклад, під час зміни директора П’ятий ААС у постанові від 14.02.2023 у справі №420/12264/22, якого підтримав ВС та відмовився відкривати касаційне провадження, став на бік ДПС і підкреслив, що до Реєстру приймаються ПН/РК з КЕП головного бухгалтера (бухгалтера) або керівника (за відсутності посади бухгалтера) та печаткою (за наявності). Тобто період, коли старого підпису вже немає, а новий ще не зареєстровано, призводить до блокування реєстрації, втрати часу та необхідністю йти до суду.

Чи можна підписати податкову звітність за директора?

Податкова декларація підписується керівником або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухобліку та подання звітності (п. 48.5.1 ПКУ). Якщо облік веде і звітність подає сам керівник, декларацію підписує він. Декларація, не підписана уповноваженими особами, не вважається податковою декларацією (п. 48.7 ПКУ).

ДПС у «ЗІР» (категорія 129.03, чинна консультація) роз’яснює порядок підписання е-звітності у разі тимчасової відсутності керівника або головного бухгалтера (відпустка, зокрема відпустка по догляду за дитиною, лікарняний):

• відсутній директор: на звітність накладаються кваліфіковані або удосконалені електронні підписи посадових осіб, яким делеговано право підпису через Повідомлення, прийняте контролюючим органом, у такому порядку: першим – підпис головного бухгалтера, другим – особи, зазначеної в Повідомленні з типом підпису «Директор», третьою – кваліфікована електронна печатка (за наявності);
• відсутній головбух: накладаються КЕП (УЕП) керівника та кваліфікована електронна печатка (за наявності).

Податківці спираються на абз. 2 п. 42.6 ПКУ (перелік уповноважених осіб і їхні повноваження визначає керівник) та розд. ІІІ Порядку №557 у редакції наказу Мінфіну від 25.03.2026 №169.

Нове в роз’ясненні: якщо строк чинності КЕП (УЕП) особи, зазначеної в Повідомленні з типом підпису «Директор» або «Бухгалтер», завершився, така особа втрачає право підпису електронних документів. Тож перед відпусткою директора перевірте не лише те, що Повідомлення прийняте, а й строк дії ключа заступника.

Тобто в.о. директора може підписати звітність лише після того, як його КЕП «прописаний» у ДПС з типом «Директор». Наказ про в.о. сам по собі цього не забезпечує.

Зверніть увагу: уповноважити на підпис звітності можна працівника, але не зовнішнього бухгалтера за ЦПД.

Приклад з судової практики: звітність, підписану «не тією» особою, не вдалося оскаржити

У справі №420/38773/24 (постанова П’ятого ААС від 16.09.2025) ТОВ намагалося скасувати ППР на 1,6 млн грн ПДВ. Аргумент платника: уточнюючий розрахунок підписала засновниця, яка на той момент не була керівником, тому розрахунок не вважається декларацією, а камеральна перевірка по ньому неможлива. Суд не погодився: право на підписання звітності має не лише керівник, а й уповноважена особа з чинним КЕП. Надіславши квитанцію №2, ДПС підтвердила перевірку дійсності підпису. Крім того, суд урахував, що ТОВ не зверталося до ДПС із виправленням даних, підписаних, за його ж твердженням, неуповноваженою особою.

Увага!

Квитанція №2 про прийняття податківцями звітності легалізує її подання саме тим платником податків, який цю квитанцію отримав. Посилатися потім на те, що цю звітність підписала особа, що не мала на це повноважень, – безперспективна тактика.

Чи може інша особа використовувати КЕП директора?

Найпоширеніша ситуація на час тимчасової відсутності директора – дати бухгалтеру токен і пароль від його КЕП. Але робити цього не можна з кількох причин.

• По-перше, Закон №2155 покладає на підписувача обов’язок зберігати особистий ключ і не допускати його використання іншими особами. Документ, підписаний чужим ключем, формально має підпис директора, але фактично його поставила інша особа. Якщо виникне спір, це легко встановити за IP-адресами, логами сервісів та часом підписання. ДПС у своїх роз’ясненнях наголошує, що звітність з КЕП відсутньої особи формально буде прийнята. Але це не скасовує порушення закону - використання чужого ключа.
• По-друге, можливі кримінально-правові наслідки: використання чужого КЕП це підробка документів або несанкціоноване втручання в роботу інформаційних, електронних комунікаційних систем.
• По-третє, директор, який передав свій КЕП іншій особі, відповідає за все, що підпишуть від його імені.

Правильний шлях – власний КЕП в.о. чи бухгалтера і Повідомлення до ДПС з відповідним типом підпису.

Чи може директор підписувати документи самостійно, але дистанційно?

Випадок 1. Відрядження

Відрядження не припиняє виконання трудових обов’язків. Директор із КЕП може підписувати документи дистанційно, і призначати в.о. не обов’язково.

Випадок 2. Відпустка

Працівник у відпустці має бути вільний від роботи. Відкликати з щорічної відпустки можна лише за згодою працівника і лише з підстав, визначених ст. 12 Закону «Про відпустки» (відвернення стихійного лиха, виробничої аварії, простою, загибелі або псування майна тощо). Потреба підписати договір чи декларацію до цих підстав формально не належить.

Перевіряльники іноді під час документальних перевірок зіставляють дати відпусток директора з датами підписів і ставлять під сумнів «відпускні» підписи.

Увага!

Будь який документ чи звітність, підписаний директором у відпустці, не стає недійсним автоматично – його легальність прямо не заперечується нормами ПКУ. Але, бепечніше не давати приводу для спору.

Випадок 3. Лікарняний

Тут ситуація, аналогічна до відпусток. Документи, підписані в період тимчасової непрацездатності, теж формально не нікчемні. Проте робота під час лікарняного ставить під сумнів підстави для оплати лікарняного, а дата підпису на документі стає доказом цієї роботи.

Випадок 4. Мобілізація

Тут відсутність тривала й непрогнозована. За мобілізованим зберігається місце роботи (ст. 119 КЗпП), але товариству потрібен той, хто реально керуватиме бізнесом. Оптимальний варіант – рішення загальних зборів про тимчасове покладення повноважень на іншу особу, з внесенням відомостей до ЄДР, оновленням Повідомлення до ДПС та переліку розпорядників рахунків у банку.

Хто підписує документи для банку у відсутність директора?

Право розпоряджатися рахунком мають особи, внесені банком до переліку розпорядників. Наказ про в.о. автоматично не дає доступу до клієнт-банку.

Тому звертайтеся до банку заздалегідь: процедуру зміни чи додавання розпорядника визначає банк з урахуванням вимог фінансового моніторингу, і вона може тривати кілька днів. Докладно про це ми розповіли в статті за посиланням.

Чек-лист: що варто зробити перед тимчасовою відсутністю директора

1. Перевірити статут: хто і в якому обсязі виконує повноваження директора під час його відсутності; хто призначає в.о.; які обмеження діють на договори.
2. Оформити наказ (рішення зборів) про в.о. з прямим зазначенням права підпису і переліком документів, а за потреби – довіреність на конкретні дії.
3. Для тривалої відсутності: внести відомості про особу, яка діє від імені товариства, та обмеження до ЄДР.
4. Переконатися, що в.о. і бухгалтер мають власні чинні КЕП. Подати до ДПС Повідомлення за формою J1391105 з потрібними типами підпису («Директор», «Підпис податкових накладних»). Дочекатися квитанції про прийняття.
5. Затвердити (оновити за потреби) перелік осіб із правом підпису первинних документів.
6. Узгодити з банком додаткового розпорядника рахунку.
7. Ознайомити в.о. з наказом під підпис і визначити, які договори він укладає лише за погодженням.
8. Після повернення директора видати наказ про припинення тимчасового виконання обов’язків. Якщо зміни вносилися до ЄДР, ДПС чи банку, повернути попередній стан.