У разі прийняття на роботу нового головного бухгалтера підприємству потрібно:
1) Подати повідомлення про прийняття на роботу нового головного бухгалтера до початку його роботи до податкового органу у порядку, встановленому постановою КМУ від 17.06.2015 р. №413.
2) Подати заяву за форму №1- ПДВ або №1- ОПП.
Підприємство має повідомити про «нового» головного бухгалтера за формою №1-ПДВ, якщо воно є платником ПДВ. У такому випадку звільняється від подання до контролюючого органу заяви за формою №1-ОПП (у зв’язку зі зміною відомостей про головного бухгалтера). Це передбачено п. 9.3 розділу IX Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. №1588. Саме таким чином відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юрособи будуть оновлені контролюючими органами у Єдиному банку даних юросіб.
Така реєстраційна заява має бути подана в один із способів, визначених п. 183.9 ПКУ, та задоволена відповідним контролюючим органом. В іншому випадку, коли форму №1-ПДВ не подають, підприємства подають до контролюючого органу реєстраційну заяву за формою №1-ОПП з позначкою «Зміни» з відомостями стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи. Строк подання такої форми 10 днів з дня виникнення змін у облікових даних.
3) Повідомити банк щодо зміни підпису у банківських документах.
У відповідний обслуговуючий банк подається нова Картка із зразками підписів і відбитка печатки ( у разі її наявності). Ця картка має містити оновлені зразки підпису всіх осіб, які мають право першого чи другого підписів. Таке правило встановлено п. 18.13 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою правління НБУ від 12.11.2003 р. №492. Картка засвідчується нотаріально чи підписом керівника підприємства (його заступника) і печаткою підприємства ( уразі її наявності).
4) Змінити електронний цифровий підпис (ЕЦП).
Підставою для прийняття податкового документа в електронному вигляді зокрема є підтвердження ЕЦП платника податків та його посадових осіб, підписи яких обов’язкові для звітів в паперовій формі за умов встановлених статтею 3 Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. №852-IV.
Тому до строку подання наступної електронної податкової звітності потрібно отримати новий посилений сертифікат відкритого ключу на «нового» головного бухгалтера та переукласти договір «Про визнання електронних документів». Таке переукладення проводиться незалежно від форми укладання договору (письмової чи електронної).