Як ми уже повідомляли, з'явився лист ФСС з ТВП від 04.01.2017 р. №5.2-28-4, у якому роз'яснено порядок визначення суми допомоги у випадку, коли працівник надав довідку за формою ОК-5 або ОК-7 після надання листка непрацездатності
На жаль, жоден нормативний акт не вимагає від працівника надавати такі довідки або не встановлює строки, в які він повинен ці довідки надати. Отже, відповідальності за те, що довідка надана після нарахування допомоги працівник не несе. І всі негативні наслідки лягають на роботодавця. Адже, якщо робити перерахунок лікарняних чи декретних, то раніше нарахована сума допомоги є неправильною. Тобто мала місце помилка і помилку цю зробив - роботодавець.
Як виправити помилку перед ФСС з ТВП
Свого часу фахівці ФСС з ТВП зазначали, що робити при виявленні помилки у нарахованих лікарняних або декретних. Наразі уточнюючої форми заяви-розрахунку не існує. Тому за їх роз’ясненням у разі самостійно знайденої помилки в наданій заяві-розрахунку, до робочого органу Фонду, куди подавалась заява-розрахунок, необхідно надати лист з детальним описом помилки. У листі слід обов’язково зазначити:
- код ЄДРПОУ;
- реєстраційний номер;
- назву страхувальника;
- вхідний номер та дату заяви-розрахунку;
- серію та №листка непрацездатності;
- П.І.Б. застрахованої особи
Лист має бути підписаний керівником і бухгалтером (за наявності посади) та завірений печаткою.
У разі встановлення недоплати потрібно таку суму зазначити окремим рядком із зазначенням всіх необхідних реквізитів по листку непрацездатності, по якому необхідно доплатити. При цьому ФСС з ТВП вказував, що це має бути окремий рядок заяви-розрахунку. Однак, оскільки така заява-розрахунок вже була подана раніше і до неї зміни не вносяться, а відображати таку суму у заяві-розрахунку про наступні виплати (і чекати на такі виплати) є недоцільним, вважаємо, що можна або зазначити цю суму в листі, який подається про помилку, або додати до такого листа додаткову заяву-розрахунок на суму такої недоплати (за погодженням із територіальним відділенням ФСС з ТВП).
При встановленні переплати в заяві-розрахунку така сума не вказується (однак вважаємо, що її потрібно зазначити у листі, що подається ФСС з ТВП про зазначену помилку). Зверніть увагу: надміру отримані кошти слід повернути до робочого органу Фонду, що здійснив фінансування з посиланням в призначенні платежу на п. 10 Порядку №26.
Але при поверненні неправомірно використаних коштів від ФСС з ТВП роботодавцю доведеться сплатити штраф у розмірі 50% такої суми. За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників та інших отримувачів коштів Фонду накладається штраф у розмірі 10% несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів. Одночасно на суми таких коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1% зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу (ч. 6 ст. 15 Закону №1105).
Чи треба нагадувати, що строк давності в разі стягнення штрафних санкцій, а також інших видів заборгованості перед ФСС з ТВП не застосовується (ч. 2 ст. 17 Закону №1105)?
Та це ще не все. У звіті №Ф4-ФСС з ТВП також потрібно буде відобразити зроблений перерахунок. Суми отриманого від Фонду фінансування відображаються наростаючим підсумком по рядку 6 «Отримано від Фонду з початку року». Суми повернутих страхувальником надлишково замовлених коштів для надання матеріального забезпечення відображаються по рядку 14 «Перераховано з початку року». Якщо страхувальником повертаються суми замовлені та профінансовані в попередніх роках, окрім 14 рядка вони відображаються також і по рядку 16 «Суми помилок минулих років» та рядку 3 «Виправлення помилок минулих періодів».
Як повернути зайво сплачені працівнику кошти
Звісно, що в ідеалі такі надміру виплачені суми лікарняних та декретних роботодавцю хотілося б повернути. Але при цьому слід пам’ятати про норми ст. 127 КЗпП. За нею відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості роботодавцю можуть провадитись за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу:
1) для повернення авансу, виданого в рахунок зарплати,
2) для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок,
3) для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або переведення до іншої місцевості,
4) на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування,
У випадках 1-4 власник або уповноважений ним орган вправі видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми.
5) при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку, за невідроблені дні відпустки. Відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи з підстав, зазначених в пунктах 3, 5, 6 статті 36 і пунктах 1, 2 і 5 статті 40 КЗпП, а також при направленні на навчання та в зв'язку з переходом на пенсію;
6) при відшкодуванні шкоди, завданої з вини працівника підприємству, установі, організації (стаття 136 КЗпП).
Із зазначених типів причин підходить лише перший, і то, якщо вважати перерахунок лікарняних та декретних на підставі довідки, наданої працівником пізніше, лічильною помилкою. Але навіть в цьому випадку відрахувати зайво виплачену суму можна тільки якщо був вчасно (протягом одного місяця з дати виплати неправильно обчисленої суми!) виданий відповідний наказ. А якщо працівник надав довідку через три місяці? Такий наказ вже не допоможе.
Якщо зробити відрахування зайво виплачених сум з зарплати працівника не вийде, доведеться або звертатися до суду, або домовлятися про добровільне повернення таких сум із працівником.
Про випадки та правила проведення відрахувань з зарплати ми писали тут.
Відображення перерахунку в бухгалтерському обліку
Виправлення помилки відображається на підставі відповідної бухгалтерської довідки. При складанні бухгалтерської довідки для такого виправлення, в ній зазначається дата її фактичного складання. А ось проведення слід датувати «заднім числом»: помилки минулого року виправляються станом на початок року, а помилки поточного – періодом, у якому правильні проведення повинні були бути зроблені. Такий алгоритм виправлення помилки базується на роз’ясненні від Мінфіну. Детальніше про це читайте у новині. У ній же роз’яснено, як виправляти помилку у звіті з ЄСВ та за формою №1ДФ. Тож, на цьому важливому питанні ми ще раз не зупинятимемося.
Зараз зазначимо інше. Щодо донарахування суми виплати питань відображення в обліку не виникає: проведення мають бути аналогічні до тих, які були зроблені при нарахуванні першої частини виплати (хіба що ЄСВ, нарахований на суму такої виплати, оскільки він належить до витрат роботодавця, в разі, якщо йдеться про виплату минулого року доведеться зкореспондувати з рахунком чистого прибутку (збитку): Дт 44 Кт 651).
А що робити із сумами переплат? Адже, як зазначено вище, не в будь-якому випадку закон дозволяє стягнути зайво виплачену суму із зарплати працівника (відсторнувати раніше зроблені нарахування). На нашу думку, зробити відрахування «заднім числом» можна лише, якщо умови, встановлені ст. 127 КЗпП, виконані або є відповідне рішення суду чи добровільна згода на це працівника (про що варто мати відповідну письмову заяву). В іншому випадку відрахування із зарплати працівника робити неможна, нараховані йому доходи залишатимуться в нього (так само, як і нараховані за ними податки та ЄСВ). А суму, яка підлягає поверненню ФСС з ТВП, роботодавцю доведеться віднести до інших витрат (за дебетом субрахунку 949). Відповідно суму штрафних санкцій (до ФСС з ТВП та інших, про які йтиметься далі) треба буде відобразити за дебетом субрахунку 948.
Адже не слід забувати, якщо за результатами перерахунку нарахованих лікарняних та декретних виникла недоплата, то це призведе до донарахування ЄСВ. Виправлення такої помилки призводить до сплати штрафу!
Відповідно до п. 3 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ за донарахування платником своєчасно не нарахованого єдиного внеску накладається штраф у розмірі 10% зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50% суми донарахованого ЄСВ.
І оскільки лікарняні, на відміну від декретних, оподатковуються ПДФО та військовим збором, донарахування або сторнування сум раніше нарахованих лікарняних та виправлення такої помилки в формі №1ДФ призводить до штрафу на підставі п. 119.2 ПКУ. Так, за перше протягом року виправлення помилки у формі №1ДФ буде застосовано штраф у розмірі 510 гривень. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 1020 гривень.
Ганна Бикова, Ганна Русанова