Листок непрацездатності: перевірка правильності заповнення

Порядок і умови видачі, продовження та обліку листків непрацездатності, здійснення контролю за правильністю їх видачі встановлюються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері охорони здоров’я (МОЗ), за погодженням з Фондом соціального страхування (ч. 1 ст. 31 Закону №1105). Але й досі залишається чинною форма листка непрацездатності, затверджена спільним наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВВ від 03.11.2004 р. №532/274/136-ос/1406. Цим же наказом затверджена і Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності (далі – Інструкція №532).

Виданий і заповнений лікарем відповідно до Інструкції №532 листок непрацездатності є підставою для оплати періоду тимчасової непрацездатності, призначення допомоги по вагітності та пологах за основним місцем роботи, а в разі роботи за сумісництвом – підставою є копія листка непрацездатності, засвідчена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи. Крім цього, листок непрацездатності, як багатофункціональний документ, є підставою для звільнення від роботи у зв'язку з непрацездатністю (п. 1 Інструкції №532).

Наразі є проект створення Єдиного електронного реєстру листків непрацездатності, з яким ви можете ознайомитися тут.   Метою створення такого реєстру є недопущення складання особами, що мають доступ до бланків листків непрацездатності, підробок і помилок. Але поки що це лише проект, і коли він запрацює, покаже час. Тож, зараз за правильністю складання листка непрацездатності має стежити роботодавець, який його оплачує. 

Строки подання листка непрацездатності працівником

Протягом періоду непрацездатності працівник на роботу не з’являється, а після закінчення такого періоду – на вимогу працедавця має пояснити порушення правил трудового розпорядку (ст. 149 КЗпП) через поважну причину, доказом якої і буде листок непрацездатності.  Як правило, не чекаючи питань від роботодавця, сумлінний працівник повідомляє (наприклад, по телефону) про тимчасову непрацездатність, а після її закінчення подає роботодавцю листок непрацездатності (пам’ятаючи про право роботодавця звільнити працівника в разі, якщо він був відсутній на роботі через тимчасову непрацездатність більш як 4 місяці (п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗпП).

Після того, як питання відсутності на робочому місці буде закрите, виникне питання щодо оплати періоду тимчасової непрацездатності. Якщо причина тимчасової непрацездатності не пов’язана з професійним захворюванням або нещасним випадком на виробництві, слід врахувати, що лікарняні виплачуються у разі, якщо звернення за ними надійшло не пізніше 12 календарних місяців з дня відновлення працездатності (ст. 32 Закону №1105). А ось щодо лікарняних у разі професійного захворювання або нещасного випадку на виробництві, Закон №1105 таких обмежень не встановлює (ст. 47 Закону №1105).

Якщо причина тимчасової непрацездатності не пов’язана з професійним захворюванням або нещасним випадком на виробництві, розгляд документів для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності і їх оплата мають відбутися не пізніше ніж 10 днів з дня їх надходження (ст. 32 Закону №1105). В ті самі строки, як правило, відбувається вирішення питання і щодо оплати перших 5 календарних днів тимчасової непрацездатності.

Зверніть увагу: строки розгляду таких документів планується змінити. І десять днів, які встановлені зараз, можливо, стануть 10 робочими днями. Про це ми писали тут.

Допомога з тимчасової непрацездатності, по вагітності і пологах виплачується працівникам у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати. В такі ж строки, як правило, відбувається і виплата лікарняних, обрахованих за перші 5 календарних днів тимчасової непрацездатності.

Надходження листка непрацездатності роботодавцю

Після того, як листок тимчасової непрацездатності потрапив на підприємство, він проходить через кілька етапів обробки  (див. схему).

Такий висновок можна зробити, виходячи з форми самого листка непрацездатності (його зворотного боку). Тож, розглянемо докладно заповнення кожного розділу цього зворотного боку листка непрацездатності.

Заповнення листка непрацездатності табельником, розділ І

Табельник має заповнити верхню частину зворотного боку листка непрацездатності (назвемо його розділ І)  у такій послідовності:

1) «Назва підприємства, установи, організації» - тут зазначається назва підприємства відповідно до установчих документів. Назва на лицьовому боці листка тимчасової непрацездатності (зазначена лікарем зі слів працівника) та зворотному повинні співпадати.

2) «Структурний підрозділ» та «посада» - відомості в них відповідають даним в штатному розкладі і наказі про прийняття працівника на роботу.

3) «Таб. №» - зазначається номер, що відповідає даним у Табелі обліку використання робочого часу (форма – П-5), в наказі про прийняття працівника на роботу тощо.

4) «Робота постійна, тимчасова, сезонна (потрібне підкреслити)»  - відповідає даним, зазначеними у наказі про прийняття на роботу працівника.

5) «Не працював з «__»_______20_р. до «__»_______20_р» - слід звірити з датами, зазначеними на лицьовому боці лікарняного, а також з Табелем обліку робочого часу (П-5).

6) «Неробочі дні за період тимчасової непрацездатності» - в цій графі ставимо прочерки у зв’язку зі змінами, внесеними в Порядок №1266. Згідно п. 2 Порядку №1266, сума страхових виплат працівнику та оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця обчислюється шляхом множення суми денної виплати, розмір якої встановлюється у відсотках середньоденної заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) залежно від страхового стажу, якщо його наявність передбачена законодавством, на кількість календарних днів, що підлягають оплаті. Тобто для обчислення лікарняних необхідно брати не робочі дні, а календарні. Такі зміни набрали чинності з 04.07.2015 р.

7) «До роботи став з «__»______20__р» - повинно відповідати даним, зазначеним на лицьовому боці лікарняного, а також у Табелі обліку використання робочого часу (П-5).

8) «Підпис і прізвище табельника або уповноваженої особи» - особа, яка заповнила розділ, засвідчує достовірність даних своїм підписом.

9) «Дата» - зазначаємо дату заповнення розділу.

Далі табельник або уповноважена особа після заповнення розділу передає лікарняний у відділ кадрів.

Заповнення листка непрацездатності відділом кадрів або уповноваженою особою, розділ ІІ

Згідно зі ст. 24 Закону №1105 допомога з тимчасової непрацездатності та оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, яка регулюється Порядком №440 виплачується застрахованим особам залежно від страхового стажу в таких розмірах:

 - 50%  середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають стаж до трьох років;

- 60 % середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам. Які мають страховий стаж від трьох до п’яти років;

- 70% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від п’яти до восьми років;

- 100 %  середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років, а також таким категоріям осіб:

• застрахованим особам, віднесеним до 1-4 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;
• одному з батьків або особі, що їх замінює та доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи;
• ветеранам війни та особам, на яких поширюється чинність Закону №3551;
• особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань, відповідно до Закону «Про жертви нацистських переслідувань»;
• донорам, які мають право на пільгу, передбачену ст. 10 Закону №239/95.

Якщо причиною тимчасової непрацездатності став нещасний випадок на виробництві або професійне захворювання, то оплата тимчасової непрацездатності відбувається у розмірі 100% середньої зарплати, незалежно від страхового стажу працівника (ч. 3 ст. 42 Закону №1105).

Заповнення листка непрацездатності комісією або уповноваженим на призначення виплати, розділ ІІІ

Якщо причина тимчасової непрацездатності не пов’язана з професійним захворюванням або нещасним випадком на виробництві, цей розділ заповнюється комісією або уповноваженим, призначеним згідно з Положенням №25. В іншому випадку цей розділ заповнюється комісією, яка проводить розслідування нещасного випадку на виробництві (причин виникнення професійного захворювання).

Заповнення рядків:

1) «З тимчасової непрацездатності в розмірі _ % за _ робочих (календарних) днів» - розмір виплати у відсотках слід заповнювати згідно з даними попереднього розділу. Зазначаємо кількість календарних днів, які підлягають оплаті за умови ухвалення такого рішення (включаючи святкові та неробочі дні).

2) «З вагітності та пологів у розмірі - % за _робочих (календарних) днів» - розмір 100%, незалежно від страхового стажу. Вказуємо кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (включаючи святкові та неробочі дні).

3) «Допомога не надається з причини: __» - слід заповнювати цей рядок в разі прийняття рішення про відмову в призначенні матеріального забезпечення (підставою є протокол засідання комісії).

4) «Акт про нещасний випадок на виробництві, акт розслідування нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання від__ - ______20__р. №__» - заповнюється, якщо тимчасова непрацездатність настала з причини нещасного випадку на виробництві, та вказуємо реквізити актів:

• акт проведення розслідування нещасного випадку за формою Н – 5;
• акт про нещасний випадок, пов'язаний з виробництвом за формою Н-1; (форми затверджені відповідно до Порядку №1232).

5) «(посада, підпис і прізвище уповноваженої особи)» - член комісії (уповноважений), який заповнив цей розділ, засвідчує достовірність даних своїм підписом.

Після заповнення розділу 3 комісія (уповноважений) передає листок непрацездатності у відділ бухгалтерії для заповнення розділу 4 (розрахункової частини). Зразок протоколу>>

Заповнення листка непрацездатності бухгалтерією, розділ ІV

Розрахунковим періодом для обчислення середньої заробітної плати для оплати і перших 5 днів тимчасової непрацездатності, і допомоги з тимчасової втрати працездатності, і допомоги по вагітності та пологах, є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа) за останнім основним місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок (п. 25 Порядку №1266). Для осіб, у яких через деякий час погіршився стан здоров’я у зв’язку з раніше отриманим ушкодженням здоров’я внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання, - перед настанням тимчасової непрацездатності.

В розділі IV зазначають середньоденну заробітну плату, обчислену згідно з Порядком №1266, на підставі якої визначається загальна сума допомоги з тимчасової непрацездатності.

Заповнення рядків підрозділу «Довідка про заробітну плату»:

1) «Місячний оклад__грн» - відповідає посадовому окладу, зазначеному у штатному розкладі та наказі про прийняття на посаду на момент страхового випадку.

2) «Денна тарифна ставка __ грн» - відповідає встановленій працівнику тарифній ставці.

3) Таблична частина - у бланках листків непрацездатності зазначено лише 6 рядків для заповнення місяців, суми фактичної заробітної плати, та з Порядку №1266 ми знаємо, що розрахунковий період становить 12 місяців.  Як же провести розрахунок середньої зарплати, якщо розрахунковий період вимагає понад 6 рядків у цій Довідці?

ФСС з ТВП у листі від 20.07.2016 р. №2.4-46-1257 зазначав наступне. Оскільки чинні законодавчі і нормативні акти зі загальнообов'язкового державного соціального страхування не містять додаткових норм з питання щодо автоматизованого розрахунку середньої заробітної плати для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах підприємством, установою, організацією, а бланк діючого листка непрацездатності не відповідає нормам чинного законодавства, то в цьому випадку "не буде порушенням законодавства, якщо розділ листка непрацездатності "Довідка про заробітну плату" не заповнювати, а до листка непрацездатності додавати розрахунок середньої заробітної плати за 12 місяців, засвідчений підписом керівника і головного бухгалтера та печаткою підприємства".

В цьому додатку слід вказати:

• «Місяці» – зазначаємо розрахунковий період;
• «Кількість робочих днів (годин) – проставляємо кількість календарних днів»;
• «Сума фактичної заробітної плати, з якої нараховуються страхові внески» - відповідає даним розрахунково-платіжної відомості працівника у розрізі розрахункового періоду;
• «Середньоденна заробітна плата» - визначаємо шляхом ділення суми фактичної заробітної плати, з якої нараховуються страхові внески, на кількість календарних днів. 

У випадку, коли у працівника за останні 12 місяців немає 6 місяців страхового стажу, то в цьому додатку слід вказати і середньоденну зарплату, пораховану виходячи з розміру мінімальної зарплати або двох мінімальних зарплат (відповідно до ч. 4 ст. 19 Закону №1105). Втім, порядок оплати листків непрацездатності ми розглянемо в наступній статті.

4) «При переведенні під час хвороби на іншу роботу з «__»______20__р. заробітна плата днів становить» - заповнюємо в разі необхідності (ст. 39 Закону №1105).

Заповнення рядків підрозділу «Належить до виплати»:

1) «З якого часу і до якого» - дата співпадає з даними розділу І ;

2) «За скільки днів (годин)» - кількість календарних днів співпадає з даними розділу 3;

3) «Розмір допомоги в % до заробітної плати» - співпадає з даними розділу 3;

4) «Денна (годинна) допомога в грн. і коп» - інформацію слід взяти з «Довідки про заробітну плату», яка міститься у додатку;

5) «Усього нараховано» - обчислюємо шляхом множення кількості календарних днів за період непрацездатності на середньоденну заробітну плату;

6)  «Усього, з урахуванням заробітної плати при переведенні на іншу роботу» - в разі переведення надається в розмірі, який разом із заробітком за тимчасово виконувану роботу не може перевищувати суми повного заробітку до часу переведення (ст. 39 Закону №1105);

7) «Усього нараховано – сума словами» - прописуємо суму допомоги словами;

8) «Включено до платіжної відомості за _____місяць 20__ р.» - зазначаємо місяць, у якому допомога включена до платіжної відомості;

9)  «Печатка» - завіряємо печаткою підприємства;

10) «Прізвище і підпис керівника» - завіряємо прізвищем і підписом керівника підприємства;

11) «Підпис головного (старшого) бухгалтера» - завіряємо підписом головного (старшого) бухгалтера підприємства.

Виправлення помилок

На жаль, в законодавстві не зазначено порядок виправлення помилок на зворотному боці листка непрацездатності. Доводиться, як завжди, бухгалтерам самостійно шукати вихід із ситуації.

На практиці склався порядок виправлень шляхом закреслення неправильно зазначеної інформації та завірення підписом «виправленому вірити» (тобто аналогічно до порядку виправлень, які робляться у листку непрацездатності лікарем, згідно з п. 4.5 Інструкції №532).

Саме тому автор рекомендує робити не більше двох виправлень на зворотному боці листка непрацездатності, хоча знову ж таки в законодавстві таких обмежень не встановлено. Якщо ж помилок буде зроблено більше, потрібно оформити дублікат листка непрацездатності (лист ФСС з ТВП від 19.05.2016 р. №5.1-31-768).