Головний бухгалтер без бухгалтерської служби: офіційна позиція держорганів

Коментар до листів Мінфіну від 19.01.2018 р. №35210-07-10/1591, Мінсоцполітики від 17.01.2018 р. №28/0/22-18 та ПФУ від 18.01.2018 р. №2122/02-12

Нагадаємо, що у листах Мінфіну від 30.06.2017 р. №35210-07-10/17419 та Мінсоцполітики від 13.11.2017 р. №21929/0/2-17/13 було зазначено про неможливість наявності посади «головний бухгалтер» без створення відповідного структурного підрозділу. Про це ми розповідали тут>>

Проте, оскільки на практиці така посада існує у багатьох суб’єктів господарювання без підрозділу «бухгалтерія» та наявності інших, не головних бухгалтерів, це викликало багато запитань у наших читачів.  Ось що відповіли на це контролери.

Відповідь від Мінсоцполітики

До Міністерства соцполітики редакція звернулася з такими запитаннями:

1) Чи є порушенням трудового законодавства наявність на підприємстві або у самозайнятої особи посади «Головний бухгалтер» без структурного підрозділу та без наявності підлеглих?

2) На кого буде покладена відповідальність за наявність посади «Головний бухгалтер» без структурного підрозділу та без наявності підлеглих?

3) Як діяти, якщо таке порушення практикувалося постійно? Чи потрібно вносити зміни до штатного розпису, наказів про прийняття на таку посаду працівників та до їхніх трудових книжок? Як бути зі звільненими працівниками, які займали цю посаду раніше?

Мінсоцполітики в своїй відповіді орієнтувалося на бюджетні установи. Але, на нашу думку, це роз’яснення можна застосовувати й небюджетним юрособам.

Юридичний департамент міністерства зазначив, що, згідно зі ст. 8 Закону про бухоблік, однією з форм ведення бухгалтерського обліку є:

• введення до   штату   підприємства   посади   бухгалтера; 

• або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером.

Отже, створення бухгалтерської служби не обов’язкове. Цілком можливо, що бухгалтерський облік юрособи веде єдиний бухгалтер. Що саме він повинен та має право робити – визначає посадова інструкція, яку затверджує керівник юрособи.

Та зверніть увагу: це має бути посада не головного, а просто бухгалтера. Мінсоцполітики наголошує, що на такого спеціаліста поширюються кваліфікаційні вимоги, визначені кваліфікаційною характеристикою «Бухгалтер (з дипломом спеціаліста)», встановлені Національним класифікатором ДК 003:2010 із кодом 2411.2.

Якщо ви вирішили змінити форму ведення бухобліку та наказом керівника юрособи замість головного бухгалтера і підлеглого йому структурного підрозділу призначається бухгалтер, який має їх замінити, це не створює правових наслідків для звільнених працівників.

Зверніть увагу: Мінсоцполітики наголошує на залежності від наявності структурного підрозділу, а не наявності підлеглих для того, щоб ввести у штатний розпис посаду «головний бухгалтер». Також на цьому ми наголошували в нашому матеріалі.

Мінсоцполітики наголошує на залежності від наявності структурного підрозділу, а не наявності підлеглих для того, щоб ввести у штатний розпис посаду «головний бухгалтер». 

Якщо на підприємстві підрозділу «Бухгалтерська служба» (або аналогічного за змістом) немає, а головний бухгалтер є, то відповідатиме за це, на думку Мінсоцполітики, особа, яка уповноважена на прийняття рішення щодо затвердження штатного розпису. Тобто, скоріш за все, керівник такого підприємства, хоча це залежить від установчих документів (ст. 3 Закону про бухоблік).

Відповідь від Мінфіну

Мінфін теж зазначив, що відповідатиме за можливі порушення з призначення особи, яка відповідає за ведення бухобліку на підприємстві:

• або керівник такого підприємства,
• або інша, уповноважена на це особа (керівний орган),
• або його власники.

Та Мінфіну ми задали ще й інше запитання: "Хто має ставити підписи в графі «Головний бухгалтер», якщо такий реквізит зазначений у типових формах первинних документів та звітності, а на підприємстві відсутній відповідний структурний підрозділ (бухгалтерія) та у єдиного бухгалтера немає підлеглих?"

З відповіді Мінфіну стає зрозуміло, що це питання теж має вирішити керівник підприємства. Якщо він (згідно з повноваженнями, наданими йому засновниками) вирішує, хто саме на підприємстві веде бухоблік і якими є обов’язки єдиного бухгалтера на такому підприємстві, зазначає у розпорядчому документі (наприклад, у посадовій інструкції, затвердженій наказом такого кервіника), в яких документах має право підпису такий єдиний бухгалтер. Крім того, він має контролювати виконання цим бухгалтером його трудових обов’язків.   

Відповідь від Пенсійного фонду          

Також наших читачів турбувало запитання щодо пенсійного стажу, а саме:

1) Яким чином і чи вплине на страховий стаж та отримання пенсій те, що працівник працює на посаді «Головний бухгалтер» без відповідного структурного підрозділу (відділу, сектора тощо) та без підлеглих?

2) Чи буде і яким чином відбуватися перевірка працівника, який йде на пенсію з посади «Головного бухгалтера», на наявність відповідного структурного підрозділу та підлеглих на підприємствах, де працював такий працівник?

Фахівці ПФУ нагадали, що страховий стаж  - це період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій ніж мінімальний страховий внесок (ст. 24 Закон №1058).

За роз’ясненням ПФУ, обчислення страхового стажу не залежить від назви займаної посади, наявності чи відсутності структурного підрозділу, в якому працює зазначена особа.

Отже, якщо ви  головний бухгалтер без бухгалтерської служби, то на ваш страховий стаж та пенсію це жодним чином  не вплине.

Висновки: 

1) Наявність посади «головний бухгалтер» в штатному розписі прямо пов’язана зі створенням на підприємстві бухгалтерської служби. Якщо такий підрозділ є, має бути і головний бухгалтер. Якщо немає, то не має бути і головного бухгалтера (в такому випадку обирається інший шлях ведення бухобліку, згідно зі ст. 8 Закону про бухоблік). 

2) Відповідальність за невідповідність назви посади в штатному розписі та в кадровій документації вимогам чинного законодавства несе особа, яка відповідає за їх складання та затвердження. Це підтвердили юристи від Мінсоцполітики. Але якою має бути відповідальність у випадку з головним бухгалтером, вони не зазначили. Законом про бухоблік за це не передбачено спеціальних санкцій, і порушення законодавства з праці в цьому випадку немає. Про це ми писали тут. Отже, порушення є, але наслідком його, скоріш за все, будуть лише зайві запитання з боку контролерів і втрачені нерви та час. 

3) Найпростіший шлях для уникнення цих проблем - створити на підприємстві бухгалтерську службу. Кількість працівників в ній жодним нормативним документом не встановлена, тому в ній може бути і один працівник – головний бухгалтер. Можлива ситуація і коли посади в такому підрозділі вакантні. Тобто в штатному розписі вони є, а працівників, які їх займають, немає. Таким чином, на практиці можливо, що, незважаючи на наявність на підприємстві бухгалтерської служби, фактично всі  її обов’язки виконує головний бухгалтер.

Бухгалтерська служба – створюємо підрозділ

Як роз’яснювали юристи від Мінсоцполітики в коментованому листі, бухгалтерська служба  утворюється як самостійний структурний підрозділ, вид якого залежить від обсягу, характеру та складності бухгалтерської роботи.

За Законом про бухоблік, підприємство може створити посаду головного бухгалтера, якщо воно створює бухгалтерську службу. Проте в цій бухгалтерській службі не обов'язково в кожен момент часу мають бути інші працівники (цілком можлива наявність вакансій в цьому підрозділі!).

Отже, як працюватиме цей підрозділ і скільки в ньому буде працівників, підприємство вирішує самостійно. Яким документом слід оформити створення такого підрозділу? Адже типової форми наказу про створення структурного підрозділу не існує.

Як зазначав юридичний департамент Мінсоцполітики у листі від 27.06.2007 р. №162/06/187-07, штатний розпис – це документ, що встановлює для підприємства, установи, організації структуру, штати і посадові оклади працівників. Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису проводиться шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.

Крім цього, в наказі про облікову політику (за наявності) треба зазначити, що підприємство обрало саме такий спосіб ведення бухобліку: «створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером».