Трудові книжки: сучасний погляд на рудимент

Хоча про скасування трудових книжок йдеться вже багато років, цей, без перебільшення, рудимент досі існує. Багато практиків надають йому чи не головної ролі в трудових відносинах і кадровому діловодстві, вважаючи, що саме цей документ визначає всі основні нюанси відносин із працівником. Тим часом, скидається на те, що профільне міністерство давно махнуло рукою на цей документ і не приводить Інструкцію №58 у відповідність до змін у законах і взагалі до потреб сучасного світу. Поговоримо про необхідне скасування трудових книжок, а також про те, що саме в порядку їх ведення змінили законодавство і практика. Наприкінці коротко спинимося на питанні нового звіту з ЄСВ і змін у ньому щодо зазначення кодів Класифікатора професій.

Незаконність Інструкції про трудові книжки

Одразу наголосимо, що Інструкція №58 — не просто застаріла. Серйозні питання виникають взагалі щодо її законності. Постановою КМУ від 27.04.93 р. №301, якою затверджено бланки трудових книжок, доручалося Мін’юсту разом із іншими органами за участю профспілкових об’єднань у тримісячний термін розробити і затвердити Інструкцію про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях. Така Інструкція якраз і була затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. №58.

Законом України від 19.06.97 р. №374/97-ВР «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України» до ст. 48 КЗпП внесено норму, згідно з якою порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України. Ця норма діє донині, проте за понад 20 років Кабмін так і не затвердив цього Порядку. Тож на сьогодні залишається чинною Інструкція №58. Тож, певно, наведена проблема є однією з причин, чому Мінсоцполітики не вносить змін до Інструкції №58, не приводить її у відповідність до чинного законодавства. Мін’юст не зареєструє таких змін, адже регулювати порядок ведення трудових книжок, відповідно до закону, є компетенцією Кабінету Міністрів України. 

 Трудова книжка за проектом Трудового кодексу

У проекті Трудового кодексу передбачається, що Кабмін визначає лише форму трудової книжки, порядок її виготовлення та зберігання (тобто фактично закріплюється наявний стан правового регулювання).

Підприємці і трудова книжка

Із 1 січня 2015 року було скасовано реєстрацію трудових договорів, укладених із фізичними особами-роботодавцями, в Державній службі зайнятості. З цієї дати фізичні особи як роботодавці нічим не відрізняються від юридичних осіб. Проте змін до Інструкції №58 унесено не було, і вона ще досі містить низку винятків для трудових книжок осіб, що працюють у фізичних осіб (у т. ч. підприємців). Зокрема, поряд із посвідченням унесених фізособою-роботодавцем записів про роботу в службі зайнятості із зазначенням реквізитів зареєстрованих договорів, передбачається, що трудові книжки зберігаються у самих працівників (п. 2.21-1 Інструкції №58).

У зв’язку з цим було видано роз’яснення — лист Мінпраці від 03.12.2015 р. №492/06/186-15, що підприємці самостійно вносять записи до трудових книжок, проте це лист, і він не скасовує положень Інструкції. Але позаяк трудові договори тепер не реєструються в службі зайнятості, то і засвідчити в ній записи в трудовій книжці тепер неможливо і, очевидно, непотрібно. Фактично згадана норма п. 2.21-1 Інструкції №58 на сьогодні не діє.

Також до відповідних змін у законодавстві з 2015 р. прийнято було вважати, що підприємці не можуть оформлювати трудові книжки для працівників, які стають до роботи вперше (якщо до цього вони не мали трудової книжки), — листи Мінпраці від 23.03.2006 р. №ДЦ-12-1528/0/6-06 та від 12.03.2007 р. №66/06/186-07.

Звичайно, Інструкція №58 такої заборони не містила, проте відповідні висновки робилися виходячи зі самої форми трудової книжки, що є вкрай застарілою. Тож для працівників, першим робочим місцем яких був підприємець, у згаданих листах була вигадана ціла система — підтвердження їх стажу мало відбуватися з допомогою зареєстрованих трудових договорів. Існували, щоправда, і роз’яснення, протилежні за змістом (лист Держкомпідприємництва від 30.03.2006 р. №2421).

Із 2015 року (хоча, знову ж таки, жодних змін до Інструкції внесено не було), Мінсоцполітики в згаданому листі від 03.12.2015 р. №492/06/186-15 роз’яснило, що керуватися слід загальними підходами, наведеними в КЗПП. При цьому підприємці заповнюють титульний аркуш трудової книжки (при оформленні її працівнику, що стає до роботи вперше) за аналогією із п. 2.4 Інструкції №5 (тобто так само, як і для решти записів).

Отже, як бачимо, навіть за відсутності змін у Інструкції №58, думки фахівців профільного міністерства з одного й того самого питання згодом можуть змінюватися на діаметрально протилежні. Єдине, в чому вони солідарні, — це в тому, що вважають за можливе вигадувати правила, не передбачені нормативними документами, і викладати їх у листах. 

Що робити найманим працівникам фізосіб?

Найманим працівникам фізосіб (в т.ч. підприємців) бажано зберігати письмові трудові договори (при наявності), довідки про заробітну плату, поряд із трудовою книжкою, для того щоб мати можливість відповісти на запитання, що можуть виникнути при оформленні пенсії. Бажано також періодично отримувати довідку в ПФУ щодо розмірів сплачених роботодавцем внесків — виписку із системи персоніфікованого обліку (форма №ОК-5). Це можна зробити через електронний кабінет на порталі ПФУ за наявності ЕЦП.

Двомовність

Інструкція №58 ще й тепер містить правило щодо двомовності — ведення її водночас українською і російською мовами (п. 2.1 Інструкції). Причому це перший пункт загальних вказівок щодо її ведення. Повторюється відповідне правило і в п. 4.1 Інструкції №58.

Проте ця норма є мертвою, і вбила її практика. Практично жодне підприємство не заповнює другу — російськомовну частину трудової книжки. І багато хто російськомовну частину використовує для продовження записів українською мовою, що вносяться до україномовної частини відомостей про роботу, після закінчення у ній вільних сторінок.

До 2012 р. в Україні діяв Закон «Про мови в Українській РСР», що передбачав в ст. 11, що мовою діловодства і документації є українська мова. Цей закон втратив чинність із прийняттям нового Закону «Про засади державної мовної політики» у 2012 р. Але останній у 2018 р. був визнаний судом неконституційним і також втратив чинність. Чи відновився попередній закон — сказати важко, адже вчені і практики не мають одностайної думки з цього питання. 

 Перевірка двомовності у трудових книжках

Цікаво, що з 2012-го до 2017 р. діяв наказ Мінсоцполітики від 02.07.2012 р. №390, яким було затверджено Порядок проведення перевірок посадовими особами Державної інспекції України з питань праці та її територіальних органів. У додатку до цього наказу була форма акта перевірки, виконана у формі робочого документа-анкети. I одне із запитань цієї анкети було таке: «Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами?».

Натомість у новій формі акта інспекційного відвідування (невиїзного інспектування) юридичної особи (фізичної особи), яка використовує найману працю, затвердженій наказом Мінсоцполітики від 18.08.2017 р. №1338, також створеній у вигляді робочого документа-анкети, такого питання про двомовність трудової книжки взагалі немає.

Класифікатор професій і трудова книжка

Найвідоміша і водночас найбільш спірна вимога Інструкції №58 — це передбачене пунктом 2.14 правило про те, що при здійсненні запису про роботу записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Класифікаторі професій».

На підставі цієї норми, що сформульована в Інструкції №58 досить побіжно, побудовані безліч роз’яснень, статей, семінарів і консультацій. Безперечно, запитання щодо Класифікатора професій — одне із найчастіших запитань на інформаційних сервісах «Гаряча лінія» та «Дебет-Кредит Консалтинг», що діють для наших читачів.

Саме на підставі того, що згідно з Інструкцією №58 запис до трудової книжки вноситься відповідно до Класифікатора, прийнято вважати, що найменування посад у штатному розписі також мають відповідати Класифікатору.

Разом з тим, у згаданій формі акта інспекційного відвідування (невиїзного інспектування), затвердженій наказом Мінсоцполітики від 18.08.2017 р. №1338, також немає такого питання, як відповідність найменувань професій Класифікатору професій.

Ми розглядали це питання на сторінках «ДК» (№11/2012), а також детально в науковій статті.

Наша позиція докорінно відрізняється від загальноприйнятої і загалом зводиться до такого:

1. Класифікатор професій є довідковим статистичним документом, він не зареєстрований у Мін’юсті і не може встановлювати, змінювати й припиняти прав та обов’язків юридичних і фізичних осіб.
2. Закони не передбачають обов’язкової відповідності найменування посад Класифікатору професій.
3. У Класифікаторі немає низки професій, передбачених законом або підзаконними нормативно-правовими актами (наприклад, постановою Кабміну від 2 березня 2016 р. №285 «Про затвердження Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з медичної практики»).
4. Позаяк законом не передбачено інше, сторони трудового договору є вільними і мають право домовитися про будь-яку професію та посаду.
5. Закони не мають норм, що зобов’язували би змінювати найменування посад при зміні класифікатора, а скасування посад у класифікаторі не означає припинення трудового договору (позаяк Зміни №5, внесені до Класифікатора в 2016 р., скасували і змінили низку найменувань професій і посад, часто на практиці виникає запитання: що необхідно далі робити?).
6. Немає також норм, які зобов’язували б передбачати у штатному розписі посади відповідно до Класифікатора (обов’язкової форми штатного розпису взагалі немає, і коди Класифікатора професій в ньому можна не зазначати)
7. При потребі визначення для певної професії кодів Класифікатора професій (зі статистичною метою) — обирається найбільш підхожий код.
8. При внесенні запису про посаду до трудової книжки необхідно віддавати перевагу нормі п. 2.1, що передбачає, що запис до книжки має точно відповідати відповідному наказу. Видання наказу про прийняття на роботу як оформлення укладеного трудового договору — передбачено законом (КЗпП), а відповідність запису Класифікатору професій — ні.

Невластиві практичні висновки

Як бачимо, на практиці Інструкції №58 надається трохи більшого значення, ніж передбачається самим предметом цієї Інструкції. І наведені вище проблеми — це ще далеко не все. На положеннях Інструкції, що побічно згадують або роз’яснюють деякі законодавчі аспекти, ґрунтуються серйозні підходи в практиці, в т. ч. судовій, зокрема і пов’язані з датою звільнення працівника, веденням обов’язкових облікових документів, а також (як це не парадоксально) — обов’язковості звільнення працівників у певних випадках.

День звільнення — останній день роботи

Інструкція №58 в п. 2.27 містить положення, згідно з яким, «днем звільнення вважається останній день роботи». Необхідність цього правила — полягає в тому, що ще й досі іноді виникає запитання: якщо працівник звільняється 27 червня, — це останній робочий, чи вже перший вільний день? Власне Інструкція №58 не регулює питання: коли працівник має працювати останній день? Вона регулює питання: якщо працівник працює останній день, наприклад, 27 червня (передбачається, що ця дата відома), яку дату зазначати в трудовій книжці?

Так, у названому пункті 2.27 міститься приклад, що роз’яснює: якщо трудовий договір з працівником припиняється у зв’язку із скороченням штату працівників, 10 жовтня є останнім днем його роботи, відповідно цей день 10 жовтня вказується в трудовій книжці як день звільнення.

Проте на підставі цієї норми практика виробила правило щодо звільнення за прогул без поважних причин, якщо працівник «зник». День, коли працівник останній раз був на роботі, найчастіше вважають днем звільнення. Наприклад, якщо працівник був на роботі останній раз 27 червня, а тоді зник, спроби отримати пояснення були невдалими, у жовтні видається наказ про звільнення за прогул без поважних причин з 27 червня. Цей підхід підтримано і судовою практикою саме з огляду на згадану норму Інструкції №58. Тим часом, інструкція не має предметом регулювання порядок звільнення або дати звільнення. Вона лише передбачає порядок заповнення документа.

Ми не підтримуємо підхід з описаним звільненням «заднім числом», адже пояснення в цьому випадку зажадали після дати звільнення, а отже, порушено ст. 149 КЗпП. Неможливо в такому випадку й виплатити розрахунок при звільненні в день звільнення (який вже давно минув), ну і, власне, неможливо в день звільнення видати трудову книжку. Щодо звільнення за прогул див. нашу статтю в «ДК» №3/2014, с. 30.

Печатка лише при звільненні

Аналогічною вимогою, дія якої поширена набагато далі від питання заповнення трудових книжок, є правило, згідно з яким підписом і печаткою засвідчується лише запис про звільнення працівника (п. 2.4, п. 4.1 Інструкції №58).

Так, на практиці одним з найчастіших запитань із трудового права є питання щодо можливості переведення працівника з основної роботи в сумісники і навпаки. Більшість практиків вважають, що це неможливо, адже Інструкцією №58 не передбачено такого порядку. Коли працівник переходить із основної роботи на роботу за сумісництвом, на думку більшості фахівців, його слід обов’язково звільнити, розрахувати і прийняти по-новому (за сумісництвом). Основна причина для цього — неможливість проставити в трудовій книжці запис про звільнення, завірити його підписом і печаткою.

Прихильники такого підходу не враховують, що закон не встановлює подібних підстав для звільнення — не встановлює їх і Інструкція №58. Крім того, звільняючи і розраховуючи працівника в такому випадку, ми фактично позбавляємо його права використати невикористану відпустку, замінюємо її грошовою компенсацією (що заборонено законом — ч. 2 ст. 2 Закону «Про відпустки»).

Наша позиція полягає в тому, що Інструкція №58 не може встановлювати правове положення працівника — це лишень документ щодо порядку заповнення трудової книжки. Якщо з 1993 р., коли ця Інструкція затверджувалася, суспільні відносини в сфері бізнесу змінилися настільки, що часто виникає потреба переведення працівника з основної роботи на сумісництво і навпаки, застарілий документ або його звужувальне розуміння не повинні обмежувати право працівника й роботодавця домовитися і вчинити у потрібний спосіб. Як ми бачили вище, деякі правила з Інструкції «відмерли» за непотрібністю. ГАЛКА

Як засвідчити останній запис без звільнення

Бізнес ще на початку 1990-х років, по суті, вигадав нову практику засвідчення записів у трудових книжках. Звичайно, помилково, але багато підприємств засвідчували і засвідчують печатками не лише запис про звільнення, а й кожен запис до трудової книжки — мабуть, за принципом «кашу маслом не зіпсуєш». Тож проблеми в тому, як засвідчити останній запис без звільнення, — взагалі немає. Його можна засвідчити за аналогією в загальному порядку — підписом і печаткою (за наявності). Див. з цього питання нашу статтю.

Особова картка і трудова книжка

Інструкція №58 не лише наполягає на відповідності Класифікатору професій, а й дивним чином відсилає до необов’язкового документа, нібито надаючи йому характеру нормативного правового акта. У п. 2.5 Інструкції встановлено, що з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особистій картці (типова відомча форма №П-2, затверджена наказом Мінстату від 27.10.95 р. №277), в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).

Замість затвердженої Наказом №277 на сьогодні є інша типова форма, затверджена наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656. Ця форма є також типовою — закони не передбачають її обов’язкового ведення. Водночас з огляду на згадування про неї в Інструкції №58 часто роблять висновок про її обов’язковість і ведення саме за типовою формою. Звичайно, що типові форми не є обов’язковими, і підприємство, згідно з Законом про бухоблік, самостійно визначає форми внутрішньогосподарського обліку. І в якій формі ознайомлює працівника під підпис із записом в трудовій книжці, — це, по суті, його (підприємства) власна справа.

Зауважимо водночас, що на практиці підприємства вкрай рідко ознайомлюють працівників із записами до трудової книжки.

Іноземні представництва

Відомою є норма Інструкції №58, згідно з якою трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються в Генеральній дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв. Ці послуги є платними, і їх надання суперечать ст. 5 Закону «Про адміністративні послуги».

Також багато років йдеться про скасування цієї норми, проте вона так і не була скасована.

Інструкція №58 — не законодавство

Наступний момент, на який хочемо звернути увагу, дасть змогу не брати Інструкцію №58 так близько до серця (не сприймати її як постулат і найголовніший документ в кадровому обліку та в оформленні трудових відносин).

Є досить відоме рішення Конституційного Суду України від 09.07.98 р. №12-рп/98 у справі про тлумачення терміну «законодавство». Цим рішенням було розтлумачено термін «законодавство», що вживався в ч. 3 ст. 21 КЗпП. Щоправда, дещо пізніше в цій статті саме слово «законодавство» було замінено словом «закон». Але це не знижує значення офіційного тлумачення, згідно з яким терміном «законодавство» охоплюються закони України, чинні міжнародні договори України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, а також постанови Верховної Ради України, укази Президента України, декрети і постанови Кабінету Міністрів України, прийняті в межах їх повноважень та відповідно до Конституції України і законів України.

Отже, накази міністерств не є законодавством. А тому не є трудовим законодавством і Інструкція №58, затверджена наказом трьох міністерств.

Тож за порушення Інструкції №58 не може, на нашу думку, наставати відповідальність за ст. 265 КЗпП як за порушення вимог трудового законодавства. Немає (з аналогічних підстав) в її порушенні і складу адміністративного правопорушення, передбаченого в ч. 1 ст. 41 КУпАП.

А от якби порядок ведення трудових книжок був визначений Кабміном (як це і передбачено законом), а не міністерською інструкцією (про це йшлося вище, на початку статті), то його порушення було би порушенням трудового законодавства.

Необхідність скасування трудової книжки

Замість висновків варто сказати, що такий документ, як трудова книжка, давно час відправити на звалище історії. Необхідно скасувати цей (без перебільшення) елемент кріпосного права.

Ми вже скоро 30 років як живемо при ринковій економіці, світ за цей час докорінно змінився. Персоніфікований облік в електронній формі ведеться вже майже 20 років (із вкрай, на думку законодавця, потрібним щомісячним звітуванням). Проте в Інструкції №58 про це ні слова. Тим часом, за останні десятиліття більшість інститутів трудового права на практиці зазнали неабияких змін.

З глобалізацією змінилися практичні підходи до організації робочого часу, а з розвитком гнучкості в бізнесі — й підходи до співвідношення основного місця роботи і сумісництва. Слід визнати, що багато працівників водночас (у межах одного робочого часу) працюють на кількох роботодавців. І якщо це не вкладається в традиційне розуміння, то необхідно змінювати це традиційне розуміння. Мабуть, для сфери бізнесу розмежування роботи на основну і суміщувану давно слід переглянути.

Тому немає реальних підстав далі використовувати такий пережиток колишньої епохи, як трудова книжка. Адже якщо запитати себе: для чого трудова книжка, яку таку унікальну функцію вона тепер виконує? — то навряд чи хто зможе дати відповідь.

Новий звіт з ЄСВ

Неабиякі хвилювання спричинила поява Класифікатора професій в бланку таблиці 5 Додатка 4 — нового звіту з ЄСВ, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. №435 (у редакції наказу від 15.05.2018 р. №511), що набере чинності з 1 серпня 2018 р.

До таблиці 5 нової форми звіту були додані графи: 12 — «Професійна назва роботи»; 13 — «Код ЗКПТР»; 14 — «Код класифікатора професій»; 15 — «Посада»; 16 — «Документ підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду»; реквізит 18 — «дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке в звітному періоді працевлаштований працівник»; реквізит 19 «Військове звання».

Цікаво, для чого через майже 30 років незалежності України в звіті українських роботодавців з’явився ЗКППТР — Загальносоюзний класифікатор професій, посад та тарифних розрядів. Щодо реквізитів коду класифікатора професій і посади слід сказати, що сам Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування — інструкція про заповнення звіту з ЄСВ — теж викладено в новій редакції. Багато хто вважає, що це підкреслює значення Класифікатора професій і що тепер взагалі точно назви посад можна вибирати лише з Класифікатора.

Проте звернімо увагу, що цей порядок — також лише інструкція до заповнення бланків. Вона не визначає і не може визначати трудових відносин. Їх визначення — це взагалі не компетенція Мінфіну. Тим більше в Порядку і слова про класифікатор професій немає. Як і слова про ЗКППТР, де точно не було більшості сучасних професій, які з’явилися з початком ринкових відносин. Автори українського Класифікатора професій намагалися в самому класифікаторі вказати відповідні коди ЗКППТР, однак у більшості позицій відповідна графа Класифікатора (ЗКППТР) є порожньою.

На наш погляд, не слід сприймати ці зміни надто серйозно. За наявності посади, якої немає в Класифікаторі професій, необхідно підібрати максимально відповідну посаду за Класифікатором професій і за ЗКППТР (вона також зазначена в Класифікаторі професій) і навести обидва коди в звіті. У графі «посада» слід зазначати ту посаду, на яку фактично прийнято працівника.

Наведемо приклад. На більшості підприємств є посада директора. Але дослівно такої посади в Класифікаторі немає. Наприклад, є посада «Директор (начальник, інший керівник) підприємства» (код 1210.1), «Директор (керівник) малої торговельної фірми» (код 1314), «Директор (начальник) організації (дослідної, конструкторської, проектної)» (код 1210.1) та сотні інших варіантів.

Звичайно, коли особу призначено на посаду директора відповідно до статуту, і в наказі, і в усіх документах (як і в трудовій книжці) прописуватиметься «Директор». Ніхто не пише «Директор (керівник) малої торговельної фірми» або «Директор (начальник, інший керівник) підприємства». І коли фірма перестане бути малою, ніхто не переводить на іншу посаду. Бо такого трудове законодавство не передбачає. Це лише статистика.

Тому при прийнятті на роботу директора у звіті з ЄСВ (таблиця 5 Додатку 4) слід зазначати, наприклад, код 1210.1 і записувати посаду «Директор». Щодо коду ЗКППТР, ми наразі не можемо дати відповідь на запитання, що записувати до цієї графи при прийнятті на роботу директора. За даними Інтернету, для директорів кожного з виду підприємств у часи СРСР в ЗКППТР був свій код. Але навряд чи користувачам вдасться знайти актуальну редакцію цього документа, бо СРСР давно немає, і немає цього документа — замість нього є Класифікатор професій.