Штатний розпис: коли перезатверджувати?

Штатний розпис — це організаційний документ, у якому визначають перелік посад (професій), кількість штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок і доплат за умови, що останні передбаченоі системою оплати праці й мають постійний характер (наприклад, за ранг державного службовця, науковий ступінь, вчене звання, вислугу років, роботу в нічний час тощо). Відповідно до п. 3 ст. 64 ГКУ, юридичні особи мають право самостійно визначати свій штатний розпис.

Розробляють штатний розпис на підставі затвердженої структури і штатної чисельності юридичної особи, положення про оплату праці та з урахуванням вимог законодавчих й інших нормативно-правових актів. Найменування посад (професій) у штатному розписі мають відповідати чинному Класифікатору професій.

Про те, як користуватися Класифікатором професій для заповнення штатного розпису, ми писали в статті «Класифікатор професій: алгоритм користування» в «ДК» №43/2018.

Штатний розпис оформлюють на загальному бланку юридичної особи або на стандартних аркушах паперу формату А4.

Типова форма штатного розпису, затверджена наказом Мінфіну вiд 28.01.2002 р. №57, є обов'язковою для підприємств, установ, організацій бюджетної сфери. Підприємства інших форм власності та господарювання використовують типову форму штатного розпису як зразок під час власного кадрового та бухгалтерського обліку працівників.

Під час оформлення штатного розпису слід мати на увазі, що:

• датою цього документа є дата його затвердження;
• текст штатного розпису оформлюють у вигляді таблиці;
• підписує цей документ посадова особа, відповідальна за його підготовку;
• візує штатний розпис керівник фінансової служби (головний бухгалтер);
• у разі погодження штатного розпису з юридичною особою вищого рівня обов'язково оформлюють реквізит «Гриф погодження»;
• особисті підписи посадових осіб у грифі затвердження і грифі погодження скріплюють печатками відповідних юридичних осіб (за наявності);
• зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження) з основної діяльності юридичної особи. Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежуються.

У штатному розписі мають бути конкретні суми окладів. «Вилки» окладів не зазначаються. «Вилка» окладів застосовується як варіант того, як може збільшитися оклад упродовж року чи іншого періоду. Зазвичай для цього використовують так звану схему посадових окладів. На цьому наголошує й Мінсоцполітики (лист від 28.12.2016 р. №1812/0/101-16/284, див. «ДК» №9/2017, коментар «ДК»).

Мінсоцполітики про «вилку» окладів

...Міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів встановлюються в колективному договорі або іншому локальному документі підприємства залежно від складності робіт, організаційно-правового рівня посади, від функцій, які виконує підрозділ, в якому працює той чи інший працівник, та інших умов праці. При цьому міжпосадові співвідношення можуть встановлюватись у певному діапазоні («вилці») окладів. При застосуванні діапазонів («вилок») окладів проводиться атестація працівника і за результатами атестації встановлюється оклад у межах діапазону за посадою, яку обіймає працівник.

У штатному розписі доцільно встановити фіксований розмір посадового окладу, а тому у випадку коли колективним договором чи іншим документом з оплати праці встановлені «вилки» за посадами, то за результатами атестації можуть бути встановлені у штатному розписі різні розміри посадових окладів у межах «вилки» (лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 р. №1812/0/101-16/284).

Якщо виникла потреба уточнити чи змінити назву посади у штатному розписі відповідно до Класифікатора професій, видається наказ про внесення до штатного розпису відповідних змін. Iз наказами, що стосуються затвердження штатного розпису або змін до нього, працівників не ознайомлюють. Проект наказу візує його укладач. Потребу у візуванні (внутрішньому погодженні) проекту наказу іншими посадовими особами організація визначає самостійно з урахуванням зазначеного у главі 5 розділу II Правил організації діловодства.

Зверніть увагу, що згідно з ч. 3 ст. 32 КЗпП зміна найменування посад працівника є зміною істотних умов праці, про яку роботодавець має повідомити його не пізніше, ніж за два місяці.

Внесення змін до штатного розпису у зв'язку із підвищенням МЗП

Мінімальна заробітна плата — це законодавчо встановлений розмір заробітної плати за просту, некваліфіковану працю, нижче якого не може провадитися оплата за виконану працівником місячну, а також погодинну норму праці (обсяг робіт). До мінімальної заробітної плати не включають доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати.

Мінімальна заробітна плата є державною соціальною гарантією, обов'язковою на всій території України для підприємств, установ, організацій усіх форм власності і господарювання та фізичних осіб (ст. 95 КЗпП).

Установлення на рівні мінімальної заробітної плати тарифних ставок (посадових окладів) для працівників, які виконують кваліфіковану працю (роботу, що потребує певних навичок або освіти), є порушенням вимог законодавства про працю.

Якщо штатним розписом передбачено посадові оклади (тарифні ставки) у розмірі мінімальної заробітної плати, варто видати наказ про внесення змін до штатного розпису з метою усунення порушень в оплаті праці окремих працівників. Якщо у штатному розписі організації фігурує мінімальна заробітна плата, то у разі її підвищення також слід внести зміни до штатного розпису.

Часто в організаціях система оплати праці «прив'язана» до розміру мінімальної заробітної плати із «прив'язкою» до міжпосадових коефіцієнтів. Таким чином, зростання мінімальної заробітної плати потягне за собою кратне збільшення посадових окладів працівників. Позаяк змін зазнають усі посади в штатному розписі, доцільно затверджувати штатний розпис у новій редакції.

Наказ про внесення змін до штатного розпису

Накази про затвердження штатного розпису, внесення змін до штатного розпису належать до:

— наказів з основної діяльності — в організаціях, які створюють документи Національного архівного фонду;

— наказів з кадрових питань тривалого (75 років) строку зберігання — в інших організаціях.

Якщо система оплати праці в організації побудована так, що підвищення мінімальної заробітної плати не тягне за собою збільшення посадових окладів за іншими посадами, то й збільшувати їх не обов'язково.

Наказ про підвищення зарплати працівнику

Iндивідуальні накази з кадрових питань про підвищення зарплати належать до групи наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.

З наказом з кадрових питань працівника, щодо якого відбувається зміна окладу, слід ознайомити під особистий підпис.

Саме на підставі кадрового наказу працівнику нараховується заробітна плата у новому розмірі, а не на підставі штатного розпису.

Попри те, що системи та розміри оплати праці є істотними умовами праці, роботодавець зобов'язаний повідомити працівників про зміни в оплаті праці за два місяці тільки у разі, якщо зміни відбуватимуться у бік погіршення (ст. 103 КЗпП). Якщо йдеться про підвищення заробітної плати, попереджати про таке підвищення за два місяці не потрібно.

Затвердження штатного розпису та внесення змін

Штатний розпис затверджують наказом про затвердження штатного розпису або шляхом затвердження самого штатного розпису. Затверджують штатний розпис під час створення організації, а потім, як правило, на кожен наступний рік (попри те що жодних змін не вносили).

Зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження). Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежуються.

Якщо ж упродовж строку дії до штатного розпису вносять значні зміни, то його слід перезатвердити у новій редакції, а наказом про штатний розпис визнати попередній штатний розпис таким, що втратив чинність.

Наслідки помилок у штатному розписі за минулі місяці

Дані у штатному розписі мають збігатися із зазначеним у кадровій документації. Наприклад, найменування посади в штатному розписі має збігатися із записом наказу про прийняття працівника чи переведення та із зазначеним в трудовій книжці працівника. Кількість штатних одиниць має відповідати фактичній кількості штатних одиниць тощо.

Яку інформацію вносять до штатного розпису

У штатному розписі зазначають такі дані:

1) найменування структурного підрозділу;

2) найменування посади (професії);

3) код за Класифікатором професій;

4) кількість штатних одиниць;

5) посадовий оклад;

6) надбавки;

7) місячний фонд оплати праці тощо.

Позаяк підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис (ст. 64 ГКУ), а назви посад (професій), які передбачаються в штатному розписі, мають відповідати Класифікатору професій, то з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці затвердження штатного розпису на підприємстві є обов'язковим. Отже, відсутність останнього слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавця може бути притягнуто до адміністративної відповідальності.

А саме:

1) підприємству може загрожувати штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за порушення вимог трудового законодавства (ч. 2 ст. 265 КЗпП);

2) посадові особи підприємства можуть притягатися до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. (від 510 до 1700 грн) за порушення трудових прав працівників (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Якщо назва посади у штатному розписі не відповідає Класифікатору професій, також передбачено відповідальність у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП).

На жаль, із запитання не зрозуміло, які саме виявлено помилки в штатному розписі у цьому випадку. Якщо виявлено помилки, рекомендуємо їх негайно виправити наказом або ж взагалі перезатвердити штатний розпис у новій редакції.

Перезатверджувати штатний розпис щомісяця не треба, якщо у цьому документі не було значних змін.