Про опублікування Закону від 12.01.2023 №2888 «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» ми повідомляли тут. Він набирає чинності з 1 квітня 2023 року, а отже, у нас є час на те, щоб його докладно проаналізувати і підготуватися до змін.
Почнімо з відрядних та підзвітних коштів. Адже цим Законом в новій редакції викладено пункт 170.9 ПКУ!
Перша і очевидна різниця
Тепер цей пункт ПКУ стосується не лише звичайних грошей, але й електронних. Це зазначено в його оновленій назві та червоною ниткою проходить через увесь оновлений пункт.
Нагадаємо, що електронні гроші – це одиниці вартості, що зберігаються в електронному вигляді, випущені емітентом електронних грошей для виконання платіжних операцій (у тому числі з використанням наперед оплачених платіжних карток багатоцільового використання), які приймаються як засіб платежу іншими особами, ніж їх емітент, та є грошовим зобов’язанням такого емітента електронних грошей (п. 14 ч. 1 ст. 1 Закону про платіжні послуги).
З 1 квітня електронними грошима можна буде оплачувати не лише відрядження, а й видавати кошти під звіт та/або повертати їх.
Як визначатиметься тривалість відрядження
Нарешті в ПКУ з’явиться з цього приводу чітке правило.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні з 1 квітня визначається згідно з наказом про відрядження. Але за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Раніше таких доказів вимагало лише відрядження за кордон (відрядження по Україні підтверджували наказ та невизначені «первинні документи»).
Тобто варіант, коли працівник кошти не витратив і жодної компенсації не вимагає (так звані «пусті» авансові звіти), вже не працюватиме.
По-перше, тому що насправді «пустих» авансових звітів не має бути. Навіть якщо працівник не отримував авансу і не витрачав власних коштів під час відрядження, в авансовому звіті треба зазначити добові. І ось тут ми знову впираємося у тривалість відрядження.
Адже тепер одного наказу про відрядження для цього недостатньо. Не допоможе вже в такому випадку і звіт про відрядження по Україні в довільній формі. Можливо, стане у пригоді посвідчення про відрядження із відмітками про вибуття та прибуття. Воно зараз не є обов’язковим, але ним можна підтвердити факт перебування працівника за місцем відрядження, якщо немає проїзних документів та документів про проживання.
Як підтверджуватимуться витрати на відрядження
Що треба, щоб порахувати і довести обґрунтованість виплати добових, ми вже зазначили вище. Адже добові – це витрати, розмір яких встановлює роботодавець (для бюджетників – держава), а неоподаткований розмір – ПКУ (і цей розмір з 1 квітня не зміниться!).
На що насправді працівник витратив добові, роботодавця та податківців не цікавить.
А от решту витрат буде потрібно довести документами, у яких їх чітко зазначено. Нагадаємо, що працівникові гарантуються оплата проїзду до місця відрядження і назад до місця роботи, а також оплата проживання у дорозі та за місцем відрядження. Ну і, звісно ж, йому компенсують усі витрати, пов’язані із виконанням службового завдання. У сенсі переліку витрат на відрядження п. 170.9 ПКУ не зміниться.
Але з 1 квітня документи, які підтверджують ці витрати, поділять на чіткі категорії:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Тобто якщо оплату таких витрат було здійснено електронними грошима, то підтвердити ці витрати можуть виписка та/або відомості з відповідного рахунку. Але за наявності й інших документів – рахунків, квитків тощо це теж не буде зайвим.
Корпоративна картка під час відрядження або виконання цивільно-правових дій
З 1 квітня в пп. 170.9.2 ПКУ з’явиться норма, за якою, у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент.
Тобто при буквальному розумінні, якщо ваш працівник витратив кошти за допомогою вашої корпоративної картки, то вартість понесених витрат мають підтверджувати виписка/відомості з рахунку. Ви її вже маєте (працівник - ні), тож йому не потрібно надавати роботодавцеві будь-які підтвердні документи?
Виглядає дуже привабливо, проте, на думку автора, дещо суперечить решта норм п. 170.9 ПКУ. Звісно, можливо, що цю норму застосовуватимуть як спеціальну. Але давайте почекаємо, що скажуть з цього приводу податківці.
Строки подання авансового звіту подовжили
Ось тут і справді добра новина.
По-перше, ці строки є довшими, ніж тепер.
По-друге, у разі розбіжності даних можливе подовження цих строків.
З 1 квітня документально підтвердити понесені витрати та повернути невикористаний залишок коштів треба буде до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше від дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.
Наприклад, працівник повертається з відрядження 10 квітня. Документально підтвердити витрати та/або повернути невикористані кошти працівник має аж до 31 травня. А якщо він використав корпоративну картку, але на дату закінчення відрядження кошти ще не було списано з рахунку, то граничний строк продовжується до 30 червня.
Ще один цікавий нюанс – авансові звіти подаватимуть не всі!
Згідно з оновленим пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подаватимуть у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Тобто, наприклад, якщо ваш працівник повернувся з відрядження, надав усі документальні докази перебування у відрядженні та понесених витрат (за наявності) і повернув увесь невикористаний залишок коштів, оподаткованого доходу за таким відрядженням в нього немає. І подавати авансовий звіт він не повинен. Звісно, якщо він не використовував на ці витрати (крім добових) готівку.
У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається!