Який колір пасти використовувати під час написання заяви чи підписання документів
У Національному стандарті України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» не міститься вимог до кольору чорнила (пасти) для підписання чи написання документа.
А на практиці рекомендується застосовувати темне світлостійке чорнило або пасту під час підписання, затвердження чи погодження документів.
Чорнило світлих кольорів застосовувати недоцільно, бо воно може вигоряти або ж взагалі погано відображатися під час створення копій. Юридична сила документа не залежить від кольору чи типу чорнила!
Та все ж є деякі згадки про те, чим писати та підписувати документи (див. таблицю).
Таблиця
Норми щодо засобів/кольорів написання та підписування документів
| Норма | Чим встановлено |
| Записи у первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку, створених у паперовій формі, мають здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок | Пункт 2.9 Положення №88* |
| Виправляють помилки у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені у паперовій формі, з використанням способу «червоного сторно», шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від’ємні числа, які в підсумку вираховуються. Одночасно під записом червоним кольором чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору здійснюють другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми | Пункт 4.3 Положення №88 |
| Помилки в регістрах бухгалтерського обліку за минулий звітний період виправляють способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (сума, кореспонденція рахунків) вноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «мінус», а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) вноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку в місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображаються правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки — головним бухгалтером | Пункт 4.6 Положення №88 |
| Нумерують аркуші справ з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів, уключених у справу. Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумерують окремо. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів справи, аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису забороняється | Пункт 5 глави 2 розділу VI Правил №1000/5** |
| Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання роблять чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою | Абз. 2 п. 8 глави 2 розділу VI Правил №1000/5 |
| * Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88. **Правила №1000/5 — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 |
|
Заява від руки чи надрукована
У п. 7.1 Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» зазначається, що організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізособи, допустимо оформлювати рукописним способом. Отже, заява працівника може бути як написана власноруч, так і надрукована на комп’ютері, а також можна використовувати комбінований варіант.