Чи обов’язково складати графік відпусток?
Дехто з роботодавців вважає, що планувати, коли саме надаватимуться відпустки наступного року, і взагалі – надавати відпустки заплановано, а не тоді, коли захочеться працівникові і на це погодиться роботодавець, це зайва бюрократія. Тим паче, під час воєнного стану, коли запланувати майбутнє на цілий рік важко. Втім, це вимога чинного законодавства, і на час війни цю вимогу не було скасовано!
Складання графіка відпусток передбачено ст. 10 Закону про відпустки.
Враховуючи, що Закон про відпустки поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, то обов’язок зі складання графіка встановлено для всіх роботодавців.
І незалежно від кількості працівників. Норми закону щодо складання графіка відпусток потрібно дотримуватися і в разі, коли на підприємстві працюють, наприклад, три людини. Таке роз’яснення міститься у листі Мінсоцполітики від 29.07.2015 №191/10/136-15.
Коли складати графік відпусток – у грудні чи у січні?
Згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 №213, графік відпусток складається на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.
Проте краще скласти такий графік у грудні 2024 року, щоб вже у січні 20245 року працівники мали можливість піти у відпустку згідно з цим графіком.
Особливо важливо мати цей графік юрособам, які створюють резерв відпусток, адже у такому разі без цього графіка не обійтися. Докладно про створення цього резерву, а також про те, хто обов’язково повинен складати такий резерв, ми розповімо в окремій статті. А тепер лише зазначимо, що перше нарахування і використання цього резерву відбувається саме у січні. Тож у цьому місяці на підприємстві вже має бути графік відпусток.
Чим графік відпусток корисний для роботодавця та працівників?
Нерідко роботодавці обурюються: мовляв, навіщо зайво витрачати час на складання графіка відпусток, якщо все одно дотримуватися його виходить нечасто? А ще під час воєнного стану чимало працівників або призупиняли дію трудового договору, або перебували у неоплачуваних відпустках.
І на ці запитання законодавство дає чітку відповідь:
Узгоджений графік відпусток дозволяє організувати планомірне надання щорічних відпусток усім працівникам.
Звісно, на час дії воєнного стану, згідно зі ст. 12 Закону №2136, роботодавець не несе відповідальності за ненадання два роки поспіль щорічної основної відпустки повної тривалості. Проте і накопичування невикористаних відпусток – це погано: як для здоров’я працівників, так і для фінансового становища роботодавця, якому колись, у разі звільнення працівника, доведеться одразу сплатити чималу суму грошової компенсації. Саме тому закон передбачає регулярне надання щорічних відпусток і поступове створення резерву на їх оплату.
Наявність графіка дозволяє скоротити документообіг. Як зазначає Мінекономіки у листі від 31.03.2020 №3512-06/21620-07, законодавством не передбачено написання заяви про надання щорічної відпустки, якщо така відпустка надається у строки, визначені графіком відпусток.
При цьому конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
А ось якщо працівник виявить бажання використати щорічну відпустку в інший період, ніж передбачений графіком відпусток, це питання має вирішуватись за погодженням сторін трудового договору (між працівником і роботодавцем).
Як правило, у такому разі заявник повинен написати заяву, на яку роботодавець накладе резолюцію: чи погоджується він надати щорічну відпустку у вказані в ній терміни, чи через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі на підставі цієї заяви видається наказ (розпорядження) про надання відпустки.
При цьому, як наголошує Мінекономіки, роботодавець може як задовольнити прохання працівника про перенесення строків щорічної відпустки, визначених графіком, так і відмовити йому.
Графік складається заздалегідь, і це надає можливість планувати потребу у трудових ресурсах і рівномірно розподіляти відпустки персоналу протягом року. Звісно, можна надавати всім працівникам відпустки одночасно, у найбільш популярні для відпочинку періоди. Наприклад, влаштовувати на підприємстві новорічні канікули або не працювати один місяць влітку. Але дозволити собі таке може далеко не кожен бізнес, і вже безумовно не бюджетники. Тому із працівниками доводиться домовлятися, хто і коли протягом року піде у щорічну відпустку, таким чином, щоб і працівник був задоволений, і робота не стояла.
Інструкція-пам’ятка створення графіка відпусток на 2025 рік
|
Процес розробки графіка відпусток на 2025 рік |
Визначення та складення форми графіка відпусток
Форму графіка надання відпусток чинним законодавством досі не встановлено, тож вона може бути довільною. Але можна скористатися бланком такої форми, який є в нас на сайті.
У графіку відпусток доцільно зазначати таку інформацію:
- найменування роботодавця;
- період, на який затверджується графік;
- відомості про працівника (ПІБ, посада, структурний підрозділ, табельний номер);
- вид відпустки;
- кількість календарних днів відпустки;
- місяць початку відпустки. Звісно, краще вказати конкретну дату початку відпустки (якщо це можливо), тоді окреме повідомлення про дату початку відпустки необов’язкове;
- дані про фактично використані дні відпустки та періоди їх надання;
- підпис працівника про ознайомлення;
- примітка на випадок перенесення відпустки;
- дата складання графіка, погодження з профспілкою та затвердження керівником.
Увага! У графіку необов’язково зазначати чіткі дати початку та закінчення відпустки працівника. За законом ці строки мають бути визначені за два тижні до початку відпустки і зазначені в наказі про відпустку. Тому у графіку достатньо зазначити місяць початку і заплановану кількість днів відпустки. Якщо вже на стадії складання графіка ви знаєте, що відпустка переходить з одного місяця в інший, то її потрібно буде зазначити двічі – у тих місяцях, коли працівник перебуватиме у відпустці.
Які відпустки враховують під час створення графіка?
До графіка відпусток включають такі щорічні відпустки:
- основна,
- додаткова за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці,
- додаткова за особливий характер праці,
- інші додаткові, передбачені законодавством.
Додаткові щорічні відпустки: кого стосуються і як порахувати кількість днів
Із щорічною основною відпусткою все просто – базова її тривалість становить 24 календарних дні. А якщо працівник належить до тієї категорії, яка має право на більшу кількість днів, то це чітко визначено ст. 6 Закону про відпустки або відповідним профільним законом. Кількість зароблених днів основної відпустки визначається через стаж, правила формування якого зазначені у ст. 9 Закону про відпустки.
А далі застосовується формула: кількість днів, які входять до стажу х 24 календарні дні / 365 календарних днів.
Під час дії воєнного стану святкові та неробочі дні в цій формулі не враховуються, тобто на них кількість днів у році не зменшується (якщо тільки ваше підприємство не святкує в ці дні за власним рішенням). Так визначається кількість днів заробленої основної відпустки.
Проте із додатковими відпустками все трохи складніше. Адже вони надаються не кожному – для їх надання потрібні спеціальна підстава і чіткий облік відпрацьованого працівником часу (із фіксацією умов праці).
Нагадаємо, що згідно зі ст. 7 Закону про відпустки щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці тривалістю до 35 календарних днів надається працівникам, зайнятим на роботах, пов'язаних із негативним впливом на здоров'я шкідливих виробничих факторів, за Списком виробництв, цехів, професій і посад, затверджуваним Кабінетом Міністрів України.
Конкретна тривалість відпустки встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від результатів атестації робочих місць за умовами праці та часу зайнятості працівника в цих умовах.
За ст. 8 Закону про відпустки, щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці надається:
1) окремим категоріям працівників, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров'я, – тривалістю до 35 календарних днів за Списком виробництв, робіт, професій і посад, затверджуваним Кабінетом Міністрів України;
2) працівникам з ненормованим робочим днем – тривалістю до 7 календарних днів згідно зі списками посад, робіт та професій, визначених колективним договором, угодою.
Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах.
Додаткова відпустка на дітей
Нагадаємо, що надання додаткової відпустки на дітей регламентує ст. 19 Закону про відпустки.
І з плануванням цієї відпустки у графіку ситуація неоднозначна. Наприклад, якщо йдеться про одиноку матір, то до графіка таку відпустку включати доцільно. А от якщо йдеться про одного з батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, то зазначати у графіку немає сенсу. Адже такою відпусткою може скористатися хтось один із батьків у себе на роботі. Або один із батьків звільниться з роботи, і йому виплатять компенсацію за невикористані дні відпустки, і тоді інший не матиме права на відпустку в себе на роботі.
Визначення категорій осіб, які мають право на щорічну відпустку у зручний для них час
Щорічні відпустки за бажанням працівника у зручний для нього час надаються:
- особам віком до вісімнадцяти років;
- особам з інвалідністю;
- жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї;
- жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
- одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
- дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
- ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
- ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
- батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;
- в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.
Як враховувати у графіку новоприйнятих працівників?
Щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року. При цьому під робочим роком маємо на увазі не календарний рік, а 12 місяців з дати прийняття такого працівника на роботу і наступні подібні робочі роки. Таким чином, відмінність календарного року і року, за який надається відпустка, в тому, що календарний рік стартує з 1 січня, а робочий – з числа місяця, у якому людина уклала з вами трудові відносини.
Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший робочий рік настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві.
У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу. Звісно, що при цьому враховуються ті дні, які входять до стажу на щорічну основну відпустку за ст. 9 Закону про відпустки.
Тобто коли ми складаємо графік відпусток на календарний рік, таким працівникам доведеться порахувати кількість днів відпустки, якими вони зможуть скористатися у цьому календарному році:
кількість днів, які входять до стажу, який дає право на відпустку у році, за який надається відпустка х 24 календарних дні/ 365 календарних днів.
Щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший робочий рік за бажанням працівника надаються:
- жінкам – перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
- особам з інвалідністю;
- особам віком до вісімнадцяти років;
- чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
- особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;
- сумісникам – одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
- працівникам, які успішно навчаються у навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
- працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;
- батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;
- в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.
Створення наказу про складання графіка відпусток
Норми чинного законодавства не зазначають про обов’язкове складення наказу роботодавцем, у якому вказується про початок розроблення графіків відпусток. Втім, такий наказ полегшить роботу кадровику, особливо якщо підприємство складається з багатьох структурних підрозділів.
Тож керівник, якщо вважає за потрібне, може видати такий наказ, і цей наказ сприятиме організації керівників структурних підрозділів у питанні складання графіків відпусток.
Що робити з тими, хто не пішов у відпустку за графіком?
Хоча для надання відпустки за графіком заява вже і не потрібна, бо достатньо наказу керівника, у житті буває всяке.
Якщо відпустка переноситься на інший місяць, проте того ж року, у якому вона була зазначена у графіку, то до графіка варто внести зміни. Вони оформлюються наказом керівника підприємства. Затверджувати графік цілком наново і доводити його до відома усіх працівників у такому випадку не потрібно. Зміни вносяться тільки стосовно цього працівника, на підставі його заяви і повідомляються про це тільки зацікавлені особи – сам працівник та його безпосередній керівник (керівник підрозділу).
Іноді працівник настільки потрібен на роботі, що навіть перенести відпустку на інший місяць того ж року не виходить. У такому разі у працівника залишається зароблена, але не використана щорічна відпустка, якою він може скористатися наступного року. І це треба буде врахувати під час наступного створення графіка відпусток. При цьому старий наказ про відпустки не переробляється, однак звірити наприкінці року, чи усі зазначені в ньому відпустки були фактично надані, відділу кадрів все ж таки варто. Втім, облік використаних відпусток ведеться не на підставі плану-графіка, а на підставі наказів про надання таких відпусток, тож помилки при цьому навряд чи виникнуть.
Що буде за відсутність графіка відпусток?
Відсутність графіка відпусток наразі розглядається як «інше порушення вимог законодавства про працю», як одне порушення (а не щодо кожного працівника).
За такі порушення передбачено фінансові санкції відповідно до ст. 265 КЗпП у вигляді штрафу у розмірі мінімальної заробітної плати (наприкінці 2024 р. й у 2025 р. – 8000 грн).
Але штрафу не буде, якщо усунути порушення у строк, визначений у приписі інспектора Держпраці.
Крім того, за таке «інше порушення вимог законодавства про працю» ст. 41 КУпАП передбачено адміністративну відповідальність – накладення на посадових осіб підприємств та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності штрафу у розмірі від 30 до 100 н.м.д.г. Тобто від 510 до 1700 грн. Якого теж можна уникнути, якщо швидко виправити це порушення (бажано до візиту інспектора Держпраці).