Форма табеля
Форму табеля затверджено Наказом №489. Нині це форма №П-5. Але вона має рекомендаційний характер, тож за потреби можна застосовувати й іншу форму табеля, розроблену самостійно.
Отже, за потреби можна застосовувати й іншу форму табеля, і це слід обумовити в Положенні про табельний облік або в іншому внутрішньому розпорядчому документі. Але обов’язковою має бути наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці. На це свого часу вказував Держстат у листі від 12.01.2012 №9/4-10/9.
У табелі обліку використання робочого часу зазначають інформацію про фактично відпрацьований час, відпрацьовані за місяць години, у т. ч. надурочні, вечірні, нічні години роботи тощо, а також інші відхилення від нормальних умов роботи.
Табель дозволяє вести і підсумований облік робочого часу, коли працівники працюють позмінно, і є певний розрахунковий період (не більше року), протягом якого встановлюється норма робочого часу для таких працівників. При цьому сумарна кількість робочого часу не має перевищувати нормальної його тривалості. У таких випадках надміру відпрацьовані години визначаються тільки в табелі за останній місяць такого розрахункового періоду.
Хто має вести табель обліку робочого часу?
Відповідно до ст. 30 Закону про оплату праці, роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік роботи працівника і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. Зверніть увагу, ця вимога зберігається і під час війни. Адже незважаючи на дозвіл ведення кадрового обліку на власний розсуд, роботодавець все одно повинен вести облік відпрацьованого працівниками робочого часу.
Чи повинні вести табель ФОПи, якщо є наймані працівники?
Так, і цей роботодавець повинен обліковувати відпрацьований його працівниками час. Роботодавець-ФОП може максимально спростити типову форму табеля, залишивши в ній тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково повинен складати кожен роботодавець незалежно від його організаційної форми.
Держпраці у роз’ясненнях доводить, що ведення табеля обліку використання робочого часу для підприємств із невеликою чисельністю також є обов’язковим.
Табель ведуть на всіх працівників, зокрема й на тих, хто відсутній на робочому місці, і хто перебуває у відпустці, і на лікарняному, і мобілізованих, і на тих, хто перебуває на випробному терміні, і на сезонних працівників.
А от осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами, у табелі не зазначають; також не потрібно зазначати інформацію про гіг-контракти.
Строк зберігання
Табель обліку використання робочого часу відповідно до ст. 408 Переліку №578/5 зберігається на підприємстві 1 рік. Але щодо громадян, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи, має зберігатися протягом 75 років.
Неявки в табелі обліку робочого часу
Позаяк згідно зі ст. 30 Закону про оплату праці роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік роботи працівника, то за підсумками кожного місяця за табелем підраховує загальну кількість надурочних і нічних годин, вихідних і святкових днів та визначає загальну кількість днів та годин неявок на роботу, які розшифровує за причинами.
Виходячи з умовних позначень та видів документів кадрового діловодства, підставою для внесення до табеля того чи іншого коду причин неявок на роботу є:
- накази про відрядження, про відповідні види наданих відпусток,
- листки непрацездатності (для лікарняних та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами), в деяких випадках ними можуть бути медичні довідки,
- накази про дозвіл працівнику бути відсутнім на роботі – причиною може бути повістка від ТЦК, направлення на медогляд, довідка про здачу крові тощо,
- пояснювальні записки від працівників, у яких вони зазначають причини інших неявок. Наприклад, навіть якщо є акт про відсутність на робочому місці, від працівника все одно треба вимагати пояснень причин відсутності.
Рух табеля на підприємстві
В ідеалі табель веде спеціальна, уповноважена на це особа. На великих підприємствах таких осіб може бути декілька – в кожному підрозділі окремо.
Далі правильно оформлений і засвідчений підписами осіб, відповідальних за його заповнення, табель передають до відділу кадрів. Строк подання табеля кадровику також має бути встановлений у Положенні про табельний облік.
Кадровик перевіряє правильність його заповнення відповідно до наказів, розпоряджень та листків непрацездатності. Після чого кадровик підписує табель і передає його до бухгалтерії для нарахування зарплати.
Звісно, що на малих і мікропідприємствах обов’язок зі складання табеля та обчислення зарплати може здійснювати одна людина. Це може бути бухгалтер, а може бути й сам керівник підприємства, якщо він сам веде кадровий і бухгалтерський облік. Те саме стосується і ФОПів – підприємець сам може складати табель і сам нараховувати зарплату своїм працівникам. При цьому себе до цього табеля він не включає, адже не може бути найманим працівником у самого себе.
Інформацію про табель обліку робочого часу коротко унаочнимо у таблиці.
| Правила роботи з табелем обліку використання робочого часу | |
| 1 | Табель за формою №П-5 має рекомендаційний характер. Складається з мінімальної кількості показників. Можна застосовувати й іншу форму табеля |
| 2 | Відкривають табель щомісяця |
| 3 | Табель обліку робочого часу – це не просто цифра «8». Необхідно відображати фактично відпрацьовані години працівником: чи то 3 години, чи то 12 годин. Цей документ заповнюється щодня |
| 4 | Табель формується і передається у бухгалтерію двічі на місяць: за першу половину місяця – для зарплати за першу половину місяця; за весь місяць – для розрахунку заробітної плати за місяць |
| 5 | Щоб правильно визначити розмір заробітної плати, потрібно вести облік виконаної роботи. Зокрема, якщо сума заробітної плати залежить від кількості відпрацьованого часу, без такого обліку неможливо буде правильно нарахувати заробітну плату |
| 6 | Якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, то це теж може бути підтверджене лише табелем обліку робочого часу |
| 7 | Графік – це план, табель – це факт. Тому не обов’язково кількість годин роботи, запланованих за графіком, має бути такою ж, як у табелі. Те саме стосується графіка відпусток. Графік – це те, що плануємо, а в табелі вже фіксуємо кількість фактично відпрацьованих годин та кількість годин відсутності працівників і її причини. У графіку неможливо передбачити лікарняні чи прогули. І не потрібно «дотягувати» години роботи в табелі, аби був точний збіг із графіком, якщо працівник фактично відпрацював менше годин, ніж вказано |
| 8 | Табель обліку робочого часу повинен вести працівник, який розуміється на інформації у цьому документі. Працівника потрібно уповноважити на складання табелю шляхом видання наказу |
| 9 | Шлях табеля із структурних підрозділів підприємства до бухгалтерії: 1. підписує керівник структурного підрозділу; 2. перевіряє працівник кадрової служби; 3. кадровик передає в бухгалтерію |
| 10 | Працівників, які працюють дистанційно та надомно, теж потрібно табелювати |
| Табельний номер | |
| 11 | Табельні номери присвоюються прийнятим працівникам у момент оформлення прийняття на роботу |
| 12 | Табельні номери присвоюються кожному новоприйнятому працівникові за зростанням у хронологічному порядку |
| 13 | Табельний номер, присвоєний працівникові, не змінюється протягом усього терміну його роботи на підприємстві та зберігається за ним після його звільнення з підприємства |
| 14 | Табельний номер працівника має складатися тільки з арабських цифр |
Умовні позначення
Умовні позначення, які треба використовувати для заповнення табеля, щоб показати долю робочого часу працівників, також установлено Наказом №489 (у самій формі табеля). Вони можуть бути цифрові або літерні. Ці умовні позначення наводяться у графі табеля, яка відповідає певному календарному дню, під рядком, у якому наводиться кількість відпрацьованих у цей день годин.
Наприклад, класичний випадок, коли працівник відпрацював 8 годин на день, що передбачені трудовим або колективним договором, можна позначити в табелі або цифрами «01», або літерою «Р».
А якщо працівник у цей день був у відрядженні, то це можна позначити або літерами «ВД», або цифрами «07».
Але ці умовні позначення теж мають рекомендаційний характер. Тому за потреби умовні позначення можуть бути запроваджені підприємством самостійно, наприклад у Положенні про табельний облік робочого часу.
Призупинення трудового договору під час війни
Відповідно до ст. 13 Закону №2136 під час війни можна запровадити призупинення дії трудового договору. Ним є тимчасове звільнення роботодавця від обов’язку забезпечувати працівника роботою і тимчасове звільнення працівника від обов’язку виконувати роботу за укладеним трудовим договором.
У табелі позначати неявки працівників у разі призупинення дії трудового договору можна такими літерними або цифровими позначеннями:
- «ІН» (цифрове позначення 22) – інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо);
- «ІВ» (29) – інші види неявок, передбачених трудовими договорами, угодами;
- «І» (30) – інші причини неявок.
Оплачувана відпустка в табелі
Законом України «Про відпустки» від 15.11.1996 №504/96-ВР передбачено, що оплачувана відпустка надається працівникам виходячи з кількості календарних днів.
Відпустки надаються працівникам у календарних днях. Таким чином, у табелі як відпустку слід відмічати як робочі, так і вихідні дні.
Щорічна основна відпустка відображається з кодом «В» («08»).
Щорічна додаткова відпустка відображається з кодом «Д» («09»).
Соціальна «дитяча» відпустка відображається з кодом «ДО» («15»).
Відпустка без збереження зарплати в період дії воєнного стану
У табелі неоплачувану відпустку відображають так:
- відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін (ст. 26 Закону № 504) з кодом «НА» («18») ;
- додаткова відпустка без збереження зарплати, яка надається в обов’язковому порядку (ст. 25 Закону №504) – ДБ» («14»);
- відпустка по догляду за дитиною до досягнення трирічного віку відображається в табелі також у календарних дня з позначкою «ВП» («16»);
- відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону № 504) – «ДД» («17»);
Для відображення відпусток без збереження зарплати, яка надається в період воєнного стану, також можна використати код «НА» (18) або можна запровадити власні позначки.
Мобілізовані працівники
У табелі обліку використання робочого часу час, протягом якого працівник був відсутній у зв’язку з оголошенням часткової мобілізації, слід позначати умовним позначенням «ІН» – інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо).
Якщо причина відсутності працівника невідома
Якщо роботодавець не має відповідних документів, що підтверджують відсутність працівника, у табелі обліку використання робочого часу такий час позначають умовним позначенням «НЗ» – неявка з нез’ясованих причин.
Так роз’яснило Мінсоцполітики у листі від 05.06.2015 №225/06/186-15.
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами
Всі календарні дні, що припадають на період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, позначають буквеним кодом «ВП» (або цифровим кодом «16») відповідно до Наказу №489.
Відображення в табелі працівниці, яка під час відпустки для догляду працює на іншій посаді (сумісництво) на цьому самому підприємстві
У такій ситуації щодо такої працівниці у табелі потрібно заповнювати два рядки, а саме:
- за основним місцем роботи відображаємо ВП (відпустка для догляду за дитиною до трьох років);
- за сумісництвом відображаємо фактично відпрацьовані години.
Лікарняний у працівника
Оплаті підлягають календарні дні тимчасової непрацездатності відповідно до Порядку №1266.
Таким чином, у табелі слід зазначати усі дні тимчасової непрацездатності, тобто усі календарні дні (як робочі, так і вихідні).
Проте в деяких випадках листки непрацездатності не оплачують. Це може бути з різних причин. Зокрема, так було до 4 квітня 2025 року із сумісниками, які мали право на оплату лікарняних лише за одним місцем роботи.
Проте листок непрацездатності – не тільки для лікарняних, він ще дає право невиходу на роботу!
Тому у типовій формі табеля рекомендовано 2 коди тимчасової непрацездатності:
- «ТН» («26») – оплачувана тимчасова непрацездатність;
- «НН» («27») – неоплачувана тимчасова непрацездатність.
Відрядження працівника у табелі обліку робочого часу
Держстат у листі від 12.01.2012 №9/4-10/9 надав низку рекомендацій щодо відрядження. Робочі дні перебування працівника у службових відрядженнях можуть визначатися таким чином: у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин, наприклад 8, а у другому рядку – умовні позначення перебування у відрядженні «ВД».
При цьому у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження.
Але доказом того, що працівник був у відрядженні у вихідний день, є відповідна позначка у табелі за цей день, тому, на нашу думку, й вихідний день слід відображати як відрядження. Звісно, що кількість годин, які працівник відпрацював у вихідний день, зазначається в табелі лише в тому випадку, якщо роботу в такий день передбачено наказом про відрядження.
Розглянемо практичне застосування деяких умовних позначень на прикладах.
Приклад 1. На підприємстві працюють працівники з повним та неповним робочим часом.
Відповідно до переліку умовних позначень, для працівників із повним робочим часом умовним позначенням буде Р або 01, а для працівників із неповним робочим часом – РС або 02.
Приклад 2. Працівниця пішла у щорічну відпустку та відразу після неї – у додаткову оплачувану у зв’язку з утриманням двох дітей віком 8 та 10 років.
У такому разі дні щорічної відпустки матимуть позначення В або 08, а додаткова відпустка – ДО або 15.
Приклад 3. На підприємстві за наказом керівництва запроваджено простій не з вини працівників.
У такому разі у табелі дні простою мають бути позначені буквою П або кодом 23.
Приклад 4. Працівник хворів частину місяця, потім усі робочі дні працював.
У такому разі дні хвороби будуть позначені у табелі ТН або 26 як оплачувана тимчасова непрацездатність.
Відпрацьовані робочі дні – Р або 01.
Приклад 5. Працівниця пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 01.5.2025. Після цієї відпустки вона одразу напише заяву про відпустку для догляду за дитиною до 3 років.
У такому разі всі календарні дні цих відпусток матимуть позначення ВП або код 16.
Виправлення помилок
Позаяк табель є підставою для нарахування зарплати, то виправлення, підчищання в ньому не допускаються. Як діяти, якщо у табелі помилково зазначили робочі дні замість відпустки або у табелі зазначено НЗ замість лікарняних?
Для цього треба скласти коригувальний табель. Порядку його складання теж не затверджено. Тому доцільно прописати його у Положенні про табельний облік робочого часу. Коригувальний табель має містити правильні дані після подання працівником, наприклад, листка непрацездатності.
Попередній табель не вилучається і не знищується.
Також можливі ситуації коригування інформації у табелі у таких випадках:
- щорічна відпустка працівника тривала до кінця місяця, а під час відпустки він захворів, про що роботодавець дізнався пізніше;
- працівник був відсутній на робочому місці з нез’ясованих причин (не повідомив про них заздалегідь), а пізніше надав пояснення з поважними причинами. Наприклад, працівник-донор здав кров і приніс довідку, що підтверджує здавання крові;
- працівника звільнили, але за рішенням суду поновили на роботі, тощо.