Документальне оформлення надання щорічних відпусток умовно можна поділити на такі етапи:
- Створення графіка відпусток.
- Попередження про початок відпусток або написання заяви на відпустку.
- Наказ про надання відпустки.
- Табелювання відпусткових.
- Внесення інформації про відпустки до розділу V особової картки №П-2.
На питанні створення графіка відпусток зараз зупинятися не будемо, оскільки про графік відпусток на 2025 рік писали докладну статтю.
Зазвичай такий графік створюють наприкінці року на наступний рік або на самому початку року (в січні) на поточний рік. Він узгоджується між роботодавцем та працівниками, і в ньому зазначається місяць, в якому той чи інший працівник планує піти у щорічну відпустку. А вже про конкретні дати початку та закінчення такої відпустки роботодавець повідомляє працівника за два тижні до початку відпустки.
Наявність графіка відпустки спрощує кадровий облік.
По-перше, він дає можливість контролювати використання працівниками відпусток та уникнути їх накопичення.
По-друге, графік відпусток замінює заяви про їх надання – оскільки про відпустку вже зазначено у графіку, який узгоджено між роботодавцем та працівником, то підставою для складання наказу про відпустку буде не заява, а сам графік. Отже, заяви на відпустку будуть потрібні тільки в тому випадку, якщо працівник хоче скористатися нею поза графіком!
Попередження про початок відпустки
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Зверніть увагу, що форму повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Отже, повідомлення має довільний характер.
Див. Зразок 1.
Те саме стосується і документа, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Та насправді для цього достатньо і наказу про надання відпустки.
Також не забувайте повідомляти про заплановану відпустку і директорів.
Див. Зразок 2.
Заява на відпустку
Як ми вже зазначили вище, за наявності графіка відпусток заява потрібна лише у разі, якщо працівник бажає скористатися відпусткою поза таким графіком. Або перенести її чи продовжити через певні обставини.
Заява у Зразку 3.
У статті 11 Закону про відпустки зазначається, що щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:
1) порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;
2) несвоєчасної виплати роботодавцем відпусткових.
Також щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена за таких обставин:
- тимчасова непрацездатність працівника;
- виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;
- настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
- збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку із навчанням.
Зверніть увагу! Існують консультації Держпраці, в яких йдеться про те, що роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних (наприклад, через тимчасову непрацездатність) днів щорічної відпустки. Таку позицію Держпраці пояснює тим, що у період дії воєнного стану не застосовуються норми ч. 5 ст. 80 КЗпП (як і норми ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки).
Насправді призупинені на час воєнного стану норми говорять: забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.
А норми цих статей КЗпП та Закону про відпустки щодо перенесення/продовження відпустки не скасовані, і в них прямо зазначено про обов’язок роботодавця щодо їх виконання.
Наказ про надання відпустки
Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки можна використати типову форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
Але ця форма має рекомендований характер. Тож, на нашу думку, можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі.
У разі потреби наказ про надання відпусток можна видати відразу на декількох працівників.
У наказі про надання відпустки мають бути такі реквізити:
- Найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності).
- Найменування юридичної особи.
- Код ЄДРПОУ.
- Назва виду документа (НАКАЗ).
- Дата (датою наказу є дата його підписання).
- Місце складання.
- Реєстраційний індекс (номер) наказу.
- Заголовок до тексту документа («Про надання (вид відпустки, власне ім’я, прізвище працівника)».
- Текст:
- розпорядче слово (НАКАЗУЮ або НАДАТИ);
- прізвище, ім’я та по батькові працівника;
- назва посади та структурного підрозділу;
- вид відпустки (щорічна основна; щорічна додаткова; відпустка працівникам, які мають дітей; відпустка у зв’язку з навчанням; відпустка без збереження заробітної плати тощо);
- тривалість відпустки (у календарних днях);
- період відпустки;
- робочий рік, за який надаєте відпустку (для щорічної), календарний рік для відпусток, які надають щороку;
- дата початку відпустки.
- Підстава для видання наказу (графік відпусток, заява, довідка-виклик навчального закладу тощо).
- Підпис керівника.
- Візи.
- Відмітка про ознайомлення.
Див. Зразок 4.
Не забудьте також призначити осіб, які тимчасово виконуватимуть обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку! Це можна зробити як у наказі про відпустку, так і окремим кадровим наказом.
Табелювання відпускників
Типова форма №П-5 «Табель обліку використання робочого часу» також надається як рекомендована для застосування, а отже, не є обов’язковою. Роботодавець також може встановити власну форму для такого обліку та порядок її складання.
Але зауважимо, що в типовій формі табеля зазначається відмітка про відпустку працівника:
- щорічні основні відпустки зазначають кодом «В» (або цифровим кодом «08»);
- щорічні додаткові відображають з кодом «Д» (або цифровим кодом «09»).
Особова картка №П-2
Особова картка – основний документ з обліку особового складу в організації.
Після укладення трудового договору й оформлення наказу про прийняття на роботу на кожного працівника підприємства потрібно завести особову картку.
Типову форму особової картки №П-2 затверджено спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656.
Зверніть увагу! Мінекономіки в листі від 25.09.2024 №4701-05/70518-09 зазначило, що наказ №495 не встановлює прямого обов'язку для роботодавців вести особові картки саме за цією формою. Але ми й надалі рекомендуємо її застосовувати, оскільки це найбільш відомий і зрозумілий як для роботодавців, так і для контролерів вид групування інформації щодо працівника.
Особова картка працівника складається з 5 розділів, але зараз нас цікавить саме розділ V.
Цей розділ заповнюють безпосередньо при наданні відпусток: щорічних (основних та додаткових), творчих, відпусток за власний рахунок та інших. Крім того, тут зазначають період, за який вони надаються, дати початку і закінчення та номер наказу, на підставі якого надається відпустка.
Не забувайте вести особові картки і на внутрішніх сумісників! Адже достовірний облік відпусток потрібно здійснювати окремо за кожною посадою. І саме за допомогою особової картки ведеться облік наданих відпусток.