Згідно зі ст. 121 Кодексу законів про працю України, працівнику слід відшкодувати затрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, зокрема витрати на проїзд (вартість проїзду до місця призначення і назад). Витрати на експлуатацію авто за кордоном — це й будуть витрати на проїзд, а отже, їх потрібно компенсувати працівникові.
Відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ до податкових витрат можна віднести, зокрема, документально підтверджені фактичні затрати відрядженого:
— на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження, назад та за місцем відрядження;
— інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат;
— обов'язкове страхування, страхування життя або здоров'я відрядженої особи чи її цивільно-правової відповідальності (у разі використання транспортних засобів) згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транспортний рух. Відшкодування зі страхування відбувається за наявності оригіналу страхового поліса з відміткою про сплату страхового платежу (або документа, що засвідчує оплату такого страхового поліса).
Додатково питання компенсації витрат на відрядження роз'яснює Інструкція №59. І хоча цей документ поширюється тільки на підприємства, установи й організації, які частково чи повністю утримуються з бюджету, проте податківці радять використовувати його як допоміжний та довідковий документ і іншим підприємствам (1).
Відповідно до п. 12 р. ІІІ цієї Інструкції, у разі закордонного відрядження на службовому авто працівникові відшкодовують затрати на пально-мастильні матеріали з урахуванням установлених норм за 1 кілометр пробігу згідно із затвердженим маршрутом, що має бути визначено у наказі (розпорядженні) керівника підприємства. Допустимі норми витрат палива і мастильних матеріалів списують за нормами, затвердженими наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. №43.
Враховуючи, що затвердження маршруту встановлено Інструкцією №59, яка розроблена для бюджетних підприємств, все ж таки рекомендуємо в наказі про відрядження прописати маршрут руху відрядженого працівника на службовому авто. Хоча це й не обов'язково, проте наявність у наказі затвердженого маршруту допоможе додатковий раз підтвердити витрати на пальне, якщо перевіряльники будуть проти таких сум (бо, наприклад, вважатимуть, що працівник міг скористатися й іншим маршрутом та відповідно зменшити витрати пального).
Крім того, підлягають відшкодуванню витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
Витрати на експлуатацію (на паливо, стоянку, збори, страхування) авто у відрядженні потраплять до податкових лише за наявності належних документів (п. 138.2 ПКУ). Крім того, не слід забувати, що потрібно підтвердити зв'язок відрядження з діяльністю підприємства (пп. 140.1.7 ПКУ).
Якщо, для прикладу, у закордонне відрядження скеровано працівника служби маркетингу, то така поїздка пов'язана зі збутом товарів. Отже, такі витрати на відрядження будуть пов'язані з діяльністю підприємства як витрати на збут. Тож у податковому та бухгалтерському обліку такі витрати потраплять до витрат відповідно до пп. «ґ» пп. 138.10.3 ПКУ та п. 19 П(С)БО 16. Згідно з п. 138.5 ПКУ, витрати на збут як інші витрати відображають у податковому обліку в звітному періоді, в якому вони були здійснені, згідно з правилами ведення бухобліку.
Підтвердні документи у закордонному відрядженні будуть оформлені за законодавством відповідної держави (п. 15 р. I Інструкції №59). Тому слід пам'ятати, що за запитом представника органу ДПС підприємство має забезпечити власним коштом переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою (пп. 140.1.7 ПКУ). Радимо перекласти закордонні документи українською, не відкладаючи це в довгу шухляду, хоча в ПКУ і немає прямої вимоги перекласти документи відразу після їх отримання.
У листі ДПАУ від 05.05.2011 р. №8434/6/15-0315 сказано, що автентичний переклад іноземних підтвердних паперів може зробити і фаховий працівник підприємства. У такому разі на перекладі має бути зазначено прізвище, ініціали та посаду працівника, який зробив переклад, та поставлено напис «Переклад згідно з оригіналом».
Якщо переклад здійснює професійний перекладач, витрати за цю роботу можна віднести до податкових: адже такі затрати пов'язані з госпдіяльністю підприємства. Тут може допомогти пп. 138.12.2 ПКУ, що дозволяє відносити до складу інших податкових витрат затрати господарської діяльності, щодо яких р. ІІІ ПКУ прямо не встановлено обмежень на їх віднесення до складу витрат. Нагадаємо: інші податкові витрати визнають затратами того звітного періоду, в якому вони були здійснені, згідно з правилами ведення бухобліку (п. 138.5 ПКУ), тобто за датою їх понесення.
Після повернення з відрядження працівник повинен разом зі Звітом про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (2), подати до бухгалтерії документи, які підтверджують витрати на пальне, плату за проїзд автострадами, стоянку службового авто (наприклад, чеки з заправних станцій, квитанції про оплату платної автомагістралі).
Ясна річ, до бухгалтерії слід подати і подорожній лист легкового автомобіля (на жаль, на сьогодні його форму не затверджено, тож варто розробити власну). Саме цей документ фіксуватиме, скільки працівник витратив пального під час відрядження (відповідно до норм, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. №43).
--1--
Це пролунало в листах ДПСУ від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415 та від 07.09.2011 р. №10077/5/15-1216. За відсутності інших нормативних актів щодо відрядження, як зазначено у наведених листах, інші підприємства та організації можуть використовувати цей документ як допоміжний (довідковий).
--2--
Форма затверджена наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. №845.
Василь Рорат