Частина роботодавців з 1 квітня підніме оклади працівникам – з числа тих, у кого ці оклади є меншими ніж 8000 грн, – нового розміру мінімальної зарплати. Це не обов’язково (адже мінімальний розмір окладу прив’язаний до розміру прожиткового мінімуму для працездатних осіб), проте багато хто з роботодавців це робить, щоб не плутатися із донарахуванням ЄСВ до мінімального розміру. Якщо це ваш випадок, то лікарняні і декретні вашим працівникам зростуть; у когось – у перспективі, а в когось – просто зараз (якщо перед настанням страхового випадку у працівника не буде заробітку і рахувати середньоденну зарплату для оплати листка непрацездатності доведеться виходячи з окладу).
Зростуть і мінімальні та максимальні обмеження для лікарняних і декретних – щодо тих працівників, які за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку не мають 6 місяців страхового стажу.
Докладніше про всі правила нарахування лікарняних та декретних, які є актуальними у 2024 році і особливо починаючи з квітня, читайте далі.
Порядок оплати лікарняних та декретних
Оплата лікарняних поділяється на дві частини: оплату перших п'яти днів тимчасової непрацездатності та виплату допомоги з тимчасової непрацездатності, яка здійснюється з шостого дня за кошти держави.
Перші 5 днів тимчасової непрацездатності, незалежно від її причини, оплачуються коштом роботодавця (ст. 15 Закону №1105).
Та допомога з тимчасової непрацездатності для догляду за хворою дитиною чи хворим членом сім'ї, а також допомога по вагітності та пологах оплачується з першого дня за кошти держави (ст. 15 та 18 Закону №1105).
Зверніть увагу, що з 01.01.2023 страхові виплати, передбачені Законом №1105, здійснюються, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше шести календарних місяців (а не дванадцяти, як раніше) з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї (ст. 24 Закону №1105).
Також з 01.01.2023 діє обмеження щодо сумісників:
- перші 5 днів тимчасової непрацездатності оплачуються як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. Ми про це розповідали тут;
- а от починаючи з 6-го дня тимчасової непрацездатності і весь період відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами оплачується лише за основним місцем роботи. Законопроєкт, який мав змінити цю ситуацію, про який ми розповідали тут, так і не було прийнято.
Обмеження розміру матеріального забезпечення
Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку застрахована особа має страховий стаж менше ніж 6 місяців:
- допомога з тимчасової непрацездатності обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище за розмір МЗП, встановлений законом у місяці настання страхового випадку (у I кварталі 2024 р. – 233,25 грн, з 1 квітня 2024 р. – 262,81 грн);
- допомога у зв’язку з вагітністю та пологами обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не нижче розміру МЗП і не вище від двократного розміру МЗП, встановленого законом у місяці настання страхового випадку (у I кварталі 2024 р. – 466,50 грн, з 1 квітня 2024 р. – 525,62 грн).
Відобразимо це у зручній таблиці (див. таблицю 1).
Таблиця 1
Обмеження лікарняних та декретних, якщо страховий стаж застрахованої особи менший ніж 6 місяців
Розмір допомоги з тимчасової непрацездатності
Нагадаємо, що допомога з тимчасової непрацездатності виплачується застрахованим особам залежно від страхового стажу у розмірі:
- 50% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж до трьох років;
- 60% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від трьох до п’яти років;
- 70% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від п’яти до восьми років;
- 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років;
- 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, віднесеним до 1 – 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; одному з батьків або особі, яка їх замінює, які доглядають хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи; ветеранам війни, постраждалим учасникам Революції Гідності та членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України; особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань»; донорам, які мають право на пільгу, передбачену ст. 20 Закону України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові»; особам, реабілітованим відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917 - 1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу.
Розрахунок лікарняних: покроковий алгоритм
Пропонуємо розглянути порядок розрахунку лікарняного за простим алгоритмом.
Крок 1: визначаємо розрахунковий період
При обчисленні лікарняних та декретних можуть бути варіації з розрахунковим періодом, а саме:
- повний розрахунковий період (за загальними правилами лікарняні та декретні розраховуються виходячи з доходів застрахованої особи за розрахунковий період 12 календарних місяців);
- неповний розрахунковий період (якщо працівник пропрацював менше 12 календарних місяців, то до розрахунку беруться повністю відпрацьовані місяці до місяця настання страхового випадку; якщо працівник перебував у трудових відносинах менше ніж календарний місяць, середня зарплата обчислюється за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку);
- відсутність розрахункового періоду (якщо ж за розрахунковий період працівник з поважних причин не відпрацював жодного робочого дня, то середня зарплата визначається виходячи з установленої йому тарифної ставки (окладу), поділеної на середню кількість днів у місяці (30,44)).
ПРИКЛАД 1. Працівник працює на підприємстві з 01.02.2015. Листок тимчасової непрацездатності було видано з 01.04.2024 по 19.04.2024. Розрахунковим періодом у цьому випадку буде 12 місяців перед місяцем настання страхового випадку (початку періоду непрацездатності): квітень 2023 р. – березень 2024 р.
Якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше ніж 12 календарних місяців за останнім місцем роботи, розрахунковий період потрібно визначати за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа) (п. 26 Порядку №1266).
ПРИКЛАД 2. Працівник працює на підприємстві з 02.10.2023. Листок тимчасової непрацездатності видано на період 01.04.2024 – 05.04.2024. Розрахунковим періодом буде листопад 2023 р. – березень 2024 р.
Зверніть увагу: місяць, у якому працівника було прийнято на роботу з першого робочого дня, але не з першого календарного числа, не бере участі в розрахунковому періоді (лист Мінсоцполітики від 31.05.2016 №5.2-32-880). Хоча за такий місяць роботодавець і мав нарахувати ЄСВ не менше ніж мінімальний розмір страхового внеску.
У випадку перебування застрахованої особи у трудових відносинах менше ніж календарний місяць за останнім основним місцем роботи розрахунковий період потрібно визначати за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку №1266).
ПРИКЛАД 3. Працівника прийнято на роботу 01.04.2024. Листок тимчасової непрацездатності видано за період 11.04.2024 – 15.04.2024. Розрахунковим періодом буде період з 01.04.2024 по 10.04.2024.
Крок 2: виключаємо з розрахункового періоду дні, не відпрацьовані з поважних причин
Відповідно до п. 3 Порядку №1266 дні відсутності працівника з поважних причин виключаються з розрахункового періоду. Виплати за ці періоди не включаються до розрахунку середньої заробітної плати.
Унаочнимо у таблиці перелік поважних причин, якими вони були на початку 2023 року.
Також до переліку поважних причин було додано період, протягом якого працівник проходив строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або проходив військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення, і за ним не зберігався роботодавцем середній заробіток за такий період.
Тобто період мобілізації тепер теж не включається до розрахункового періоду при обчисленні лікарняних та декретних роботодавцем. Така зміна у Порядку №1266 набрала чинності з 07.06.2023.
ПРИКЛАД 4. Працівник ТОВ «А» працює на підприємстві з 01.11.2023. Для працівника ТОВ «А» – це не перше місце роботи, він працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «А». З працівником призупиняли дію трудового договору з 01.12.2023 по 31.12.2023. Посадовий оклад – 20 000 грн. Страховий стаж цього працівника – понад 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 01.04.2024 по 05.04.2024 працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
- середньоденна зарплата за фактичними даними (20 000 грн х 4) : (30 к. д. + 31 к. д. + 29 к. д. + 31) = 661,16 грн (призупинення дії трудового договору виключаємо з розрахункового періоду);
- з урахуванням загального страхового стажу: 661,16 х 100% = 661,16 грн;
- розрахунок лікарняних за рахунок підприємства відбувається на підставі фактичного заробітку: 661,16 х 5 к. д. = 3 305,80 грн.
Чи враховуються у розрахунку лікарняних календарні дні оплачуваної відпустки, суми відпусткових?
Якщо у розрахунковому періоді є невідпрацьований час з інших причин (час перебування в оплачуваних відпустках (щорічній основній або додатковій, навчальній відпустці, на курсах підвищення кваліфікації, у простої тощо), календарні дні, не відпрацьовані з таких причин, не виключаються з розрахункового періоду. Виплати, нараховані за такі дні, за умови сплати з них ЄСВ, враховуються у розрахунку середньоденної зарплати.
Крок 3: визначаємо сукупний дохід, що враховується для обчислення середньої зарплати
Середня заробітна плата для розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності, оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за кошти роботодавця обчислюється роботодавцями на підставі відомостей, що включаються до додатка Д1 (п. 32 Порядку №1266).
Сума допомоги з тимчасової непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною або хворим членом сім'ї) у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 2 Порядку №1266). Це досягається шляхом включення до сукупного доходу лише виплат, з яких сплачено ЄСВ.
При цьому треба пам'ятати нюанс про сумісників – їм допомога з тимчасової втрати працездатності та допомога у зв'язку із вагітністю та пологами виплачується лише за одним місцем роботи! А от лікарняні за перші 5 днів – виплачуються сумісникам за всіма місяцями роботи.
Тому якщо лікарняні за перші 5 днів виплачуються за місцем роботи за сумісництвом, потрібно пам’ятати, що сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 30 Порядку №1266).
Крок 4: визначаємо середньоденну заробітну плату
Середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин (п. 3 Порядку №1266).
Тобто розрахунок середньоденної зарплати можна умовно навести у вигляді формули:
СрЗф = Дс/Кр, де
СрЗф – це середньоденна зарплата, обрахована з фактичних доходів працівника,
Дс – сукупний дохід, визначений за Кроком 3,
Кр – кількість днів розрахункового періоду, визначена за Кроками 1 та 2.
Але якби все було так просто! На жаль, знати значення показника СрЗф недостатньо, щоби обрахувати лікарняні. Його потрібно порівняти з іншими середньоденними доходами, обрахованими за спеціальними правилами. А ще – треба пам’ятати про правила застосування загального страхового стажу працівників при обчисленні лікарняних.
ПРИКЛАД 5. Розрахунок лікарняних працівнику, який відпрацював 3 місяці та перед цим рік не працював
Працівник ТОВ «А» працює на підприємстві з 01.01.2024. Для працівника ТОВ «А» – це не перше місце роботи, але він не працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «А». Посадовий оклад – 10 000 грн. Страховий стаж цього працівника – понад 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 01.04.2024 по 05.04.2024 працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
- середньоденна зарплата за фактичними даними (10 000 грн х 3) : (31 к. д. + 29 к. д. + 31 к. д.) = 329,67 грн;
- з урахуванням загального страхового стажу: 329,67 х 100% = 329,67 грн;
- середньоденна зарплата на рівні МЗП – 8000,00 : 30,44 к. д. = 262,81 грн;
- розрахунок лікарняних за кошти підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо денна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 262,81 х 5 к. д. = 1 314,05 грн.
ПРИКЛАД 6. Розраховуємо лікарняні працівнику, який захворів у перший день роботи і не має страхового стажу 6 місяців за останні 12 місяців
Працівника було прийнято у ТОВ «В» 04.04.2024. Для працівника ТОВ «В» – це не перше місце роботи, але в нього немає страхового стажу 12 місяців перед настанням страхового випадку. Посадовий оклад – 6 000,00 грн. Страховий стаж працівника більший ніж 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 04.04.2024 по 08.04.2024 працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
- середньоденна зарплата за фактичними даними – 6 000,00 грн : 30,44 к. д. = 197,11 грн;
- з урахуванням загального страхового стажу: 197,11 грн х 100% = 197,11 грн;
- середньоденна зарплата на рівні МЗП – 8000,00 : 30,44 к. д. = 262,81;
- розраховують лікарняні за кошти підприємства на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з денної зарплати за фактичними даними, оскільки вона менша за МЗП: 197,11 х 5 к. д. = 985,55 грн.
ПРИКЛАД 7. Розраховуємо лікарняні працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3-х років
Працівниця ТОВ «С» перебувала у відпустці для догляду за дитиною з 10.04.2021 по 09.04.2024. Посадовий оклад працівниці – 12 000,00 грн. Страховий стаж більший ніж 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. Період відпустки по догляду за дитиною до 3-х років теж входить до страхового стажу. З 16.04.2024 по 20.04.2024 працівниця хворіла.
Розрахунок лікарняних:
- розрахунковим періодом для цього випадку мав би бути квітень 2023 – березень 2024 року. Але оскільки у цьому періоді працівниця перебувала у декретній відпустці, яка виключається із розрахункового періоду, середньоденна зарплата за фактичними даними рахується виходячи з її окладу: 12 000,00 грн : 30,44 = 394,22 грн;
- з урахуванням загального страхового стажу: 394,22 грн х 100% = 394,22 грн;
- нарахування лікарняних за кошти підприємства проводиться на рівні фактичних даних, бо перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років включається до страхового стажу: 394,22 грн х 5 к. д. = 1 971,10 грн.
Увага! Якщо б працівниця в цьому прикладі перебувала у відпустці по догляду за дитиною від 3-х до 6-ти років (за медичним висновком), то нараховувати їй лікарняні довелося б виходячи з середньоденної зарплати, порахованої з розміру МЗП:
- середньоденна зарплата на рівні МЗП – 8 000,00 : 30,44 к. д. = 262,81 грн;
- період перебування у відпустці для догляду за дитиною від 3-х до 6-ти років не входить до страхового стажу (докладніше про це див. лист ПФУ від 12.04.2023 №2800-030401-8/19784). Розрахунок лікарняних за кошти підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо денна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 262,81 х 5 к. д. = 1 314,05 грн.
А що ж із допомогою у зв’язку із вагітністю та пологами?
Середньоденна зарплата для її нарахування розраховується аналогічно до зазначеного вище щодо лікарняних. Із одним суттєвим нюансом – допомога у зв’язку із вагітністю та пологами повністю нараховується і виплачується за рахунок коштів ПФУ.
Базова тривалість декретної відпустки (126 календарних днів) не змінилася, і, як і раніше, її може бути продовжено.
Для нарахування такої допомоги має значення наявність страхового стажу – не менш ніж 6 місяців за останні 12 перед відкриттям листка непрацездатності із діагнозом «вагітність та пологи».
Якщо страховий стаж є, то допомогу нараховуємо виходячи з фактичної зарплати працівниці (а якщо останні 12 місяців вона не мала заробітку – виходячи з її окладу/тарифної ставки на дату настання страхового випадку). При цьому треба пам’ятати правило (абзац третій пункту 2 Порядку №1266):
Сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ та не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановлений на час настання страхового випадку.
ПРИКЛАД 8. Працівниця йде у відпустку у зв’язку із вагітністю та пологами з 01.04.2024 на 126 календарних днів. Оклад працівниці становить 12 000 грн. Увесь розрахунковий період (з 01.04.2023 по 31.03.2024) працівниця відпрацювала.
Таким чином, середньоденна зарплата працівниці, виходячи із її фактичного заробітку, становить: (12 000 грн х 12 міс.) : 366 к.д. = 393,44 грн.
За 126 к.д. ця допомога становитиме: 393,44 грн. х 126 к.д. = 49 573,44 грн.
При цьому ПФУ при призначенні цієї допомоги перевірятиме на відповідність зазначеному вище правилу:
- допомога окремо за кожен місяць (мається на увазі період квітень - серпень) не повинна перевищувати показник 120 000 грн;
- допомога окремо за кожен місяць (того ж періоду) не повинна бути меншою за розмір допомоги, обчисленої з МЗП на 01.04.2024, тобто 8000 грн : 30,44 = 262,81 грн.
У нашому випадку порахована допомога відповідає обом умовам.
Якщо ж у працівниці немає потрібного страхового стажу за останні 12 місяців, то максимальний розмір допомоги у зв’язку із вагітністю та пологами стає меншим. У такому випадку застосовується вже інше правило:
Сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не нижче розміру МЗП і не вище від двократного розміру МЗП, встановленого законом у місяці настання страхового випадку (з 1 квітня 2024 р. – 525,62 грн).
Втім, якщо оклад працівниці не перевищує 16 000 грн (два розміри МЗП, починаючи з квітня), то це обмеження «зверху» вона і не відчує.
Так, якщо взяти умови Прикладу 8, навіть якщо б працівниця не мала потрібних 6 місяців страхового стажу за 12 місяців, які передують настанню страхового випадку, то допомогу вона отримала б все одно виходячи із середньоденної зарплати, порахованої з фактичного заробітку (393,44 грн на день). Адже цей показник є меншим ніж максимально дозволений (525,62 грн на день).