Поняття «електронний документ» у правовому полі України з’явилось ще у 2003 році з прийняттям Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закону України «Про електронний цифровий підпис».
Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа(ст. 5 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»).
Законодавець прирівняв електронний документ, в якому зафіксований зміст правочину, до письмової форми договору.
Відповідно до норм матеріального права України, а саме статті 207 ЦКУ, правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), якими обмінялися сторони.
Що стосується питання можливості використання електронного документа в якості доказів, слід зазначити наступне.
Доказами, згідно ст. 57 Цивільного процесуального кодексу України, є будь-які фактичні дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин, що обґрунтовують вимоги і заперечення сторін, та інших обставин, які мають значення для вирішення справи. Ці дані встановлюються, у тому числі, на підставі письмових доказів, до яких в повній мірі можна віднести електронні документи.
Аналогічне поняття доказів визначено також і в ст. 32 Господарського процесуального кодексу України, ст. 84 Кримінального процесуального кодексу України та ст. 69 Кодексу адміністративного судочинства України.
Можемо констатувати, що електронний документ може бути визнаний судом на рівні з іншими доказами, у тому числі письмовими. Однак, для визнання електронного документа доказом, останній ще має відповідати передбаченим Законом вимогам, тобто мати обов’язкові реквізити.
Для ідентифікації автора електронного документа відповідно до чинного законодавства можевикористовуватися електронний підпис, хоча до 30 жовтня 2014 року він був обов’язковим реквізитом електронного документа. У той же час ч. 2 ст. 6 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» передбачено, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Але, якщо такий підпис не використовується, момент створення електронного документу Законом не визначений. Постає питання: чи можна брати до уваги документ, якщо в ньому немає підпису особи, повноважної на його створення?
Про широкомасштабне застосування електронних документів у практиці державних органів говорить також прийняття переліку правових актів України, таких як:
- Наказ Міністерства юстиції України та Міністерства фінансів України від 09.10.2015 р. №1918/5/869 «Про інформаційну взаємодію між Єдиним державним реєстром юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців та інформаційними системами Державної фіскальної служби України, обмін документами в електронній формі»;
- Розпорядження Голови Верховної Ради України від 19.05.2015 р. №698 «Про першочергові заходи з впровадження електронного документообігу у Верховній Раді України»;
- Наказ Вищого адміністративного суду України від 20.01.2015 р. №3 «Про реалізацію проекту щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу»;
- Рішення Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 28.08.2014 р. №1120 «Про затвердження Порядку обміну електронними документами Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку та Центрального депозитарію цінних паперів»;
- Наказ Міністерства доходів і зборів від 31.12.2013 р. №898 «Про затвердження форматів та Порядку подання документів в електронній формі для проведення електронної перевірки»;
- Постанова Кабінету Міністрів Українивід 17.07.2009 р. №733 «Про електронний обмін службовимидокументами в органах виконавчої влади».
І це тільки невелика частина того об’єму правових актів, що регулюють застосування електронного документа.
Ще однією новелою застосування електронного документа було прийняття Закону України «Про електронну комерцію». Цей Закон регулює правові відносини у сфері електронної комерції під час вчинення електронних правочинів.
Відповідно до даного Закону стало можливим укладення електронного договору та використання при цьому електронного цифрового підпису.
Отже, такий електронний договір може бути предметом розгляду у суді та відповідним доказом, що наданий стороною спору.
Слід відмітити, що загальна судова практика з питань визнання електронних документів як доказів у цивільних та господарських справах, ще не є поширеною, оскільки може існувати рівно настільки, на скільки розвиваються самі відносини щодо використання електронних документів у цивільних та господарських відносинах.
Нажаль, дані відносини розвиваються дуже повільно. Суб’єкти цивільних або господарських правовідносин, віддають перевагу укладенню документів на паперових носіях з проставленням на них підписів та печаток. Це викликано, в першу чергу, недосконалістю законодавства з питань електронного документообігу, а також недовірою до цією форми складання документів, якщо мова йде про відносини між двома суб’єктами господарювання, які, наприклад, бажають укласти договір поставки товару.
Проте, якщо мова йде про подання звітності до податкових органів, то електронний документообіг користується широкою популярністю.
Однак, на практиці дуже поширені спори між платниками податків та податковими органами, де останні відмовляють у визнанні поданих електронних документів (електронної звітності).Як правило, суди надають перевагу доводам платників податків щодо визнання неправомірними рішення податкових органів про відмову у прийнятті електронної звітності.
Прикладом неоднозначного тлумачення поняття доказівє постанова Київського апеляційного господарського суду від 13.07.2011 р. по справі №35/409. Суд прийняв як належний доказ по справі електронне листування між Позивачем та Відповідачем, при цьому, дане листування було здійснено з електронних адрес та листи не мали електронного цифрового підпису.
Суд проголосив: «Доводи апелянта про те, що електронні листи не можуть бути належним доказом у справі з посиланням на положення Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», є помилковими, оскільки у відповідності до абз. 2 ч.1 ст. 207 ЦК України під час здійснення правочину воля сторін може бути виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку. Спірний договір не містить положень щодо електронного документу, а лише визначає форму надсилання звіту. Позивачем за первісним позовом були дотримані вимоги додатку №1 до договору, звіт відповідачеві за первісним позовом був направлений як в електронній так і в паперовій формі».
Отже, суд прийняв як доказ електронний лист, однак не встановив, яка особа його склала, з якою адреси він направлений, чи мала така особа повноваження на його складання та направлення. Але варто зазначити, що суд і не зможе це встановити, якщо такі обставини сама не визнає сторона, від імені якої цей лист був створений.
Виходом з даної ситуації є вдосконалення чинного законодавства шляхом запровадження для сторін господарських відносин, що бажають укладати договори в електронній формі або вести листування, наприклад, договори поставки товарів, надання послуг, так званої інтелектуальної платформи, на якій учасники, можуть зареєструватися як суб’єкти відносин та отримати електронні цифрові підписи. Ця система має включати всі рівні захисту від несанкціонованого втручання.
У разі виникнення будь-якого спору між суб’єктами договірних правовідносин, повинна бути передбачена можливість надання звіту, в якому буде відображена інформація про дату укладення, сторони, предмет та інші умови договору, а також окремо інформацію про листування сторін, дату направлення, отримання листів та їх зміст.