Відправили лист до податкової через Електронний кабінет і чекаєте на відповідь? А ви впевнені, що ваше звернення офіційно зареєстроване? Якщо документ не пройшов реєстрацію в системі ДПС, контролюючий орган має законне право його проігнорувати. «Юридична компанія YANKIV» розповідає, як правильно листуватися з податковою через електронний кабінет, як перевірити доставку та змусити податкову дотримуватися термінів відповіді.
Електронна звітність vs електронне листування: критична різниця
Багато платників помилково вважають, що якщо вони подають декларації електронно, то автоматично перейшли на повноцінне електронне листування з податковою. Насправді це дві абсолютно різні процедури з різними юридичними наслідками.
Електронна звітність – це просто
Коли ви вперше підписали електронний звіт (декларацію), ви автоматично підтвердили згоду на електронний документообіг виключно для звітності. Жодних додаткових заяв подавати не потрібно. Це базовий стандарт, який працює за замовчуванням.
Електронне листування – це свідомий вибір
Повноцінне електронне листування означає, що ви згодні отримувати через Електронний кабінет всі без винятку офіційні документи від податкової:
- Запити від контролюючих органів
- Податкові повідомлення-рішення (ППР)
- Повідомлення про проведення перевірок
- Відповіді на ваші звернення
- Будь-які інші офіційні документи
Заява J/F1391602 – ключ до електронного листування
Щоб перейти на повноцінне електронне листування, потрібно добровільно подати спеціальну заяву за формою J/F1391602. Це ваша офіційна згода на те, що всі документи від податкової надходитимуть виключно в Е-кабінет.
Критично важливо: Після подання цієї заяви документ, надісланий податковою в Електронний кабінет, автоматично вважається врученим. Датою вручення стає дата з квитанції про доставку, яку система генерує автоматично. І саме з цього моменту починається відлік усіх термінів: на відповідь, на оскарження, на підготовку до перевірки.
Якщо ви не хочете електронного листування
Це ваше законне право. Просто не подавайте заяву J/F1391602. У такому випадку юридичну силу матимуть виключно документи, вручені вам на папері – особисто в руки або поштою. І тільки з дати паперового вручення почнуть рахуватися терміни.
При цьому ви як і раніше можете:
- Подавати електронну звітність
- Відправляти листи через Е-кабінет
- Користуватися всіма сервісами системи
Підступ воєнного часу: Деякі податкові інспекції посилаються на норми ПКУ про воєнний стан і надсилають документи в Е-кабінет навіть без вашої заяви J/F1391602, вважаючи їх врученими. Судова практика тут неоднозначна: частина судів підтримує податківців, інша – платників. Тому завжди контролюйте вхідні документи в кабінеті, навіть якщо ви відмовилися від електронного листування.
Покрокова інструкція: як відправити лист податковій
Незалежно від того, подали ви заяву J/F1391602 чи ні, ви завжди маєте право відправити свій документ податковій через Електронний кабінет. Контролюючий орган зобов’язаний його прийняти.
Крок 1: Підготовка документа
Відскануйте ваш документ у форматі PDF. Обмеження: розмір файлу не більше 5 МБ.
Крок 2: Заповнення реквізитів
Зайдіть до приватної частини Електронного кабінету – розділ «Листування з ДПС».
Заповніть обов’язкові поля:
Код ДПІ: Оберіть зі списку податковий орган, до якого звертаєтесь.
Тип документа: Визначте характер звернення:
- Лист
- Скарга
- Заява
- Відповідь на лист ДПСУ
- Консультація
Тематика звернення: Оберіть найбільш релевантний варіант зі списку.
Короткий зміст: Опишіть суть звернення стисло, але інформативно.
Файл документа: Прикріпіть підготовлений PDF-файл.
Крок 3: Підписання та відправка
Накладіть свій кваліфікований електронний підпис на документ. Система перевірить підпис і дозволить відправити лист.
Важливо: Відправлення документа – це ще не гарантія його реєстрації!
Секретна перевірка: як переконатися, що лист зареєстровано
Ось найголовніше, про що мало хто знає. Сам факт відправки документа НЕ означає, що податкова почала його офіційний розгляд. Якщо звернення не зареєстроване в системі ДПС, контролюючий орган може його законно ігнорувати.
Як перевірити реєстрацію
Крок 1: Зачекайте один робочий день після відправлення. Саме стільки часу має податкова на реєстрацію вашого звернення.
Крок 2: Зайдіть у розділ «Вхідні / вихідні документи» – вкладка «Вхідні».
Крок 3: Шукайте Повідомлення з вхідним реєстраційним номером та датою реєстрації вашого запиту.
Що означає наявність повідомлення
Якщо повідомлення є – вітаємо! Ваш документ офіційно зареєстрований у системі ДПС. З дати реєстрації почали рахуватися терміни для податкової на надання відповіді.
Якщо повідомлення немає – ваше звернення «зависло» в системі або не пройшло реєстрацію. Терміни НЕ працюють. Зверніться до податкової за роз’ясненнями або відправте документ повторно.
Це ваш залізний доказ! Повідомлення з реєстраційним номером – це офіційне підтвердження, яке можна використовувати при оскарженні бездіяльності податкової або в суді.
Терміни відповіді: скільки чекати
Строк надання відповіді залежить від типу вашого звернення.
Індивідуальна податкова консультація (ІПК)
Термін: 25 календарних днів з дати реєстрації запиту.
ІПК – це офіційна позиція податкової щодо вашої конкретної ситуації, яка має юридичну силу і захищає вас від штрафів у майбутньому.
Запит на публічну інформацію
Термін: не пізніше 5 робочих днів.
Це звернення за Законом про доступ до публічної інформації (наприклад, запит статистики, методичних роз’яснень тощо).
Звернення громадян
Термін:
- 30 днів – для складних звернень, що потребують вивчення
- 15 днів – для простих питань, що не вимагають додаткового опрацювання
Регулюється Законом України «Про звернення громадян».
Два найважливіші типи звернень: особливості подання
Запит на Індивідуальну Податкову Консультацію
Спосіб 1: Через спеціальну вкладку «Індивідуальні податкові консультації»
Обмеження: текст запиту до 2000 знаків.
Спосіб 2: Через меню «Листування з ДПС»
Запит оформляється як окремий PDF-файл розміром до 5 МБ. У полі «Тип документа» обов’язково оберіть «консультація».
Професійна рекомендація: У тексті ІПК завжди зазначайте бажаний спосіб отримання відповіді. Якщо ви не подавали заяву J/F1391602, вкажіть «паперовий» спосіб – так отримана консультація матиме беззаперечну юридичну силу.
Скарга на Податкове Повідомлення-Рішення
Скарга подається через розділ «Листування з ДПС» як окремий PDF-файл.
Обов’язково:
- У полі «Тип документа» оберіть «скарга»
- Вкажіть відповідну тематику звернення
Важлива деталь: Не потрібно окремо засвідчувати копії документів, які ви додаєте до скарги. Накладання вашого кваліфікованого електронного підпису на PDF-файл автоматично є фактом засвідчення копій.
Від редакції: Як подати декларацію в електронному вигляді вперше, консультують податківці тут і тут.
А про проблему використання декількох ЕЦП, ми розповідали тут.