Податківці у листі від 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15 зазначили порядок надання документів при проведенні податкових перевірок у разі ведення бухобліку в електронній формі.
Порядок ведення бухобліку в електронній формі
Так, п. 2 ст. 9 Закону №996 визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі. Але в обох випадках такі документи повинні мати обов’язкові реквізити, визначені цією ж нормою Закону.
Зверніть увагу! Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
При веденні обліку в електронній формі потрібно ще пам’ятати про норму п. 6.4 Положення № 88. Цією нормою передбачено, що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.
Слід зазначити, що свого часу Мінфін надавав роз’яснення з приводу складання первинних документів в електронній формі у листі від 11.09.2013 р. №31-08410-07-10/26621.
Використання копій первинних документів, складених в електронній формі
Податківці у листі також наголосили на нормі щодо зобов’язання підприємств власним коштом виготовити копії документів, складених в електронній формі, на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами. Ця норма міститься у п. 6 ст. 9 Закону № 996.
А от за нормою п. 85.8 ПКУ податківці при проведенні перевірок мають право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).
Ґрунтуючись на нормі п. 6 ст. 9 Закону № 996 та на п. 85.8 ПКУ податківці зробили висновок: «платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів у електронному вигляді, зобов’язані при проведенні перевірок надати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмета перевірки».
При цьому, на думку податківців, копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Слід зазначити, що ця позиція податківців не нова. Про обов’язок надання копій документів вони вказували у своїх роз’ясненнях раніше.
Тож чекайте, що при перевірках податківці будуть наполягати на наданні копії документів, складених в електронній формі.
Звертаємо увагу, що з 03.01.2017 року первинні документи мають новий статус про це ми писали у аналітиці.
У зв’язку з цими змінами вже розроблено проект змін до Положення № 88. про це тут.