Коментар до Постанови ВС від 13.10.2020 р., справа №440/57/19
Термін зберігання листків непрацездатності встановлений у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, зі зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5, а саме:
- п. 716 листки непрацездатності – 3 роки
- п. 739 Журнали реєстрації листків непрацездатності – 3 роки.
Важливо! Звертаємо увагу, що відповідно до п. 2.11 Переліку №578/5 примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання документів.
У примітках зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у графах 3, 4 цього Переліку. Наприклад, ось ця примітка конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення».
Але ні щодо листків непрацездатності, ні щодо журналів їх реєстрацї строк немає примітки «за умови завершення перевірки...». Тож виходить, що після спливу трьох років вони можуть бути знищені? Саме це питання розглядалося в коментованій судовій праві.
Чому ні? Тому що листки непрацездатності хочуть бачити фахівці ФСС під час перевірок. Детальніше про новий порядок проведення перевірок від ФСС, який діє з 10.10.2020 року, можна прочитати за посиланням.
Так, відповідно до ч. 2 ст. 17 Закону №1105 строк давності в разі стягнення штрафних санкцій, передбачених цим Законом, а також інших видів заборгованості перед Фондом не застосовується.
А за приписами п. 1.4 Порядку №23 на період до повного стягнення заборгованості зі сплати страхових внесків за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, а також сум штрафних санкцій, нарахованих та/або не сплачених у період до 1 січня 2011 року, в тому числі нарахованих внесків, строк сплати яких на 1 січня 2011 року не настав, та відповідних штрафних санкцій за Фондом зберігаються повноваження щодо контролю за правильністю нарахування, своєчасністю сплати страхових внесків, застосування фінансових санкцій, якими Фонд був наділений до набрання чинності Законом №2464 (аналогічна норма була передбачена й у п. 1.4 Інструкції №29, постанова ФСС ТВП від 22.12.2010 р. №29).
Перевірка Фондом – поза межами 3 років
У коментованому судовому рішенні позапланова перевірка ФСС з правильності нарахування та використання коштів Фонду була проведена за період з 01.04.2011 р. по 30.07.2018 р.
Перевіркою встановлено факт порушення: виплата допомоги за рахунок ФСС була, а листок непрацездатності – відсутній. Неправомірні витрати становлять 5008,50 грн. Отже, як вирішив Фонд, ці кошти треба повернути, а ще роботодавець має сплатити штраф у такій самій сумі (тобто в розмірі неправомірної виплати) – 5008,50 грн.
Роботодавець – ТОВ не погодився з такими висновками перевірки. Адже вказаний листок непрацездатності був знищений за перебігом граничного (3 роки) терміну зберігання.
Спір дійшов до суду.
Документи на заміну лікарняного – під час перевірки та суду
Замість відсутнього оригіналу листка непрацездатності, ТОВ до перевірки надавало:
- копію наказу №11-о/с від 28.11.2008 р. про прийняття працівниці з 01.12.2008 р. на постійну роботу на посаду касира,
- табелі обліку робочого часу за січень – березень 2012 року, в яких вказано, що працівниця у зазначений період перебувала у декретній відпустці,
- розрахункові відомості нарахування заробітної плати, де, щоправда, відсутня інформація про нарахування допомоги по вагітності та пологах.
Крім того, було також підтверджено факт перерахування коштів в сумі 5008,50 грн працівниці відповідними виписками з банківського рахунку підприємства.
Ну і на повне переконання існування та видачі працівниці листка непрацездатності, ТОВ звернулось зі запитом до медзакладу. У відповіді на запит директор КП «Міський клінічний пологовий будинок Полтавської міської ради» повідомив, що згідно з первинною медичною документацією працівниці в жіночій консультації пологового будинку 24.01.2012 р. був виданий листок непрацездатності №038544 (з 30.01.2012 р. по 03.06.2012 р.) щодо вагітності та пологів, тоді як журнал реєстрації листків непрацездатності (форма 036/0) та корінці листків непрацездатності за 2012 рік знищені у зв'язку зі закінченням строків зберігання.
Тобто відповідні документи, які б підтверджували непрацездатність працівниці та факт видачі їй самого лікарняного, були знищені і у медзакладі – також через закінчення строків зберігання документів (на вимогу Наказу №578/5).
А оскільки чинне законодавство не зобов'язує страхувальників зберігати лікарняні листки та документи про їх оплату більш як три роки, на переконання ТОВ, у Фонду не було жодних підстав вимагати повернення коштів та сплати штрафу.
Позиція ВС: лікарняні зберігають лише три роки!
Суди всіх інстанцій та ВС цілком підтримали ТОВ-роботодавця.
ВС, зокрема, наголосив, що п. 320 Переліку №578/5 визначено строк зберігання документів (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з Фонду соціального страхування, який становить 3 роки. Такий же строк зберігання встановлено п. 716 Переліку №578 й для листків непрацездатності, корінців листків непрацездатності.
Таким чином, за відсутності законодавчо встановленого обов'язку зберігати документи на підтвердження оплати листків непрацездатності з ФСС понад трирічний строк, ТОВ не може нести за це відповідальність.
За таких обставин, рішення Фонду про повернення коштів допомоги та застосування фінансових санкцій до ТОВ-роботодавця, були скасовані як протиправні.