Облік товарних запасів ФОП під час перевірки ДПС: висновок Верховного Суду

1. Що сталося: суть справи та штраф
2. Ключовий висновок Верховного Суду
3. Важливий нюанс: копії та електронні документи
4. Що таке Форма обліку товарних запасів і хто зобов’язаний її вести
5. Чому «донадамо пізніше» не рятує від штрафу
6. Практичний чек-лист для ФОП, який торгує товарами

«YANKIV. Юридична компанія» розповідає про облік товарних запасів ФОП під час перевірки ДПС.

Що сталося: суть справи та штраф

ФОП здійснював роздрібну торгівлю технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту. У лютому 2024 року податкова провела фактичну перевірку – підставою стала відсутність у базах даних СОД РРО будь-яких даних про розрахункові операції за попередній місяць.

За результатами перевірки підприємцю виписали штраф ДПС на загальну суму 667 221 грн – одразу за двома підставами:

• 34 782 грн – за проведення розрахункових операцій без застосування ПРРО та без видачі фіскальних чеків покупцям;
• 632 939 грн – за ненадання на початок перевірки документів, що підтверджують облік та походження товарних запасів, які перебували в місці продажу.

ФОП оскаржив рішення в суді першої інстанції, потім в апеляції – і програв в обох. Верховний Суд також залишив рішення без змін.

Ключовий висновок Верховного Суду

Суд підтвердив правило, яке набуло чинності з 1 січня 2022 року і з того часу незмінне: суб’єкт господарювання зобов’язаний надати форму ведення обліку товарних запасів ФОП та первинні документи на товар саме на початок проведення перевірки – у паперовій або електронній формі.

До цієї дати документи можна було надавати протягом усього строку перевірки. Після – лише на її початку.

Аргумент позивача про те, що він надав усі документи через чотири дні – 06.02.2024 – тобто ще до закінчення перевірки, Верховний Суд відхилив. Строк «до закінчення перевірки» стосується документальних перевірок, а не фактичних. Для фактичної перевірки діє жорсткіше правило – документи мають бути на місці одразу.

Важливий нюанс: копії та електронні документи

Верховний Суд окремо звернув увагу на практичний аспект, який підприємцям варто взяти до уваги.

Якщо оригінали первинних документів на товар фізично відсутні безпосередньо в торговій точці на момент початку перевірки – це не автоматично означає порушення. У такому разі допускається:

• надання копій документів на початок перевірки;
• надання документів в електронній формі (у форматі, який дозволяє перегляд і копіювання);
• пред’явлення оригіналів – до завершення перевірки, за потреби.

Тобто сам факт відсутності паперових оригіналів у магазині не є порушенням – порушенням є відсутність будь-якого доступу до документів узагалі.

У цій же справі підприємець не надав навіть Форму ведення обліку товарних запасів ФОП – ані в паперовому, ані в електронному вигляді. Представник підприємця письмово пояснив, що облік ведеться в електронному вигляді і буде надано «на запит». Цього виявилося недостатньо – запит був, а документів на початок перевірки не було.

Що таке Форма обліку товарних запасів і хто зобов’язаний її вести

Форма ведення обліку товарних запасів – це обов’язковий документ, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496. Вона фіксує рух товарів (надходження та вибуття) на підставі первинних документів.

Хто зобов’язаний вести такий облік: усі суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції при продажу товарів – крім ФОП на єдиному податку без ПДВ, якщо вони не торгують:

• технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарськими засобами та виробами медичного призначення;
• ювелірними виробами та виробами з дорогоцінних металів і каміння.

Тобто якщо ФОП на спрощеній системі торгує, наприклад, електронікою, побутовою технікою або медичними товарами – він зобов’язаний вести облік товарних запасів незалежно від групи єдиного податку та реєстрації платником ПДВ.

Що має бути в обліку: Форма обліку ведеться в хронологічному порядку і включає інформацію про надходження та вибуття кожного товару. До неї обов’язково додаються первинні документи:

• накладні,
• транспортні документи,
• митні декларації,
• акти закупки,
• фіскальні чеки

все, що дозволяє ідентифікувати постачальника, дату операції, найменування, кількість і вартість товару.

28.04.2026 відбулось відкрите засідання Шостого адміністративного апеляційного суду у справі №640/304/22. Суд постановив: Апеляційну скаргу Мінфіну – задовольнити. Рішення Київського окружного адміністративного суду від 24.11.2025 – скасувати!

Ведення товарного обліку ФОП за Порядком №496 обовʼязкове: Мінфін виграв апеляцію і відновив його дію

Чому «донадамо пізніше» не рятує від штрафу

Ця справа – наочна демонстрація того, як добросовісний намір «надати документи в процесі» обертається штрафом майже на 633 тисячі гривень.

Логіка законодавця тут проста: фактична перевірка проводиться без попередження і фіксує стан справ на конкретний момент. Якщо документи з’являються через кілька днів після початку – вони вже не відображають картину станом на день перевірки. Саме тому порядок змінили з «під час перевірки» на «на початок перевірки».

Верховний Суд цю логіку підтримав і підтвердив: надання документів разом із запереченнями на акт перевірки чи навіть до прийняття рішення – не скасовує факту їх відсутності на початку перевірки.

Практичний чек-лист для ФОП, який торгує товарами

Щоб ФОП уникнути штрафу ДПС за фактичну перевірку, підготуйтесь заздалегідь:

• Форма обліку товарних запасів – має бути заповнена актуально, зберігатися в місці продажу або бути доступною в електронному вигляді на момент початку будь-якої перевірки.
• Первинні документи – накладні, акти, митні декларації на весь товар, що знаходиться в торговій точці. Якщо оригінали зберігаються в офісі – підготуйте електронні копії, доступні з точки продажу.
• Електронний доступ – якщо облік ведеться в електронному вигляді, на торговій точці має бути пристрій, з якого його можна візуалізувати та за потреби скопіювати перевіряючим.
• Інструктаж для персоналу – особа, яка фактично здійснює продаж, повинна знати, де знаходяться ці документи і як їх надати перевіряючим одразу після пред’явлення наказу.

Висновок: облік товарних запасів ФОП

Постанова Верховного Суду у справі №380/14185/24 – це не нова норма, а підтвердження вже діючого правила, яке багато підприємців досі недооцінюють. Форма обліку товарних запасів і первинні документи ФОП – це не формальність «для папок», а робочий інструмент, який має бути доступний безпосередньо на торговій точці в будь-який момент.

Штраф ДПС у розмірі вартості непідтвердженого товару – це не абстрактна загроза. У цій справі він склав понад 632 тисячі гривень лише за відсутність документів на початок перевірки, навіть без доведення факту реалізації неврахованого товару.

***

Читайте також:

• Облік товарних запасів для ФОПів: хто та як зобов’язаний вести?
• Ведення товарного обліку ФОПами: що перевіряють податківці?
• Товарний облік у ФОПа: які документи треба мати?
• Хто з ФОПів має вести товарний облік: нагадування від редакції
• Фізособа-«єдинник» надає стоматологічні послуги: що з товарним обліком?
• ФОП має декілька місць продажу: як вести облік товарних запасів?